Одна из наиболее распространенных проблем для владельцев малого бизнеса — найти баланс между необходимостью добиться многого за то, на что никогда не хватает времени. У нас часто слишком много расписания, и большинству из нас было бы полезно немного дополнительного времени или, по крайней мере, более продуктивный использование времени, которое у нас есть.
Когда дело доходит до Тайм-менеджмент, выяснить, как использовать время более продуктивно, часто бывает непросто. Хорошее место для начала — управление электронной почтой; Это одна из областей, которая возглавляет список тех, кто отнимает время у многих владельцев малого бизнеса.
Поскольку электронная почта — это непрерывная форма общения, и мы не имеем полного контроля над входящими поток, нам нужно работать над повышением нашей продуктивности в том, как мы получаем, организуем, отвечаем и даже думаем о электронная почта. Приведенные ниже советы помогут вам создать систему управления электронной почтой таким образом, чтобы поддерживать производительность, а не разрушать ее.
1. Отключить уведомления по электронной почте
Электронная почта, как правило, приходит в любое время дня и ночи, поэтому очень важно контролировать, как поток входящих сообщений вписывается в ваш день. Отключите уведомления о новых сообщениях на компьютере и смартфоне, чтобы не отвлекаться постоянно и не нарушать график, и проверяйте почту тогда, когда вам удобно.
2. Решите, как использовать свой почтовый ящик
Существует множество различных подходов к управлению почтовым ящиком. Вы можете использовать свой почтовый ящик как общий ящик, ограничить его только сообщениями с высоким приоритетом или сделать его рабочим списком задач. Главное — выбрать одну цель для своего почтового ящика и придерживаться ее.
3. Создание белых и черных списков электронной почты
Большинство почтовых клиентов и провайдеров электронной почты позволяют пользователям составлять списки безопасных адресов, чтобы гарантировать прохождение этих сообщений, в то же время внося в черный список или блокируя адреса, которые вы считаете спамом. Найдите время для частого обновления этих списков, чтобы ваша входящая электронная почта была чистой.
4. Установите таймер и пакетный процесс
Некоторым владельцам малого бизнеса выгодно иметь свободное время только для электронной почты. Если это вас устраивает, выделите определенное количество времени в течение дня для ответа на сообщения, двигайтесь элементы действий в свой список задач, удаляйте ненужные файлы и сразу получайте представление о том, что требует вашего внимания следующий.
5. Используйте правила для автоматизации процесса
Чтобы еще больше упростить процесс управления электронной почтой, используйте в своем почтовом клиенте правила, которые сортируют, помечают, перемещают и упорядочивают ваши сообщения. Хотя создание правил, поддерживающих использование электронной почты, займет некоторое время, после их создания вы сможете существенно сократить время обработки электронной почты.
6. Получите преимущество со своего смартфона
У многих владельцев малого бизнеса есть смартфоны, поэтому они могут оставаться на связи и работать, даже находясь вне офиса. Если вы часто проверяете электронную почту на своем мобильном устройстве, вы можете сэкономить значительное количество времени, прочитав и начав обрабатывать сообщения, находясь на мобильном устройстве. Даже если вы просто взяли за привычку удалять ненужные сообщения и сообщения, которые вам не нужно сохранять, вы можете получить выгоду от упрощенного почтового ящика, когда вернетесь в офис.
7. Если вы не читаете, отпишитесь
Информационные бюллетени по электронной почте и другое рекламная рассылка Сообщения могут быть отличным способом оставаться на связи с клиентами, коллегами, партнерами и другими компаниями, которые вас интересуют, но эти сообщения могут быстро накапливаться. Если вы не читали конкретную повторяющуюся рассылку в нескольких выпусках, прекратите подписку. Ограничение рассылок по электронной почте и других автоматических сообщений только теми, которые вы регулярно читаете, может быть простым способом уменьшить объем вашего почтового ящика.
После того, как вы наведете порядок в электронной почте, подумайте о том, чтобы попробовать дополнительные цифровые инструменты чтобы стать еще более эффективным.
