Цель делового письма — передать информацию кому-либо или запросить у него информацию. Чтобы писать эффективно для бизнеса, вы должны быть полными, краткими и точными. Ваш текст должен быть написан таким образом, чтобы читатель мог легко понять, о чем вы ему говорите или спрашиваете.
Многие деловые тексты написаны небрежно, плохо, неорганизованно, изобилуют жаргоном и неполны. Зачастую он либо слишком длинный, либо слишком короткий. Все эти атрибуты способствуют неэффективности делового письма.
Будь ты написание коммерческого предложения, электронное письмо своему начальнику или инструкцию по использованию программного пакета, есть определенные шаги, которые вы должны выполнить, чтобы добиться эффективности. Выполните следующие пять шагов:
- Организуйте свой материал
- Учитывайте свою аудиторию
- Запишите свои мысли
- Отредактируйте свой материал
- Отредактируйте свой материал
Организация – это ключ к успеху
Если вы не организуете свой материал, он не будет работать хорошо и не будет иметь смысла. Письмо может быть простым или сложным. Когда вы пишете электронное письмо с объявлением о собрании сотрудников, это так же просто, как собраться с мыслями. С другой стороны, вам, вероятно, придется разработать сложный план перед готовым материалом, если вы описываете результаты новаторского фармацевтического исследования. Какой бы ни была задача, без соответствующего уровня организации (даже систематизации своих мыслей) вы можете не включить в нее все необходимое или не уделить внимание наиболее важным темам. Упущения или неправильный акцент сделают ваше деловое письмо менее понятным.
Знай свою аудиторию
Прежде чем начать писать, подумайте о своей целевой аудитории. Например, презентация о новой программе 401(k) вашей компании может иметь одинаковую структуру как для финансового директора, так и для сотрудников, но уровень детализации, которую вы включите, будет разным. Также необходимо учитывать тон. Быстрое электронное письмо вашей команде с напоминанием о ежегодном пикнике компании не будет иметь того же тона, что и ваше сообщение о годовом отчете вашей компании.
Также помните, что вы будете общаться более эффективно своей аудитории, если вы сосредоточитесь на том, что вы хотите, чтобы они услышали, а не на том, что вы собираетесь сказать.
Несколько слов о хорошем письме
У хороших писателей разные стили письма. Некоторые предпочитают все записать, а затем вернуться и отредактировать. Другие предпочитают редактировать по ходу дела. Иногда их предпочтительный стиль варьируется в зависимости от того, что они пишут.
Когда вы пишете (или редактируете), помните о длине. Вам следует использовать достаточно слов, чтобы прояснить смысл, но не используйте ненужные слова только для того, чтобы сделать его цветистым. Деловое письмо должно быть ясным и кратким, а не многословным и цветистым. Помните: ни у кого в бизнесе нет времени читать больше, чем необходимо.
С другой стороны, не делайте изделие слишком коротким. Вы должны написать достаточно, чтобы смысл вашего сообщения был ясен и не был понят неправильно. Представьте себе, если бы на складе оборудование было помечено как «бывшее в употреблении, но хорошее». Было бы неясно, означало ли это оборудование использовалось много раз или оно уже не новое, но все еще функциональный. Несколько дополнительных слов прояснили бы смысл. Кроме того, избегайте использования жаргона и сокращений, поскольку для разных читателей они могут означать разное.
Корректировка и редактирование
Независимо от вашего стиля письма, всем авторам необходимо вычитывать и редактировать весь письменный материал, даже электронные письма. После того, как вы закончите писать, проверьте свою работу. Возможно, вам тогда придется его отредактировать. Корректура — это перечитывание того, что вы написали, чтобы убедиться, что все слова в вашей голове правильно перенеслись на бумагу. Поскольку наш мозг работает быстрее, чем наши пальцы, вы можете опускать слова, опускать окончания или использовать неправильный омоним (например, «там» вместо «их»). Корректура выявляет эти ошибки. Очевидно, что корректировать однострочное электронное письмо легко, и может быть достаточно просто просмотреть его во время ввода. Однако если вы пишете инструкцию по эксплуатации, корректура будет сложнее и займет больше времени.
После того, как вы отредактировали свой материал, пришло время его редактировать. Иногда корректуру и редактирование можно выполнять одновременно, но более эффективно, если они выполняются последовательно.
Причина, по которой вы редактируете, состоит в том, чтобы исправить или изменить то, что вы написали, чтобы материал звучал (и читался) лучше. Когда пишешь для бизнеса, это означает исправление ошибок и сделать текст максимально ясным и кратким.
Вы не пишете роман
Когда вы пишете для бизнеса, вы не пишете очередной «великий американский роман». Ваше письмо должно быть таким при необходимости описательный, но вам не нужно рисовать яркие словесные картины, используя множество громких слов и фигур. речь. Если вы имеете в виду «стеклянные дома», не пишите «стеклянные дома», напишите «стеклянные дома».
