Небольшие мероприятия обладают гораздо большей гибкостью, когда речь идет о возможностях с местами проведения, мероприятиями и взаимодействием. В конце концов, проще работать с потребностями меньшей группы. Конечно, планировщикам все равно придется проявить творческий подход, если вы хотите, чтобы день прошел хорошо. Контрольный список важных деталей помогает ходу мероприятия и дает ценную информацию о том, что можно сделать лучше в следующий раз.
Начните с основ
Лучшие идеи начинаются с прочного фундамента, поэтому важно определить структуру вашего мероприятия, прежде чем заглядывать слишком далеко вперед. Прежде чем переходить к каким-либо сложным деталям, следует указать такие вещи, как даты, время и маршруты. Обязательно используйте множество бесплатных приложений и программ, используемых для отслеживания дат и необходимых звонков.
Выберите подходящее место
Вам будет легче найти комнату для небольшой группы, но порог вместимости будет ужесточен. Если количество участников вашего мероприятия увеличится с 50 до 100, возможно, вам придется переехать в более просторное помещение в зависимости от вместимости вашего заведения. Вообще говоря, в крайнем случае легче уменьшить размер, поэтому купите комнату, которая может вместить ваш самый большой прогноз посещаемости, и уменьшайте ее по мере необходимости, если это не влияет на бюджет.
Разработайте маркетинговую стратегию
Даже если вы проводите «бесплатное мероприятие», вам все равно необходимо представить его так, чтобы соблазняет регистрации. Люди хотят знать, какую пользу им принесет посещение мероприятия, как вы сформулируете свои приглашения и маркетинговые материалы может иметь большое влияние на то, появятся они или нет. Хотя ваше мероприятие, скорее всего, покажется вам захватывающим, настоящая задача — заинтересовать и других.
Бюджет на человека
Единственным недостатком небольших мероприятий является то, что они обычно стоят дороже на человека, поскольку отель и кейтеринг цены снижаются по мере увеличения количества. Ситуация еще более усложняется тем, что 20-процентное снижение числа участников небольшого мероприятия может повлиять на статус ценообразования в вашей группе. Имея это в виду, вы хотите бюджетные расходы на человека при минимальном прогнозируемом показателе посещаемости. Если вы сделаете это точно, ваша норма прибыли фактически увеличится для каждого человека, которого вы добавите сверх прогноза.
Играйте на своих сильных сторонах
Небольшие группы предлагают больше возможностей для организованных обсуждений, поэтому используйте это в своих интересах при планировании маршрута. Не так уж и весело, когда со мной «разговаривают» весь день, поэтому многие небольшие мероприятия предлагают групповые занятия или секционные заседания. Даже групповые проекты могут быть интегрированы при определенных обстоятельствах. Подумайте о том, как вовлечь посетителей в диалог, поскольку это повысит уровень удержания ими каждой презентации.
Включите сеансы вопросов и ответов и формы обратной связи
Лучший способ приступить к планированию следующего мероприятия — это прислушаться к отзывам о текущем. Оставьте достаточно времени для вопросов в конце каждого сегмента. Вы также можете задавать вопросы своим сотрудникам, чтобы начать разговор. Формы обратной связи достаточно легко включить в свои информационные пакеты, но обязательно проинструктируйте участников о том, как вы хотите, чтобы они были отправлены.
Добавьте возможности для налаживания связей после мероприятия
Хорошая сетевая функция может принести огромную пользу всем участникам. Если вам удалось стимулировать диалог между участниками, то к концу дня каждый должен что-то знать друг о друге. Всегда полезно обеспечить доступность еды на таком мероприятии, и, возможно, вы даже захотите взять на себя обязательства перед днем мероприятия. Как говорится, ничто не собирает толпу так, как толпа, поэтому будьте активны в продвижении всех пост-мероприятий.
Небольшие мероприятия могут стать богатым и полезным опытом для каждого, но вам необходимо планировать каждую минуту с учетом аудитории. Хорошая новость в том, что с каждым разом это становится проще, потому что вы будете точно понимать, на что надеются ваши гости.
