Если вы когда-либо заказывали товары или расходные материалы для своего розничного магазина, вас могли спросить, есть ли у вас номер заказа. Заказ на покупку (PO) — это письменный договор купли-продажи между покупателем и продавцом, в котором подробно описываются товары или услуги, которые должны быть оказаны от одного поставщика. В нем будут указаны условия оплаты, даты доставки, идентификация товара, количество, условия доставки, а также все другие обязательства и условия.
Заказы на поставку обычно представляют собой предварительно распечатанные пронумерованные документы, создаваемые системой финансового управления розничного торговца. Другими словами, если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, такое как Быстрые книги, когда вы заказываете продукцию у поставщика, он создает для вас заказ на поставку в системе. Цель заказа на поставку — создать отслеживаемый документ в вашей бухгалтерской или POS-системе, который можно будет использовать во всех видах полезных способов ведения вашего бизнеса.
Как заказы на поставку работают с системой инвентаризации
- Заказ на поставку сообщает вашей системе инвентаризации, что у вас есть в заказе. Если вы используете открытая для покупки система, он знает, что больше не следует заказывать товары, потому что некоторые из них уже заказаны.
- Он может установить детали покупки вместе с продавцом. Например, он, очевидно, содержит количество каждого заказанного вами продукта, но также подробно описывает способ оплаты и условия, по которым вы будете платить за продукты (включая встречаться), а также способ доставки товаров в ваш магазин.
- У многих поставщиков есть установленная система или система по умолчанию, которую они используют для выставления счетов и фрахта. Таким образом, без каких-либо инструкций они по умолчанию будут заземлены UPS при доставке, например, вам. Но вам это может понадобиться быстрее, и PO может сообщить об этом.
- ЗП является документом подотчетности для всех сторон. При заказе очень легко допустить ошибку. Но когда все письменно, спорить сложно. Я могу вспомнить много раз, когда поставщик выставлял мне неправильные счета и счета, но у меня был заказ на поставку, подтверждающий его, и он был отменен или исправлен.
- Один из примеров: я получил счет на 300 коробки крема для обуви, когда я заказал 300 куски. В коробке 100 штук, поэтому можете себе представить, насколько счет оказался выше положенного.
- Когда товар прибудет от поставщика, вы можете сверить его с заказом на поставку и убедиться в правильности отгрузки.
- Наконец, это позволяет принять участие всем вашим сотрудникам. Например, один сотрудник может заказать, а другой получить.
Еще одним преимуществом заказов на поставку является ваша кредитоспособность. Банки часто проверяют ваши заказы на поставку, чтобы определить, являетесь ли вы платежеспособным. Надежный процесс заказа на покупку может помочь вам получить одобрение. Плохой вариант приведет к тому, что вы не получите кредит. Его также можно использовать для получения кредита у продавца. Например, некоторые продавцы могут потребовать от вас оплату наличными при заказе. После определенного периода ведения бизнеса с вами они могут разрешить вам отправить заказ на покупку вместо кредитной карты. Это очень важно для управления вашим денежный поток.
Заказы на поставку — обычная практика в розничной торговле. И любое POS- или бухгалтерское программное обеспечение, которое вы можете установить в свой магазин, будет иметь для вас компонент PO.
