Как и многие владельцы бизнеса, вас может пугать мысль о проверке компенсаций физическим работникам. Перспектива аудита может показаться менее пугающей, если вы знаете, какие записи потребуются страховщику, и организуете их заранее. Некоторая предварительная подготовка с вашей стороны поможет обеспечить быстрое и гладкое проведение аудита.
Планирование аудита
Если страховая компания вашего работника планирует провести физический аудит, она должна уведомить вас письмом или по телефону вскоре после истечения срока действия компенсационного полиса вашего работника. Аудит должен быть назначен на удобную для вас дату. Вам понадобится достаточно времени для сбора необходимой информации. Попросите у страховщика список данных, которые аудитору потребуются для проверки.
Обратите внимание, что назначенный вами аудитор может быть, а может и не быть сотрудник страховщика. Некоторые страховщики имеют собственный отдел аудита, укомплектованный их сотрудниками. Другие передают функции аудита независимой аудиторской фирме. Процесс должен быть одинаковым независимо от того, проводит ли аудит сотрудник страховщика или подрядчик.
Записи, которые вам понадобятся
Аудитору потребуются финансовые данные за период времени, охватываемый проверяемой политикой. Вот тип информации, которую вас могут попросить предоставить:
- Бухгалтерская книга
- Налоговые формы, в частности форма 941 и 944, Федеральная налоговая декларация работодателей (квартальная и годовая соответственно)
- Документы о выдаче денежных средств
- Оплата услуг независимых подрядчиков. Аудитору необходимо будет убедиться, что эти работники не являются вашими сотрудниками.
- Оплата услуг субподрядчиков
- Свидетельство о страховании за каждого нанятого вами субподрядчика
- Формы W-2 и 1099
- Должностная инструкция для каждого работника. Убедитесь, что оно точно описывает обязанности работника.
- Описание вашей коммерческой деятельности
- Заработная плата за период действия полиса. Аудитору необходимо будет проверить все источники оплаты труда, предоставляемые каждому работнику (зарплата, премии и т. д.).
- Ограничения по заработной плате, применимые к руководителям, партнерам, индивидуальным предпринимателям или другим принципалам, на которых распространяется политика
- Таблица оценки вашего опыта
После того, как вы собрали необходимые данные, вам нужно будет их систематизировать. Соберите все свои записи о заработной плате (например, формы W-2, квитанции о заработной плате и записи о сверхурочной работе) вместе, чтобы информация была легко доступна. Аналогичным образом разместите всю информацию, касающуюся субподрядчиков, включая суммы платежей и страховые полисы, в одном месте. Ваши усилия окупятся: аудит станет проще и быстрее.
Встреча с аудитором
Когда одитор прибудет, направьте его или ее в тихое место, где человек сможет работать, не отвлекаясь. Постарайтесь сотрудничать и как можно лучше отвечать на вопросы одитора. Если вы просите доверенного сотрудника встретиться с аудитором от вашего имени, убедитесь, что он:
- хорошо знает свой бизнес
- понимает все этапы деятельности вашей фирмы
- знает, какие задачи выполняет каждый сотрудник
- понимает политику компенсации работникам вашей компании, включая содержащиеся в ней классификации
- понимает финансовые отчеты вашей фирмы, включая данные о заработной плате, чтобы он или она могли ответить на вопросы аудитора
Если ваша компания использует выездную бухгалтерскую фирму для выполнения функций бухгалтерского учета и расчета заработной платы, можете ли вы отправить аудитора в офис вашего бухгалтера? Нет! Ваш бухгалтер может предоставить финансовые отчеты, необходимые аудитору, но физический аудит должен проводиться в вашем помещении.
Что входит в расчет заработной платы?
Основой компенсационных премий работникам является вознаграждение (зарплата), денежная стоимость услуг, которые ваши сотрудники предоставляют вашей организации. Ваш страховщик рассчитывает вашу премию, умножая ставку на ваше вознаграждение и разделяя результат на 100. NCCI и некоторые органы по компенсациям государственным работникам дают письменное определение вознаграждение. Хотя определение варьируется от штата к штату, оно обычно включает следующее:
- Валовые оклады и заработная плата, включая ретроактивные оклады и заработная плата
- Общая сумма комиссионных, полученных работником, включая любые розыгрыши против него
- Бонусы, включая планы бонусных акций
- Отпуск, отпуск и больничные
- Оплата сверхурочной работы. В большинстве штатов оплата сверхурочной работы рассчитывается по стандартной ставке. Например, если почасовая ставка работника составляет 20 долларов США, а за 20 часов сверхурочной работы ему платят 600 долларов США, в качестве вознаграждения будут включены только 400 долларов США из оплаты сверхурочной работы.
- Платежи, сделанные вами, которые в противном случае были бы удержаны из заработной платы сотрудников, как того требует закон о социальном обеспечении, медицинской помощи или пенсионном плане.
- Оплата работникам на ином основании, чем отработанное время. Примерами являются сдельная работа, участие в прибыли или планы стимулирования.
- Оплата или надбавки за ручные инструменты или ручные электроинструменты, которые работники используют при выполнении своей работы.
- Стоимость аренды квартиры или дома, предоставленного работнику. Кроме того, стоимость проживания и питания, полученных работником в рамках его заработной платы.
- Выплаты, вычитаемые из валовой заработной платы работников по пенсионным планам, кафетерию или сберегательным планам.
- Расчет заработной платы сотрудников незастрахованных субподрядчиков (см. комментарии ниже)
Что исключено из заработной платы?
Значение вознаграждение обычно исключает определенные затраты. Хотя исключения варьируются от штата к штату, большинство штатов исключают следующее:
- Чаевые и другие вознаграждения, полученные сотрудниками
- Выплаты работодателя по групповому страхованию или пенсионным планам
- Выходное пособие (кроме отработанного времени)
- Скидки на товары, приобретенные у работодателя.
- Возмещаются коммерческие расходы
- Оплата за действительную военную службу
- Единые надбавки
Классификации
Одна из основных задач аудитора — обеспечить правильную классификацию вашего бизнеса. Чтобы провести эту оценку, аудитор проверит деятельность вашей компании, а затем определит, подходят ли классификации вашей политики.
Аудитор обычно начинает с оценки вашего базовая классификация. Это классификация, которая лучше всего описывает ваш бизнес в целом. Зачастую это то же самое, что и руководящая классификация, какой классификации присвоено наибольшее количество заработной платы. Например, предположим, что вы управляете механическим цехом. Некоторые из ваших сотрудников работают на токарных станках, а другие работают на сверлильных станках или штамповочных машинах. Действия, выполняемые вашими сотрудниками, варьируются от работника к работнику, но все они соответствуют вашей базовой классификации — механическому цеху. Поскольку большая часть вашей заработной платы поступает работникам механических цехов, механическая мастерская является вашей основной классификацией.
Некоторые сотрудники могут выполнять задачи, требующие отдельной классификации. Например, предположим, что в вашем механическом цехе работает конторский работник, который выполняет свою работу в закрытом офисе вдали от других рабочих. Этому сотруднику, скорее всего, будет присвоена категория «Сотрудник канцелярского офиса», а не «Механический цех».
Системы классификации компенсаций работникам основаны на сложных правилах, которые могут быть трудными для понимания держателями полисов. Если ваш аудитор реклассифицирует ваш бизнес или рассчитывает вашу премию непонятным для вас способом, попросите его или ее дать простое объяснение. Если вы все еще в замешательстве, обратитесь за помощью к своему агенту или брокеру.
Субподрядчики
Во многих штатах действуют законы, налагающие ответственность на подрядчиков, нанимающих незастрахованных субподрядчиков. Эти законы будут применяться к вам, если ваша компания работает в качестве подрядчика и передает работу другим субподрядчикам.
Например, предположим, что ваша компания ABC Construction нанимает субподрядчика P&J Plumbing для выполнения работ по прокладке трубопроводов в здании, которое вы ремонтируете. Сотрудник P&J получил травму на работе и пытается получить компенсацию работникам от своего работодателя. Работник потерпел неудачу, поскольку P&J не приобрела компенсационное покрытие работникам. В большинстве штатов пострадавший работник может претендовать на получение пособий в соответствии с компенсационной политикой вашего работника.
По закону страховщики обязаны предоставлять льготы пострадавшим работникам незастрахованных субподрядчиков, нанятых их страхователями. Таким образом, ваш аудитор проверит ваши налоговые документы, включая все формы 1099, которые вы выдали субподрядчикам. Он или она проверит, получили ли вы страховой сертификат от каждого нанятого вами субподрядчика. Если какой-либо субподрядчик не предоставил доказательств страхования компенсаций работникам, аудитор взимает с вас дополнительную премию за страховое покрытие этого подрядчика.
Ставка, взимаемая за незастрахованного субподрядчика, зависит от типа работ, выполняемых субподрядчиком. Например, если субподрядчик выполнил кровельные работы, то будет использована ставка соответствующей классификации кровли. Ставка будет применяться ко всей или части стоимости субподрядных работ. Если деньги, которые вы заплатили субподрядчику, были только за оплату труда, то в качестве основы премии будет использована вся стоимость (деленная на 100).
Подрядчик против субподрядчика
Если ваша компания не является подрядчиком, несете ли вы ответственность за травмы, полученные сотрудниками независимых подрядчиков, которых вы нанимаете? Ответ, как правило, нет. Подрядчик ведет независимый бизнес и несет ответственность за предоставление компенсационных пособий своим травмированным сотрудникам.
Например, предположим, что у вас есть розничный магазин. Вы нанимаете компанию Fabulous Flooring, подрядчика по укладке напольных покрытий, чтобы вырвать старый пол в вашем магазине и заменить его новым. Вы намечаете желаемый результат (новый пол), и Fabulous выполнит всю работу. Супервайзер Fabulous наблюдает за работой, устанавливает графики работы и диктует, как сотрудники выполняют свою работу. Если сотрудник Fabulous получит травму при установке вашего нового пола, Fabulous (а не ваша фирма) будет обязана предоставить ему льготы.
В некоторых ситуациях компания может быть привлечена к ответственности за травмы, причиненные сотрудникам независимого подрядчика. Таким образом, вам следует настоять на том, чтобы все независимые подрядчики предоставили страховой сертификат, подтверждающий, что они приобрели компенсационное страхование работников.
