Управление событиями и планировка события часто используются как взаимозаменяемые, хотя это две совершенно разные вещи. Проще говоря, планирование и управление — это не одно и то же. Хотя наборы навыков этих двух функций частично совпадают, это две разные функции. Это создает проблемы для тех, кто имеет дело с клиентами, которые ошибочно полагают, что им нужен менеджер мероприятий, хотя им нужен именно организатор мероприятий. И для тех клиентов, у которых сложилось впечатление, что все организаторы мероприятий также занимаются планированием мероприятий. Итак, давайте проясним путаницу, потому что важно, чтобы вы и ваши клиенты имели одинаковое понимание.
Что в имени?
В индустрии планирования мероприятий существует множество названий должностей и описаний должностей. Организатор мероприятий, планировщик встреч, координатор мероприятий, организатор конференций и менеджер мероприятий, и это лишь некоторые из них. Список кажется бесконечным. По мере роста отрасли растет и список должностных функций.
Хотя рост числа рабочих мест — это всегда хорошо, диапазон должностей в сфере планирования мероприятий и названий должностей в сфере организации мероприятий может сбить с толку тех, кто начинаю в отрасли. Опытные специалисты в равной степени расстраиваются, когда сталкиваются с клиентами, которые неправильно понимают предлагаемые услуги.
Планировка события
Давайте начнем с планировка события. Ключевое оперативное слово здесь планирование. Все мероприятия – от свадебных торжеств до знаменательных дней рождения и больших корпоративных собраний – начинаются с какого-то плана. Первоначальные обсуждения с клиентами идей, тем, желаемых дат и бюджета мероприятия являются частью процесса планирования мероприятия.
Планирование мероприятия начинается с самого начала, с самых ранних стадий замысла и продолжается до тех пор, пока не произойдет фактическое событие. И, честно говоря, в течение нескольких недель после мероприятия организаторы мероприятия обдумывают детали и решают последующие вопросы. Планирование мероприятия предполагает тесное сотрудничество с клиентом для разработки мероприятия, которое отражает видение мероприятия клиентом и соответствует цели мероприятия. Клиенты, которые нанимают планировщик мероприятий наймите кого-нибудь, чтобы спланировать все аспекты мероприятия, включая соответствующие детали и действия, и довести это мероприятие до его завершения.
Обязанности по планированию мероприятий могут включать, помимо прочего:
- Выбор общей темы мероприятия.
- Разработка бюджета
- Выбор места проведения
- Заключение договоров с гостиницами
- Привлечение сторонних поставщиков
- Планирование меню
- Найм поставщика общественного питания
- Организация приглашенных докладчиков или развлечений
- Координация транспортировки
- Выбор цветовой схемы
- Разработка приглашений
Планирование мероприятия — это все, что нужно для организации мероприятия. Эта функция подпадает под более широкую сферу управления событиями.
Управление событиями
Каждый тип мероприятия состоит из множества частей, которые соединяются друг с другом, как кусочки головоломки. Все эти части в конечном итоге объединяются, чтобы создать событие. Успешные мероприятия состоят из того, что все эти взаимосвязанные элементы собираются вместе в нужное время и в нужном месте, плавно, эффективно и в соответствии с планом. Этот процесс называется управлением событиями. Говоря простым языком, это управление проектом самого мероприятия.
Управление событиями включает в себя создание, координацию и управление всеми различными компонентами мероприятия, а также команды людей, ответственных за каждый аспект. Некоторые аспекты управления событиями могут включать, помимо прочего:
- Бронирование места для мероприятия
- Координация внешних поставщиков
- Разрабатываем план парковки
- Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях
- Обеспечение соблюдения стандартов охраны труда и техники безопасности
- Управленческий персонал, ответственный за каждую функцию
- Контроль исполнения мероприятия
- Мониторинг мероприятия
- Разрешение событийных ситуаций на объекте
Менеджеры мероприятий и организаторы мероприятий работают вместе
Определить эти две функции сложно, поскольку они не только тесно связаны, но и обязанности часто дублируют друг друга. Отдельные организаторы мероприятий могут предлагать услуги по организации мероприятий, а менеджеры мероприятий также могут предлагать планирование мероприятий. Все зависит от отдельного организатора или команды по организации корпоративных мероприятий, места проведения и самого мероприятия.
Важно понимать разницу между ними и определить, какие услуги вы будете предоставлять. Например; Если вы предлагаете услуги по планированию крупномасштабного мероприятия, вы будете работать с менеджером по организации мероприятий, который будет координировать ваши услуги с услугами менеджера по кейтерингу, аудиовизуальной команды и т. д. Определите свою роль и услуги, которые вы будете предоставлять, и четко сообщите об этом потенциальным клиентам, чтобы избежать путаницы в процессе планирования.
