Если вы только начинаете бизнес по организации мероприятий или являетесь опытным организатором мероприятий, скорее всего, вы знакомы с контрольным списком планирования мероприятий или, по крайней мере, слышали о нем во время курсов по планированию мероприятий или отраслевых собраний. Для этого есть причина. Контрольный список планирования мероприятий — лучший друг планировщика, бесценный инструмент для успешного управления вашими мероприятиями.
Примечание: контрольный список планирования событий также известен как рабочий график или критический путь.
Планировка события все о планировании. Даже самая креативная идея мероприятия провалится, если она не будет хорошо спланирована и реализована. Вот где приходит контрольный список событий. Это ваш путеводитель по тому, как оставаться организованным и не отставать от графика или опережать его, когда вы совмещаете множество обязанностей и различных деталей при планировании успешного мероприятия. И это особенно полезно при управлении несколькими событиями. Если вы забудете об одной небольшой задаче или опоздаете к одному сроку, это может привести к эффекту домино: другие, казалось бы, несвязанные аспекты вашего мероприятия могут начать разваливаться один за другим.
Так что не полагайтесь на свою память, стикеры или каракули в блокноте, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса по планированию мероприятий. Научитесь составлять эффективный контрольный список для планирования мероприятий, и вскоре он станет вашим новым лучшим другом.
Прежде чем вы начнете
Для начала выделите время из своего расписания, чтобы сосредоточиться на запланированном событии. Далее очистите свой разум. Серьезно. Не глядя на телефон и не отвечая на электронную почту. Вам нужно представить это событие от начала до конца, не отвлекаясь и не отвлекаясь, чтобы вы могли эффективно спланировать все задачи, которые должны быть выполнены.
Приготовься
Подумайте о мероприятии, которое вы планируете, и запишите все подтвержденные детали: имя клиента и контактную информацию, дату мероприятия, место, количество участников и т. д. Возьмите календарь и отметьте дату события в этом календаре жирным шрифтом. Соберите любые другие соответствующие материалы – фотографии место проведения, Список провизии связаться – это часть этого события.
Перейти назад
Чтобы начать писать контрольный список планирования мероприятия, нужно назад.
Гости воспринимают мероприятие как однодневную или многодневную встречу, где все происходит одновременно. Как живое выступление, которое появляется на сцене и прекрасно исполнено. Организаторы событий рассматривают события как серию более мелких событий, которые складываются вместе, как кусочки головоломки, чтобы завершиться финальным событием. Итак, как планировщики, мы начинаем с самого начала. То есть за несколько недель или месяцев до фактического события.
Начни с самого начала
Решая, с чего начать составление контрольного списка планирования мероприятия, подумайте о том, чтобы заложить прочную основу для вашего мероприятия. Прежде чем выбирать цветовые схемы и заказывать цветы, необходимо разобраться с основами. От подписания контрактов до переговоров о блоке комнат все должно быть записано в вашем контрольном списке, независимо от того, насколько он велик или мал. Суть в том, чтобы сначала позаботиться о любых задачах, которые можно выполнить заранее, чтобы выделить больше времени в вашем расписании для тех задач, которые происходят ближе к дате события.
Некоторые примеры пунктов, которые следует включить в контрольный список планировщика мероприятий:
- Подписание договоров (с заказчиком, площадкой, поставщиками и т.д.).
- Подтвердить дату и время с местом проведения
- Аренда развлечения (группа, динамик и т. д.)
- Охраняемый гостиничный блок
- Приглашения по почте
- Выберите меню
- Нанять официантов
- Подтвердить количество гостей
- Прохождение сайта
- Подтвердить настройку комнаты
Разрешить дополнительное время
С каждым пунктом в контрольном списке событий добавляйте дополнительное время. Если дата фактической отправки приглашений — 15 марта, внесите пункт в свой список, чтобы приглашения были готовы к рассылке 8 марта, за неделю до этого. Это дает вам дополнительное время, если что-то пойдет не так с приглашениями или если вы отстаете от графика по другой причине.
Включите напоминания в свой контрольный список
Недостаточно написать «подписать контракт с кейтерингом» в вашем контрольном списке, а затем поставить галочку, когда закончите. Вам нужно будет убедиться, что поставщик провизии получил копию контракта и вернул вам подписанную копию. Поэтому для каждого важного пункта, который вы добавляете в свой контрольный список, включите напоминание. Например, «Свяжитесь с кейтерингом по поводу контракта». Добавьте еще одно позднее напоминание, которое гласит: «Получен подписанный контракт. от общепита». Нередко можно взяться за задачу и считать ее выполненной, хотя на самом деле она была выполнена только на вашем сторона.
