Трудно спланировать бюджет мероприятия, не имея четкого представления о расходах, которые вы понесете. Это кажется очевидным, но затраты, связанные с планировка события может прийти из разных мест. Как только вы думаете, что определили все свои категории расходов, появляется еще одна, которая отправляет вас обратно к чертежной доске.
Чтобы этого не случилось с вами, используйте эту схему расходов на планирование мероприятий при составлении бюджета.
Расходы на проведение мероприятий
К ним относятся расходы и сборы, обычно взимаемые место проведения мероприятия. Часто это самая дорогая категория, но ее легче всего предсказать, поскольку вы заранее получите официальную смету расходов для рассмотрения. Не забудьте учесть переменные затраты, которые меняются в зависимости от вашей посещаемости. Кейтеринг является примером переменных расходов, поскольку количество необходимой вам еды (и, следовательно, ее стоимость) увеличивается с каждым добавлением к вашей группе.
Вот список расходов на мероприятия, которые следует включить в свой бюджет:
Расходы на место проведения
Вот стоимость помещения:
- Аренда комнаты
- Залоговый депозит
- Страховое покрытие
- Стоянка
Еда и кейтеринг
Вот все, что связано с едой и питьем:
- Питание
- Напитки
- Оплата труда бармена/официанта
- Налоги и сборы за обслуживание/чаевые
Аудио/Видео
Стоимость вашей презентации:
- Микрофоны
- Экраны и проекторы
- Доступ в Интернет
- Другое специализированное оборудование
Сторонние поставщики
В эту категорию входят все товары и услуги, предоставляемые поставщиками за пределами принимающей площадки. Каждый из них будет выставлять вам счета независимо, поэтому важно внимательно следить за каждым поставщиком. Использование электронной таблицы поможет организовать контакты с поставщиками, а также расходы, связанные с их услугами.
Аренда мероприятий
Эти расходы относятся ко всему, что вам необходимо предоставить:
- Постельное белье, плинтусы для столов и чехлы на стулья
- Палатки, постановки и развлекательные аттракционы
- Физические предметы, не предоставленные местом проведения
- Работа и доставка для установки/демонтажа
Продавцы декора
Чтобы все выглядело хорошо, потребуются затраты на:
- Акцентное освещение
- Цветы и украшения
- Надувные шарики
Развлечение
Не забывайте о комиссиях, связанных с:
- Музыканты или диджеи
- Гонорары спикеров
- Гонщики по контракту (питание, проживание, транспорт)
Производственные расходы
Производство включает в себя весь персонал и ресурсы, необходимые для планирования и проведения мероприятия. Эти расходы начинаются в тот момент, когда задумано мероприятие, и продолжаются в процессе оформления документов после мероприятия. Короче говоря, эта категория представляет собой затраты на организацию мероприятия, привлечение посетителей и управление административными элементами.
Маркетинг и регистрация
Эта категория может включать в себя расходы на:
- Работа в области печати и веб-дизайна
- Реклама
- Приглашения
- Управление регистрацией
Планирование и организация
Для проведения мероприятий требуются люди, а расходы включают в себя:
- Сборы за организатора мероприятий
- Частичная занятость и временные сотрудники
- Офисные принадлежности
- Расходы на связь
- Расходы на поездку
Административные затраты
Не упускайте из виду оформление документов и расходы на:
- Назначения наемных сотрудников
- Бухгалтерские расходы
- Юридические услуги
- Гонорары консультантов
Избыток затрат и чрезвычайные фонды
Не существует волшебного числа, которое вам следует откладывать на незапланированные расходы, но вам следует ожидать неожиданного. Некоторые организаторы мероприятий предлагают закладывать в бюджет 5–10 % от ожидаемых расходов, в то время как другие выбирают для работы круглую цифру. На более крупные мероприятия, конечно, следует выделять больше средств, потому что недосмотр, счет за который взимается за каждого человека, может исчисляться тысячами долларов.
Цель этого обзора — познакомить вас с различными типами расходов на планирование мероприятий, которые могут возникнуть. Каждое событие уникально, поэтому ваш может включать в себя больше или меньше перечисленных элементов. Важно знать, откуда будут поступать ваши расходы. Игнорирование расходов, связанных с конкретным поставщиком или категорией, может нанести ущерб вашему бюджету, но в худшем случае вы полностью забудете о расходах до тех пор, пока не придет счет.
