Вы должны тщательно документировать условия доставки, которые вы заключаете для своего международного клиента. Вы хотите, чтобы ваш экспортная продажа чтобы добиться полного успеха, и это критический этап. Документация по сделке осуществляется по той же схеме, что и для продажи на внутреннем рынке. Когда вы продаете свои виджеты (или, как в этом случае, «расчески’) своему клиенту на другом конце города, вы выставляете ему счет, верно? Вот где вы начинаете со своим зарубежным клиентом. Иногда у вашего местного клиента могут быть особые требования к заказу, например, упаковочный лист или указанная внешняя маркировка на каждом отправленном ящике. Ваша экспортная сделка также будет иметь особые требования к документации. Они будут различаться в зависимости от страны назначения и типа отправляемого товара.
Если вы выбрали экспедитор или логистической компании, которая уже занималась доставкой продуктов вашего типа, они должны быть в курсе текущих требований к документации.
Например, старая Экспортная декларация грузоотправителя (SED), которая теперь называется «Электронная экспортная информация» (EEI), собирает статистику экспорта США и обеспечивает соблюдение законов США об экспорте. EEI необходимо подавать для поставок из США, Пуэрто-Рико или Виргинских островов США в зарубежные пункты назначения; между США и Пуэрто-Рико; и из США или Пуэрто-Рико на Виргинские острова США. Не всем поставкам требуется EEI. Вот почему экспедитор пригодится, потому что он может проконсультировать вас соответствующим образом.
Если, например, партия товаров стоимостью более 2500 долларов США отправляется от одного и того же экспортера одному и тому же получателю в один и тот же день, потребуется подача EEI. Или, если поставка, независимо от ее стоимости, требует разрешения или экспортной лицензии, вам необходимо будет подать EEI.
Что может пойти не так при создании экспортной документации
Если вы не внимательны, этого достаточно. Внимательное означает, что вы, возможно, не знаете правил и положений и недостаточно внимательны (например, опечатки или ввод информации помещен не в те поля). Компания Shipping Solutions выявила шесть вещей, которые могут пойти не так при создании экспортных документов. Вот их список, но мы предлагаем вам посетить сайт, чтобы глубже изучить каждый пункт.
- Неправильные контактные данные, упаковка и платежная информация.
- Неправильная классификация товаров.
- Неверное значение.
- Неправильное описание товара.
- Опасные формы заполняет не тот человек.
- Ошибочно полагать, что на ваши товары распространяются льготные ставки.
Несмотря ни на что, всегда проявляйте инициативу и задавайте много вопросов своему экспедитору или логистической компании. Используйте их опыт в своих интересах, чтобы не совершить ни одной из дорогостоящих ошибок, упомянутых выше.
В девяти случаях из десяти для осуществления экспортной продажи вам потребуются следующие основные документы:
- Счет-фактура ("Как подготовить коммерческий счет-фактуру").
- Товарная накладная.
- Сертификат происхождения (как показано и где применимо – «Сертификат страны происхождения").
- Три (3) оригинальных океана или воздуха товарно-транспортная накладная, документы на груз, и копии.
- Платежный инструмент («Факторы, которые следует учитывать при выборе способа экспортной оплаты"). Условия доставки влияют на то, как и когда вы будете получать оплату. Инкотермс поможет вам, когда риск минует, и как затраты распределяются между продавцом и покупателем.
- Другие важные и соответствующие документы, необходимые для некоторых направлений и некоторых товаров: копия счета-проформы, Акт осмотра, консульская накладная, Импортировать или экспортная лицензия, страховой сертификат, доковые и складские квитанции, сертификат проверки здоровья и сертификат грузоотправителя ИАТА на предметы, на которые не распространяются ограничения, или на опасные грузы.
UPS, например, предлагает множество формы (например, коммерческий счет-фактура, упаковочный лист, сертификат происхождения НАФТА, сертификат происхождения США и электронная экспортная информация) для международных отправлений.
Со временем мы будем тщательно проверять каждый документ здесь, на этом сайте, чтобы вам было удобно его готовить. Доступны программы, которые будут оформлять ваши экспортные документы в электронном виде. По мере роста вашего бизнеса вы можете рассмотреть возможность установки одного из них или даже изучить возможность использования сложногологистика компания, которая предлагает эту функцию в рамках своего сервиса по всему миру.
