Каждой организации и бизнесу (от юридических фирм до производственных компаний) нужна политика, направленная на посетителей на рабочем месте. Эти правила на рабочих местах защищают посетителей, сотрудников и бизнес в целом. Посетители могут причинить вред себе, другим людям или нанести ущерб имуществу.
Существует также риск хищений (интеллектуальных или физических), диверсий и даже терроризма. Хотя каждой организации требуется что-то свое (штаб-квартира из списка Fortune 50 посещает гораздо больше посетителей, чем небольшой магазин по производству электроники), приведенный ниже пример охватывает основные моменты.
Политики доступа посетителей разрабатываются отделом кадров, и большинство специалистов по персоналу либо имеют политику, либо знают, как ее написать. Если нет, они могут получить его в профессиональной организации, такой как SHRM (Общество управления человеческими ресурсами).
Пример случая
Zipline International (вымышленная компания) успешна, потому что нанимает талантливых специалистов и производит ведущую продукцию в своей отрасли. Поскольку несанкционированные посетители могут украсть интеллектуальную собственность, получить травму на опасных производственных участках или причинить вред сотрудникам, компания Zipline ввела строгую политику доступа посетителей. Эта политика направлена на сохранение коммерческой тайны и защиту посетителей и сотрудников.
Заезд и выезд
Все посетители должны быть зарегистрированы в системе программного обеспечения для управления посетителями, которой управляет администратор у главного входа. Система фиксирует имя и принадлежность компании каждого посетителя, а также цель и продолжительность его визита.
Значок посетителя
При регистрации каждого посетителя фотографируют и выдают бейдж с фотографией. Наряду с фотографией на бейдже отображается имя посетителя и продолжительность его визита. Бедж посетителя необходимо носить постоянно.
Посетители должны постоянно сопровождаться сотрудником-спонсором.
Все посетители должны сопровождаться сотрудником(ами), которого они посещают, на время своего пребывания. Данное требование не распространяется на посетителей из филиалов Zipline. Могут быть приняты специальные меры для размещения подрядчиков, нанятых для долгосрочных заданий, но эти меры должны быть согласованы с директором службы безопасности.
Фотографии
Запрещается фотографировать без предварительного разрешения юридического отдела или директора службы безопасности. Кроме того, разрешенная фотография не может быть опубликована без предварительного разрешения директора по маркетингу.
Неразглашение
Все посетители должны подписать NDA (соглашение о неразглашении информации) при регистрации заезда.
Гостевой доступ к сети
Посетителям, которым требуется доступ в Интернет, предоставляется гостевое имя пользователя и пароль для беспроводной сети Zipline. Ни в коем случае гостю не разрешается получать доступ к программе внутренней сети компании со своего ноутбука или другого мобильного устройства.
Роль Пола Маршалла
Любой сотрудник, заметивший посетителя без бейджа, должен немедленно довести об этом до сведения начальника этажа, назначенного на его участке. Маршал этажа несет первоочередную ответственность за соблюдение политики управления посетителями. В случае экстренной эвакуации администратор стойки регистрации распечатывает список всех посетителей и передает его начальнику этажа в зоне эвакуации. Маршалы этажей несут ответственность за учет всех посетителей во время эвакуации.
Отказ от ответственности:Это примерная политика, которая не является юридической консультацией. Это всего лишь отправная точка в создании политики, адаптированной к конкретным потребностям вашей компании. Zipline International — вымышленная компания (насколько мне известно), и ее название использовалось только в качестве примера при написании этой политики.
