Предоставление указаний для новых назначений и задач является нормальной частью роли руководитель или менеджер. То, как вы даете указания с помощью тона голоса, выбора слов и языка тела, имеет большое значение для получения поддержки и продвижения здорового рабочего места.
Эффективные руководители и менеджеры усердно работают над развитием своих навыков, направляя членов своей команды. Существует много способов общения, но есть несколько общих практик, которые менеджеры должны использовать, чтобы гарантировать, что члены команды получают четкие указания.
7 позитивных практик общения
- Всегда предоставляйте контекст для выполнения задачи. Люди лучше всего работают, когда понимают важность задачи для более крупной операции. Когда вы тратите время на объяснение деловой важности задачи, которую вы просите выполнить, вы учите и проявляете уважение к человеку, которого вы попросили выполнить работу.
- Будьте конкретны при постановке задач. Обозначьте, когда задача должна быть выполнена, и сообщите о любых стандартах качества
- Попросите члена команды выполнить задания. Выбирайте уважительный тон голоса, вежливые слова и произносите сообщение с соответствующей громкостью. Сравните эти утверждения: «Иди, разгрузи этот грузовик» и «Джон, груз на этом грузовике необходим на производственной линии. Пожалуйста, помогите разгрузить грузовик до полудня». Нет никаких сомнений в том, что последний подход будет воспринят как положительный, а первый — как отрицательный.
- Дайте вашей команде возможность задать вопросы. Предложите лицу (лицам), которого просят выполнить задание, возможность уточнить свои вопросы. Этот шаг помогает укрепить связь между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата. Сотрудник имеет возможность подтвердить, что он действительно понимает, о чем его спрашивают.
- Доверяйте своим сотрудникам. Не поддавайтесь желанию контролировать или контролировать выполнение работником запрошенной задачи. Частью эффективного руководства является научиться верить, что ваша команда может выполнять задачи без вас.
- Укрепите доверие вашего сотрудника. Предлагайте соответствующие благодарности и положительные отзывы за работу, выполненную должным образом
- Убедитесь, что вы даете конструктивную обратную связь. Предлагайте четкую, поведенческую, целенаправленную обратную связь для любых задач, которые выполнены ненадлежащим образом.
Делайте акцент на обучении наряду с указаниями
Одной из задач менеджера является оценка того, является ли задача новой или сложной и заслуживает ли она обучения. Если члены вашей команды никогда раньше не выполняли определенную задачу, вы можете провести обучение.
Проинструктируйте, а затем предложите человеку попрактиковаться в выполнении задания под вашим полезным наблюдением. Как только человек разовьет уверенность в выполнении задачи, позвольте ему завершить работу без вашего присмотра. Вернитесь позже, чтобы подтвердить завершение, своевременность и качество.
Предлагайте коррекционное обучение, когда человек не может выполнить задачу вовремя или с должным уровнем качества.
Рекомендации по общению
Старайтесь давать инструкции неагрессивным тоном. Хотя определенные обстоятельства могут потребовать приказа, не поддавайтесь желанию лаять на вашу команду. Всегда вспоминайте те времена, когда вы получали инструкции, и как вы себя чувствовали, когда на вас лаяли.
Старайтесь не отвечать на вопрос «Почему?» с «Потому что я так сказал». Сотрудники любят быть информированными. Информация помогает им не только организовать свои собственные рабочие приоритеты, но и позволяет им участвовать в своих задачах. Покупка относится к чувству, что то, что они делают, важно, и то, что делает компания, важно.
Не будьте расплывчаты, когда вы даете инструкции. Четкие инструкции при постановке задач членам команды помогут повысить производительность команды и впоследствии разрешать конфликты, связанные с производительностью.
Люди индивидуальны, и в их жизни есть другие обстоятельства, которые могут влиять на них. Это могут быть личные или рабочие проблемы. Неспособность признать, что у людей могут быть конфликтующие интересы с работой и задачами, может затруднить общение.
Если вы общаетесь четко и демонстрируете свою признательность за свою команду и работу, которую они выполняют, члены вашей команды будут знать, что вы их высоко цените, и ответят соответствующим образом.
