Хотя для малого бизнеса может быть полезно быстро обрабатывать транзакции с помощью мощной бухгалтерской программы, вам следует избегать платы за исправление ошибок. Понимание типов ошибок в бухгалтерском учете, которые обычно допускаются, может сыграть решающую роль между необходимостью платить за исправление ошибки и исправлением ошибки с первого раза. Вот восемь распространенных бухгалтерских ошибок, которые допускают владельцы бизнеса, и предложения, как их исправить:
Случайная запись транзакций в предыдущем периоде
После того как вы «закрыли бухгалтерские книги» на финансовый год, вам действительно не следует возвращаться, чтобы их изменить. Тем не менее, некоторые бухгалтерские приложения, такие как QuickBooks, не позволяют вам блокировать финансовые отчеты за предыдущий период, чтобы вы могли публиковать записи текущего года в предыдущем периоде, если вы не будете осторожны. Другие программы бухгалтерского учета позволяют вам совершить эту ошибку, если вы не настроили программное обеспечение для блокировки финансовых показателей за предыдущий период.
Просмотрите баланс за предыдущий период на предмет изменений
Если вы зарегистрировали транзакции в предыдущем периоде, баланс изменится. Таким образом, вы можете проверить свой баланс за предыдущий период, чтобы убедиться, что он не изменился с тех пор, как вы в последний раз закрывали свои книги. Если он изменился, вам нужно будет провести расследование.
Неправильный баланс в балансе активов или пассивов
Счета активов должны иметь дебетовое сальдо, а счета пассивов должны иметь кредитовое сальдо. Наиболее распространенными причинами неправильного баланса на этих балансовых счетах являются проводка записей по неправильному счету, неправильная классификация счетов и дублирование корректирующих записей.
Проверьте свой баланс на наличие ошибок
Проверьте свой баланс, чтобы убедиться, что активы и пассивы имеют правильный баланс. Если есть учетная запись с неправильным балансом, вы можете просмотреть сведения об этой учетной записи, чтобы найти записи, вызвавшие ошибку. Эту проверку следует проводить не реже одного раза в месяц.
Неправильный баланс в балансе доходов или расходов
Счета доходов должны иметь кредитовое сальдо, а счета расходов должны иметь дебетовое сальдо. Некоторыми причинами этой ошибки являются размещение записей в неправильной учетной записи, неправильная классификация учетных записей и дублирование корректирующих проводок, что является той же причиной наличия неверных остатков в балансе Счета.
Проверьте свой отчет о прибылях и убытках на наличие ошибок
Вы проверяете свой отчет о прибылях и убытках, чтобы убедиться, что доходы и расходы имеют правильный баланс. Если есть учетная запись с неправильным балансом, вы можете просмотреть сведения об этой учетной записи, чтобы найти записи, вызвавшие ошибку. Эту проверку следует проводить не реже одного раза в месяц.
Неправильная классификация расходов
Системы бухгалтерского учета для малого бизнеса экономят время, поскольку записи можно размещать быстро и легко. После ввода информации можно легко выбрать неверный счет расходов или описание расходов. Неправильная классификация расходов не только означает, что система бухгалтерского учета может не отражать должным образом то, что происходит в вашем бизнесе, но и может вызвать настоящую головную боль, если финансовая и налоговая отчетность неточна.
Периодически просматривайте свои отчеты о расходах
Поручите кому-нибудь периодически проверять ваши расходы, чтобы убедиться, что данные кажутся обоснованными. Например, если расходы на питание зарегистрированы в счете расходов на аренду, они обычно выделяются из-за описания записей. Еще одним признаком того, что расходы могут быть неправильно классифицированы, являются необъяснимые различия бюджета и факта.
Не обращаться за помощью, когда это необходимо
Вы слышали выражение «мудрый на пенни и бедный на доллар» по отношению к людям, которые потратят несколько часов своего времени, чтобы сэкономить несколько долларов. Вы должны понимать, что ваша работа – вести свой бизнес. Подрядчик строит, маляр красит, а риэлтор продает. Иногда просто не стоит тратить время на изучение деталей бухгалтерского учета или поиск способов исправить допущенную ошибку.
Доверьтесь профессиональному бухгалтеру
Если вы можете и заработаете больше, чем потратите, решая другие вопросы, помимо вопросов бухгалтерского учета, тогда вам следует рассмотреть возможность передачи этой проблемы профессиональному бухгалтеру или счетоводу.
Не сохранять квитанции
Вы старательно фиксировали все свои расходы в бухгалтерском учете. Ваш отчет о расходах – это произведение искусства, без каких-либо ошибок и упущений. Затем вас спросит IRS; без квитанций ваши отчеты о расходах бесполезны.
Сохраняйте свои квитанции
Сохраните квитанции или сделайте их сканированные копии.
Не удалось запланировать резервное копирование
Многие малые предприятия полагаются на программное обеспечение, которое выполняет за них бухгалтерскую работу, но не учитывают сбои или ошибки системы. Одна-единственная проблема может уничтожить ваши файлы.
Планирование регулярного резервного копирования
Запланируйте еженедельное автоматическое резервное копирование с использованием облачного хранилища или определенного сервера, выделенного для этой задачи.
Не обучаем персонал
Независимо от того, насколько мощное ваше программное обеспечение, ваш персонал нуждается в обучении, чтобы работать эффективно. Неправильно обученный сотрудник может случайно испортить ваши записи, уничтожив все ваши отчеты о расходах и прибылях.
Выполняйте регулярные тренировки
В процессе адаптации проводите комплексные учебные занятия и ежеквартально проводите курсы повышения квалификации, чтобы все сотрудники могли точно вводить и обрабатывать информацию.
