Если вы похожи на большинство людей, которых я знаю, мысль о том, чтобы провести день на встречах подряд, может быть ужасным чувством. Совещания могут быть скучными, часто ненужными и определенно отнимают время от другой (более важной) работы. Но встречи могут быть очень эффективными и продуктивными, если они правильно спланированы. Вот несколько простых шагов для планирования эффективных встреч.
Решите, действительно ли вам нужна встреча
Во-первых, решите, действительно ли необходимо планирование встречи. Мы часто думаем, что официальная встреча — лучший способ поделиться информацией или провести дискуссию. Но если ваши новости могут быть доставлены по электронной почте или через телефонную конференцию, или просто собрав несколько человек в вашем офисе на 15 минут, то, вероятно, лучше вообще пропустить официальную встречу.
Приглашайте только тех, кому действительно нужно быть там
Вас когда-нибудь приглашали на встречу, и вы задавались вопросом, почему вы там? Не тратьте время людей, приглашая их на собрание, в котором им не нужно участвовать. Это не будет эффективной встречей. Должен ли кто-то из бухгалтерии присутствовать на собрании, чтобы ответить на вопросы бюджета? Затем пригласите одного человека из бухгалтерии, который подходит для этой задачи.
Если коллеге или руководителю необходимо проинформировать о том, что обсуждалось на собрании, вам не нужно приглашать их на фактическое собрание. Просто подготовьте резюме встречи и отправьте его им позже. Они оценят экономию времени, и вы можете быть уверены, что — поскольку вы предоставляете информацию в письменном виде — они полностью проинформированы об обсуждениях.
Отправка напоминаний о встречах
Жизнь занята, и календари быстро заполняются запланированными делами. Отправьте напоминание о последующей встрече за два дня до встречи. Те, кто сказал, что они будут присутствовать, смогут подтвердить, что они все еще могут прийти, или если их планы изменились, и вам нужно перенести.
Иметь повестку дня
Чтобы спланировать эффективные встречи, вы должны сначала решить, что будет обсуждаться. Какова цель встречи? Чего вы хотите достичь? Заранее разработайте повестку дня встречи и раздайте ее участникам. Укажите время начала и включите краткий список тем для рассмотрения. Не засоряйте собственную встречу длинной и слишком подробной повесткой дня. Укажите поименно всех лиц, которые будут нести ответственность за отчетность по конкретной области.
Помните, это важно не только для присутствующих, но и для вас. Когда вы изложите свою повестку дня, вам будет легче оставаться в теме.
Будьте ясны в своих ожиданиях
Когда вы впервые отправляете уведомление о встрече, четко определите ее цель и свои ожидания. Будет ли встреча вращаться вокруг презентации? Должны ли присутствующие делать заметки? Или это сеанс мозгового штурма, на который все должны прийти с идеями и предложениями?
В некоторых корпоративных культурах сотрудникам не нужно участвовать — они только слушают и возвращаются на свои рабочие места. В других компаниях сотрудники участвуют свободно. В современных совместных рабочих местах взаимодействие и обмен идеями не только приветствуется, но и часто является целью всей встречи.
Когда вы излагаете свои ожидания, это также хорошее время, чтобы разослать все необходимое чтение или материалы, которые вы хотите, чтобы присутствующие просмотрели. Таким образом, они будут готовы к встрече, и не будет сюрпризов.
Начать вовремя
Своевременное начало очень важно как с точки зрения логистики, так и с точки зрения производительности. Если вы человек, который обычно приходит на встречи вовремя, то вы понимаете, как это может быть неприятно, когда что-то идет не так, как люди, просачивающиеся в комнату. Что неизбежно происходит, так это то, что в будущем все знают, что эти встречи никогда не начинаются вовремя, поэтому каждый начинает поздно появляться. Возьмите на себя ответственность за вашу встречу. Начать сразу же в указанное время начала. Закрой дверь и начни. Отставшие быстро поймут, что опаздывают, и им следует совершить эту ошибку только один раз. Кроме того, всем нужно вернуться к работе, так что не хочется прерывать весь рабочий день.
Будьте краткими и простыми
Большинство встреч запланированы на час, когда во многих случаях будет достаточно более короткого периода времени. Когда отводится слишком много времени, время тратится впустую. Люди задерживаются после окончания встречи или слишком долго обсуждают данный пункт повестки дня. Совещания должны быть короткими и по делу.
Оставайтесь в теме
Одна только повестка дня не поможет эффективно провести собрание. Придерживайтесь повестки дня и следите за тем, чтобы обсуждения не уходили в сторону. Ответьте на любые вопросы, не относящиеся к теме, заявив, что это тема для другой встречи или она будет рассмотрена в частном порядке. Никто не любит спонтанные встречи, на которых вся цель отходит на второй план по сравнению с другими разговорами.
Проводите небольшие собрания за пределами конференц-зала
Сидеть в том же знакомом конференц-зале за одним и тем же знакомым столом — это просто слишком знакомо. Чтобы поощрить сотрудников к взаимодействию, творческому мышлению и оживленным дискуссиям, подумайте о том, чтобы провести собрание за пределами стандартного конференц-зала.
Рассмотрите возможность встречи за столиком на улице, если место и погода позволяют. Попробуйте собраться в общей зоне с диванами и небольшими столами вместо большого стола для переговоров и вращающихся стульев.
Не бойтесь использовать другой подход
Если подход к встрече не работает, не бойтесь сменить курс. Например, если сеанс мозгового штурма проходит в тихой комнате с очень небольшим количеством диалогов, измените направление. Будьте гибкими и следите за тем, как проходит встреча в целом.
Используйте технологии
Планируйте использовать технологии, чтобы поддерживать интерес посетителей. В современном цифровом мире большинство людей привыкли видеть графику или видео, подтверждающие слова, которые они слышат. Обратитесь к этому мышлению и включите аудиовизуальные материалы при планировании встречи.
Компьютеры, проецируемые на большие экраны, и презентации Smart Board, поощряющие интерактивность, — долгожданное изменение по сравнению со стандартными длинными презентациями PowerPoint.
Один момент по технологии — обязательно сначала протестируйте ее. Последнее, что вам нужно, это волноваться из-за того, что ноутбук не работает или вы не можете просмотреть свои наглядные пособия, когда они вам нужны. Если технология не является вашей сильной стороной, попросите кого-нибудь еще пробежаться перед встречей. Это определенно сэкономит ваше время и поможет уложиться в график, если вы проведете небольшую подготовительную работу заранее.
Отправить сводку встречи
В течение дня после встречи разошлите краткое изложение того, что обсуждалось. Рекомендуется отправить электронное письмо всем присутствующим, тем, кто не смог присутствовать на собрании, и всем, кому может потребоваться информация. Также включите любые действия, указав, кто несет ответственность за каждый пункт, а также дату выполнения.
