Účtovný denník je akýkoľvek dokument, ktorý používa účtovník na sledovanie transakcií podniku. Účtovný denník obsahuje všetky debety a kredity, ktoré podnik zažíva, spolu s podrobnosťami o účtovnej jednotke na druhej strane týchto transakcií.
Naučte sa používať účtovný denník na zlepšenie vášho podnikania.
Čo je účtovný denník?
Účtovný denník je presne taký, ako to znie – je to miesto na zaznamenávanie podrobností o všetkých finančných záležitostiach transakcie vášho podnikania vrátane strán transakcie a ktoré z vašich účtov to sú transakcie ovplyvňujú. Tento záznam môže byť vedený vo forme knihy, tabuľky alebo účtovného softvéru. Obsahuje všetky zaznamenané informácie o finančných transakciách o podniku.
- Alternatívny názov: Kniha prvého vstupu
Účtovný denník je miesto, kde zhromažďujete všetky dôležité informácie o obchodných predajoch, dlhoch, výdavkoch a iných transakciách.
Ako funguje účtovný denník?
Noví podnikatelia a ašpirujúci podnikateľov nedosiahnete v podnikaní ďaleko bez toho, aby ste pochopili, čo je účtovný denník a prečo je tak zásadne dôležitý pre úspech. Účtovný denník budete potrebovať na každodenné operácie, na zostavovanie rozpočtu a – čo je možno najdôležitejšie – na daňové účely.
Toto sledovanie sa musí začať hneď, ako otvoríte svoje brány klientom alebo zákazníkom – ak nie skôr. V opačnom prípade riskujete, že zabudnete zdokumentovať dôležité informácie.
Vedenie účtovného denníka môže zabrániť tomu, aby vaše podnikanie v niektorých oblastiach míňalo nadmerne alebo v iných nedostatočne. Môže tiež zabrániť vám (a vašim vedúcim pracovníkom) prečerpať finančné prostriedky a môže vám pomôcť odhaliť akékoľvek nezrovnalosti skôr, ako sa vymknú spod kontroly. Skrátka, hoci ide len o jednoduchú knihu alebo tabuľku uloženú v počítači, účtovný denník to dokáže zabrániť šíreniu potenciálnej krízy a dokonca môže pomôcť zabrániť tomu, aby sa tieto krízy začali ako prvé miesto.
Pred počítačmi bol účtovný denník fyzický denník s viacerými stĺpcami na zaznamenávanie finančných transakcií pre spoločnosť. V súčasnosti väčšina podnikov používa na zaznamenávanie a správu svojich obchodných transakcií nejaký typ softvéru pre finančné účtovníctvo.
Účtovný denník sa vytvára zadaním informácií z príjmových dokladov, predajných lístkov, pokladničných pások, faktúr a iných zdrojov údajov, ktoré zobrazujú uskutočnené finančné transakcie. Tieto transakcie nezahŕňajú len predaje a nákupy zásob, mali by zahŕňať aj vrátené, poškodené alebo ukradnuté zásoby. Obchodné transakcie by mali byť prezentované v časopise v chronologickom poradí.
Počas zaznamenávania sa transakcie priraďujú ku konkrétnej triede účtovnej knihy pomocou čísla „účtovnej osnovy“. To uľahčuje vyhľadávanie a účtovanie informácií potrebných na prípravu výkazov ziskov a strát, účtovných závierok a iných dôležitých finančných správ. Niektoré podniky považujú za užitočné mať viacero časopisov. Týmto spôsobom môžu tieto transakcie oddeliť podľa triedy účtovnej knihy.
Ak sa však rozhodnete oddeliť triedy účtovných kníh podľa žurnálov, stále je dobré mať jeden centralizovaný žurnál, ktorý sleduje aspoň najzákladnejšie údaje o všetkých typoch transakcií. To vám umožňuje získať špecializované informácie z príslušnej účtovnej knihy, pričom stále budete môcť zmerať svoju celkovú finančnú situáciu na prvý pohľad do hlavnej účtovnej knihy.
Dvojvstup alebo jeden vjazd?
Je dôležité včas určiť, aký štýl vstupu bude mať vaša firma. Zápisy je možné evidovať buď podvojným účtovníctvom, alebo jednoduchým účtovníctvom. Rozdiely sú celkom jasné: jednoduché účtovníctvo zaznamenáva iba jeden záznam na transakciu, zatiaľ čo v podvojnom účtovníctve sa každá transakcia zaznamenáva dvakrát – pričom sa berie do úvahy debetná aj kreditná strana transakcie.
V konečnom dôsledku je menej dôležité, ktorú metódu si vyberiete, ako zabezpečiť, aby každý, kto zaznamenáva do denníka, dodržiaval rovnaké dohodnuté pokyny, aby sa predišlo nejasnostiam. Každá uvedená transakcia sa označuje ako zápis do denníka. Informácie z denníka sa potom zaznamenávajú do obchodných kníh.
Kto má prístup?
Ak ste ešte nezačali podnikať, premyslite si, ktoré osoby vo vašej firme chcete mať prístup k vášmu účtovnému denníku. Je zrejmé, že by to mali byť len ľudia, ktorým dôverujete. Títo ľudia by tiež mali mať vo vašej organizácii určené finančné alebo manažérske úlohy. Toto je určite situácia, v ktorej menej je viac. To by mohlo znamenať udelenie prístupu iba vášmu finančnému riaditeľovi alebo pokladníkovi alebo – v jednoduchšej organizácii – vášmu účtovníkovi.
Hoci nechcete, aby k vášmu účtovnému denníku malo prístup príliš veľa jednotlivcov, je tiež zlý nápad nechať naň dohliadať len jednej osobe. Obsah časopisu by malo poznať aspoň niekoľko ľudí, aby sa predišlo akýmkoľvek neprimeraným výdavkom, výpadkom v rozpočte alebo iným finančným prešľapom, ktoré by mohli spôsobiť zmätok vo financiách vašej spoločnosti.
Kľúčové informácie
- Účtovný denník je dokument, tabuľka, softvér alebo akékoľvek iné miesto, kde sa zaznamenávajú transakcie vašej firmy.
- Účtovné denníky pomáhajú zabezpečiť transparentnosť, presné daňové dodržiavanie a silné finančné zdravie.
- Existuje veľká flexibilita pri zaznamenávaní transakcií v účtovných denníkoch a nikto stratégia je nevyhnutne lepšia ako iná, pokiaľ všetci v podniku používajú rovnakú systém.
