Susedské organizácie v mestách po celej krajine organizujú špeciálne verejné a komunitné podujatia, ako sú vonkajšie festivaly, pouličné veľtrhy a karnevaly. Mnohé z týchto verejných podujatí – najmä tie úspešné – sa stávajú očakávanými slávnosťami a niekedy aj bodom hrdosti hostiteľskej komunity. Aj keď existujú aspekty plánovania a realizácie udalostí, ktoré sú spoločné pre všetky typy udalostí od svadieb až po firemné konferencie, verejné podujatia majú tendenciu mať svoje vlastné potreby a výzvy. Jedným z týchto jedinečných faktorov plánovania verejných podujatí je spolupráca s vládnymi agentúrami a získanie povolenia od nich.
Niekedy je najlepší spôsob, ako sa naučiť, jednoducho skočiť do toho. Inokedy stojí za to poučiť sa z lekcií a skúseností iných. V tomto prípade sa budeme učiť od mesta Chicago. Kancelária starostu pre špeciálne udalosti, ktorá má skúsenosti s organizovaním približne 350 špeciálnych podujatí po celom Chicagu, vytvorila svoj zdroj špeciálnych udalostí Sprievodca a balík povolení na špeciálne akcie, ktorý obsahuje praktické nápady, ktoré by iné mestá a mestá mohli chcieť začleniť do svojej komunity diania. Tu sú najlepšie tipy na plánovanie úspešných komunitných akcií od samotných majstrov.
Majte formálny proces podávania žiadostí
v Chicagu komunálny zákonník vyžaduje, aby organizácie, ktoré chcú usporiadať komunitné podujatie, predložili formálnu žiadosť, ktorá súhlasí s určitými pokynmi pre udalosti, ako napríklad:
- Za vstup sa nesmie účtovať žiadny poplatok (stanovte výšku daru).
- Predajcovia potravín musia mať licenciu a musia mať osvedčenie.
- Predajcovia liehovín musia mať licenciu (len pivo a víno).
- Predajcovia tovaru musia mať licenciu.
- Musí byť informovaný úrad tranzitu v Chicagu.
Formálny proces podávania žiadostí pre verejné a komunitné špeciálne udalosti môže znížiť pracovné zaťaženie a zjednodušiť schvaľovanie, čo je výhodné pre všetkých.
Vyžadovať povolenie na špeciálnu akciu
Mesto Chicago okrem procesu podávania žiadostí o podujatie vyžaduje od organizátorov aj predloženie žiadosti o špeciálne povolenie na podujatie, ktorá má svoje vlastné požiadavky, ako napríklad:
- Prihlášku je potrebné podať minimálne 45 dní pred podujatím.
- Žiadosti musia byť notársky overené.
- Organizátori musia predložiť potvrdenie o poistení na 1 milión USD v komerčnej všeobecnej zodpovednosti s uvedením mesta Chicago ako dodatočného poistenca.
Aj keď sa na prvý pohľad môže zdať, že Chicago jednoducho vytvára niekoľko byrokratických obručí, ktorými sa dá preskočiť, pokiaľ ide o komunitné podujatia, bez príliš zložité prihlášky mesto zabezpečilo, že všetky verejné podujatia budú spĺňať ich súbor požiadaviek – z ktorých mnohé sa týkajú bezpečnosť.
Vyžadovať mapu udalostí so žiadosťou o povolenie
Organizátori by mali ako súčasť žiadosti o povolenie na špeciálne podujatie predložiť mapu podujatia, ktorá identifikuje navrhované oblasti uzavretia ulíc a plán zmeny trasy. Mapa by mala brať do úvahy aj priestory verejných garáží, prístup na príjazdovú cestu a priestor požiarnej dráhy. Obchádzkové značky a zátarasy musia spĺňať požiadavky mesta a organizátori sú povinní tieto zásoby získať priamo. Pri vydávaní povolenia sa berú do úvahy tieto položky:
- Verejná bezpečnosť.
- Blízkosť inej akcie v okolí v rovnakom čase.
- Predchádzajúce vydanie povolenia na iné podujatie na mape toho istého miesta.
Vyžadovať povolenie na stan a baldachýn
V Chicagu si stany alebo baldachýny väčšie ako 240 štvorcových stôp na verejných podujatiach vyžadujú povolenie od mesta. Ak je väčšia ako 600 štvorcových stôp, musia byť výkresy opečiatkované licencovaným architektom alebo statikom a musia byť predložené plány východov a núdzových situácií vrátane značiek a osvetlenia. Ak veľkosť presahuje 4 000 štvorcových stôp, žiadosť o povolenie musí predložiť spoločnosť zodpovedná za výstavbu konštrukcie. Tento proces zabezpečuje, že bezpečnostné opatrenia sa berú vážne.
Vyžadovať partnerstvo s predstaviteľmi verejnej bezpečnosti
Špeciálne akcie v Chicagu musia zahŕňať políciu aj hasičské zbory. Organizátori sa musia stretnúť s veliteľom polície (a/alebo jeho zástupcom), aby vyriešili problémy ako je jazdný pruh pre zásahové vozidlá, bezpečnostné plány a určené veliteľské stanovište v udalosť. Organizátori by mali určiť osobu, ktorá bude pôsobiť ako spojka pre policajné oddelenie, hasičský zbor, pouličné a hygienické oddelenia, úrad pre špeciálne udalosti a iné. Pomôže vám mať vo svojom tíme aspoň jednu informovanú a skúsenú osobu, ktorá bude slúžiť ako koordinačný bod pre všetky tieto verejné oddelenia.
Poskytnite kontrolný zoznam kódov požiarnej bezpečnosti
Organizátori festivalov a vonkajších podujatí v Chicagu majú k dispozícii kontrolný zoznam a musia spĺňať určité požiadavky kódexu požiarnej bezpečnosti vrátane:
- Stany musia byť vyrobené z ohňovzdorného materiálu (vyžaduje sa certifikácia).
- V každej kabínke sú potrebné hasiace prístroje.
- Dočasné rady na sedenie majú kapacitu 5 až 14 osôb (maximálne).
- Dočasné uličky na sedenie musia mať minimálne 36 palcov.
- V žiadnom stane, baldachýne alebo búdke sa nesmú skladovať horľavé kvapaliny.
- Nesmie sa hromadiť odpad.
- Elektrické káble by mali byť prelepené páskou a odporúča sa použiť viacero zásuviek.
- Odporúčajú sa požiarne pruhy pre zásahové vozidlá (10-stopový požiarny pruh).
- Základné C.P.R. a pre zamestnancov sa odporúčajú kurzy prvej pomoci.
Skúsení aj noví plánovači verejných podujatí oceňujú dobrý kontrolný zoznam.
Zabezpečte bezpečnú manipuláciu s potravinami
Mesto Chicago vyžaduje, aby sa predajcovia zúčastnili na kurze ministerstva zdravotníctva pred odoslaním akýchkoľvek žiadostí. Predajcovia musia tiež získať školenie a certifikáciu sanitácie na letných festivaloch (ponúka ich asociácia reštaurácií Illinois). Zdravotný pracovník, ktorý určuje, či predajca dostane povolenie na prevádzku, má právomoc kedykoľvek pozastaviť akékoľvek povolenie.
Mesto načrtáva podrobné pravidlá pre potraviny, nádoby, etikety, ochranu potravín, osobnú hygienu, vybavenie potravín, odpad, stavbu stánkov a toxický materiál. Vyžaduje tiež, aby sa predajcovia zúčastnili na povinnom seminári o sanitácii.
V súvislosti so súvisiacou poznámkou musia byť licencie na liehoviny pre špeciálne akcie prijaté 20 dní pred podujatím.
Pripravte si plán zmluvných služieb mesta
Verejní alebo súkromní dodávatelia musia byť najatí na celý rad služieb vrátane vysielania Zákaz parkovania značenie, poskytovanie zátarasov, ťahanie, odpadové bubny, recyklačné bubny, vložky, zametanie, zber odpadu, elektrické služby a/alebo zvukové zariadenia. V Chicagu je ministerstvo ulíc a hygieny k dispozícii na poskytovanie takýchto služieb podľa hodinového sadzobníka na základe odborných znalostí.
V rámci balíka povolení na špeciálne akcie v Chicagu sa vyžaduje aj program recyklácie. S nárastom popularity zelených podujatí to nie je zlý nápad!
Vyžadovať povolenia pre zvieratá
Ak sú zvieratá akýmkoľvek spôsobom zapojené do podujatia, mesto Chicago vyžaduje, aby spolu s prihláškou na podujatie bolo predložené meno miestneho veterinárneho lekára, ktorý bude prítomný na podujatí. Táto osoba bude zodpovedná za zabezpečenie všetkých chorých alebo zranených zvierat. Komisia pre starostlivosť o zvieratá a ich kontrolu môže tiež kontrolovať zvieratá pred ich použitím vo verejných aktivitách.
Správa označovania a propagácie udalostí
Organizátori verejných podujatí v Chicagu majú možnosť získať ďalšie vystavenie podujatia pomocou svetelných stĺpov. Mesto samozrejme rieši tieto požiadavky, ktoré vyžadujú, aby organizátori vyplnili žiadosť o povolenie bannera vrátane kópie navrhovanej grafiky bannera, dátumu udalosti a akýchkoľvek iných dôležitých aspektov žiadosť. Oddelenie ulíc a hygieny spravuje tieto typy žiadostí.
