Príklad rozloženia obchodného listu

Rozloženie obchodného listu je dôležité. Usporiadajte svoj list správnym spôsobom a bude ľahko čitateľný a profesionálny. Pomôže vám to šíriť vaše posolstvo a urobiť dobrý dojem na vašich kolegov.

Naučiť sa ako naformátujte svoj obchodný list na stránke vrátane toho, čo máte zahrnúť do listu, ako formátovať jednotlivé odseky a aké písmo, oslovenie a zatváranie zvoliť. Prečítajte si tiež rýchle tipy na pravopis, gramatiku a tón, aby ste svoj list zdokonalili.

Písmo a medzery písmen

• Správne rozmiestnite rozloženie obchodných listov, ktoré píšete, s medzerou medzi nadpisom, pozdravom, každým odsekom, záverom a vaším podpisom.
• Písmeno s jednou medzerou a medzi jednotlivými odsekmi nechajte medzeru. Pri odosielaní písaných listov nechajte pred a za podpisom dve medzery.
• Doľava zdôvodnite svoj list, takže vaše kontaktné informácie, dátum, písmeno a váš podpis sú zarovnané vľavo.
• Použite obyčajné písmo ako Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri alebo Verdana. Uistite sa, že veľkosť písma, ktorú používate, je dostatočne veľká, aby váš čitateľ nemusel siahať po okuliaroch – štandardná veľkosť písma pre tieto typy písma je 10 alebo 12 bodov.

Etiketa a tón obchodného listu

Ak ste zvyknutí písať skôr neformálnu korešpondenciu, je dobré osviežiť si pamäť o požadované časti (napr. pozdrav) a tón (odborný) obchodného listu pred napísaním vlastné.

Pozdravujem

Stále je štandardné používať titul príjemcu (pán, pani, pani, doktor, profesor, sudca) pred ich priezviskami v pozdrav formálnej obchodnej korešpondencie (príklad: „Vážený pán Smith“). Slovo „Drahý“ by malo vždy predchádzať meno príjemcu; jednoducho nepoužívajte ich meno samotné, ako by ste to mohli robiť v bežnej korešpondencii.

Z rovnakého dôvodu sa vyhnite začínajúcej obchodnej korešpondencii s otvormi ako „Ahoj“, „Ahoj“ alebo „Dobré ráno“. Obchodné listy by mali vždy začínať s „Vážený [titul a meno príjemcu].“ Výnimkou je, ak použijete pozdrav „Koho sa to týka“, keď nepoznáte meno príjemcu.

Zatváranie

Váš zatváranie treba sa pomýliť na strane konzervatívcov. Prijateľné uzávery, ktoré možno použiť, zahŕňajú: „S pozdravom“, „S pozdravom“, „S pozdravom“, „S pozdravom“, „Ďakujem“, „Ďakujem za vaša pozornosť, „s úctou“ a „veľmi s úctou“ (vo vojenskom obchode sa to často označuje skratkou „V/R“ korešpondencia).

Nepoužívajte neformálne uzávery ako: „Neskôr“, „Na zdravie“, „Srdečne“, „Ďakujem!“, „TTYL“ alebo „Srdečne“.

Výber slov a gramatika

Aj keď výber slov pre obchodné listy by nemal byť príliš strnulý, kvetnatý alebo zdobený, mali by ste sa tiež vyhnúť používaniu slangu, skratiek/akronymov, emotikonov alebo textovej reči. Nepoužívajte časti viet, ktoré sa bežne používajú pri písaní textových správ. Namiesto toho používajte celé vety a dávajte si pozor na spoje čiarkou (kde sú dve úplné vety spojené čiarkou). Pozorne skontrolujte pravopisné chyby a gramatické chyby.

Odoslanie vytlačeného listu

Ak pripravujete papierovú kópiu svojho formálneho obchodného listu namiesto e-mailu, papier, ktorý použijete, by mal byť štandardný biely kancelársky papier primeranej hmotnosti.

Nepoužívajte farebné alebo okázalé písacie potreby, ktoré sa dajú použiť pri marketingu „nevyžiadanej pošty“. Je v poriadku zahrnúť jednoduché obchodné logo v hornej časti papiera.

Príklad rozloženia obchodného listu

Tu je príklad každej súčasti obchodného listu a spôsob jeho formátovania.

Pozrite si vzorový obchodný list

Toto je príklad obchodného listu. Stiahnite si šablónu obchodného listu (kompatibilné s Dokumentmi Google a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady nižšie.