Time management je jedným z 10 oblastí vedomostí ktoré musia projektoví manažéri ovládať, aby získali a Certifikácia Project Management Professional (PMP)® z Inštitútu projektového manažmentu. Je to nevyhnutná súčasť riadenia projektu, pretože pomáha zabezpečiť, aby bol projekt dokončený včas.
The Príručka Project Management Body of Knowledge (PMBOK)® ponúka rámec pre projektové riadenie času, ktorý pre tých, ktorí chcú získať Certifikácia PMP®a môže byť užitočný aj pre všetkých projektových manažérov. Pozostáva zo siedmich procesov:
- Správa plánov
- Definujte činnosti
- Sekvenčné aktivity
- Odhadnite zdroje aktivity
- Odhadnite trvanie aktivity
- Vypracujte rozvrh
- Plán kontroly
Poďme sa na každú z nich pozrieť hlbšie.
Správa plánov
Tento krok vyžaduje, aby ste zaviedli všetky zásady, postupy a dokumentáciu potrebnú na riadenie harmonogramu projektu. Cieľom je poskytnúť návod, ako sa bude riadiť harmonogram projektu počas celého procesu.
Pravdepodobne však nebudete mať samostatný plán na správu svojho rozvrhu. Veľa z toho, čo tu odpracujete, skončí vo vás plán riadenia projektu.
Definujte aktivity
Toto je miesto, kde identifikujete a uvádzate jednotlivé úlohy, ktoré je potrebné vykonať v priebehu projektu, aby sa zabezpečilo splnenie všetkých jeho výstupov. Môžete to urobiť tak, že sa pozriete na každý významný míľnik projektu a rozdelíte ho na menšie činnosti, ktoré je potrebné vykonať na dosiahnutie tohto míľnika. Výsledný zoznam úloh projektu budete potrebovať, aby ste mohli prejsť na ďalší proces.
Postupné činnosti
Tento proces vám pomôže usporiadať prácu na projekte v správnom poradí, aby ste mohli efektívne využívať zdroje projektu a dodať ich čo najrýchlejšie. Zahŕňa to zobrať zoznam projektových aktivít, ktoré ste vytvorili predtým, a zoradiť každú úlohu v správnom poradí. Na konci tohto procesu budete mať prehľad o vzťahoch medzi projektovými úlohami.
Sprievodca PMBOK® hovorí o vytvorení sieťového diagramu ako výstupe tohto procesu, ale to je zriedka potrebné a určite to nie je nič, čo by ste museli robiť ručne. Ak chcete vytvoriť sieťové diagramy, môžete na to použiť softvér na správu projektov. V konečnom dôsledku však bude zoznam závislostí a potenciálne dátumy začiatku a konca úloh rovnako dobrý a časovo menej náročný.
Odhadnúť zdroje aktivity
Keď máte svoje úlohy usporiadané v správnom poradí, ďalším krokom je zistiť, aké zdroje máte musíte ich dosiahnuť, vrátane ľudských zdrojov, vybavenia a zásob, plus množstvo, ktoré potrebujete každý. Zvyčajne je dobré obrátiť sa na špecialistu v tejto oblasti, aby ste sa uistili, že získate presný odhad projektu.
Odhadnúť trvanie aktivity
V tomto kroku prebieha tvrdá práca s výpočtom, ako dlho bude každá úloha trvať. Počas tohto procesu zistíte, ako dlho bude trvať vykonanie každej aktivity s použitím zdrojov, ktoré ste identifikovali. Nezabudnite vziať do úvahy dostupnosť zdrojov a sviatky. Buďte tiež realistickí: To, že odhadujete, že úloha bude trvať osem hodín, neznamená, že bude dokončená do rána.
Vypracovať plán
Nakoniec si môžete zostaviť harmonogram projektu. Vypracovanie harmonogramu je jedným z komplikovanejších procesov v príručke PMBOK®. Má 13 častí, vrátane všetkého vyššie uvedeného, plus riziká, rozsah a prvky súvisiace s kontextom projektu. Na vytvorenie harmonogramu môžete použiť softvér na riadenie projektov.
Plán kontrol
Tento proces vám poskytuje nástroje, ktoré potrebujete na monitorovanie a aktualizáciu plánu projektu. Pomôže vám uistiť sa, že zmeny sú riadené správne a že budete mať kontrolu nad načasovaním vášho projektu.
Príprava harmonogramu projektu a jeho následné sledovanie je veľa práce, ale stojí za to vedieť, že máte harmonogram, na ktorý sa môžete spoľahnúť.
