Kontrola dokumentov je často najnáročnejšia a najdrahšia fáza procesu súdny proces, proces elektronického zisťovaniaa referenčný model elektronického zisťovania (EDRM). Počas tejto fázy sa každá stránka údajov v kolekcii skontroluje a analyzuje, aby sa určilo, ktoré dokumenty musia byť zadržané z produkcie odporcovi.
Kto vykonáva kontrolu dokumentov
Kontrolóri dokumentov sú často právnici, ktorí rozumejú právnym a faktickým problémom v súdnom spore a dokážu urobiť potrebné rozhodnutia, pokiaľ ide o privilégiá a schopnosť reagovať. Aby sa minimalizovali náklady, často sa využívajú tímy zmluvných právnikov alebo asistentov.
Proces preskúmania často pozostáva z niekoľkých etáp. Právny tím môže vykonať prvú kontrolu, aby analyzoval relevantnosť dokumentov a kódoval ich alebo ich označil pre relevantný predmet. Pomocný personál pri súdnych sporoch potom načítajte kódované údaje do prehľadávateľnej databázy, ktorá umožňuje tímom v súdnom spore ľahko nájsť kľúčové dokumenty v každej fáze procesu súdneho sporu.
Dôvody, prečo môžu byť dokumenty zadržané
Po spracovaní informácií právny tím vykoná druhú, podrobnejšiu kontrolu, aby určil, ktoré dokumenty by sa mali z výroby zadržať. Dokumenty môžu byť zadržané z niekoľkých dôvodov, vrátane:
Relevantnosť
Sú informácie relevantné pre problémy v prípade? Ak je to irelevantné pre fakty a otázky nároku, súdneho sporu alebo vyšetrovania, nemusí sa predkladať protistranám.
Schopnosť reagovať
Reagujú informácie na žiadosti o odhalenie protistrany alebo žiadosti regulačných orgánov o vyšetrovanie? Ak áno, na akú žiadosť o produkciu informácie reagujú? Recenzenti dokumentov môžu tiež označiť „horúce“ dokumenty – tie, ktoré obsahujú kľúčové informácie pre prípad a sú obzvlášť citlivé – počas fázy kontroly dokumentu.
Privilégium
Podliehajú informácie privilégiu advokáta a klienta, doktríne práce advokáta a/alebo akýmkoľvek pravidlám dôvernosti a zákonom o ochrane súkromia? Ak áno, je tiež zadržaný z výroby.
Dôvernosť
Ak je dokument dôverný, musí byť vylúčený z výroby. Napríklad, ak dokument pojednáva o a obchodné tajomstvo, ako je napríklad recept na čokoládovú tyčinku s podpisom výrobcu cukroviniek, právny tím nie je povinný odovzdať ho protistranám. Kontrolór dokumentu analyzuje dokument, aby zistil, či obsahuje dôverné informácie. Ak áno, recenzent určí, či by sa mali upraviť určité časti tohto dokumentu chrániť dôverný pracovný produkt klienta alebo či má byť dokument vylúčený z produkcie celkom.
Ako súčasť procesu kontroly dokumentu môže kontrolný tím identifikovať dokumenty, ktoré by mali byť úplne alebo čiastočne zredigované alebo označené ako dôverné, aby sa ochránil obsah týchto dokumentov zverejnenie. Tím môže tiež pripraviť denníky privilégií a/alebo redigovania na sledovanie takýchto informácií.
Okrem kontroly relevantnosti, schopnosti reagovať, privilégií a dôvernosti, kontrolný tím môže tiež analyzovať informácie s cieľom spojiť kľúčové dokumenty s údajnými skutočnosťami alebo kľúčovými právnymi problémami v prípad. Recenzenti dokumentov sa môžu tiež pokúsiť spojiť kľúčové dokumenty s kľúčovými hráčmi, ktorí môžu o dokumentoch svedčiť alebo identifikovať iné subjektívne informácie.
Účel revízie dokumentu
Na základe preskúmania a analýzy dokumentov v zbierke môže právny tím začať získavať viac pochopenie skutkových problémov prípadu, formulovanie právnych teórií a identifikácia kľúčových svedkov, ktorí majú byť zosadení alebo predvolaní na súde.
Prostredníctvom vyraďovania, vyhľadávania kľúčových slov, prvej predchádzajúcej kontroly a iných techník na zúženie objemu súboru údajov dokumenty, ktoré v konečnom dôsledku skontroluje právny tím, zvyčajne predstavujú len malý zlomok originálu zber. Na ďalšie zníženie nákladov sa na trh dostáva čoraz väčší počet technológií, ktoré automatizujú proces kontroly.
