Program stretnutia je zoznam bodov, ktoré účastníci dúfajú, že na stretnutí splnia. Program by mal byť distribuovaný pred stretnutím, minimálne 24 hodín vopred, aby mali účastníci možnosť sa na stretnutie pripraviť. Ak je to možné, program by mal byť k dispozícii niekoľko dní pred stretnutím. Čím viac času majú vaši kolegovia k dispozícii na prípravu stretnutia, tým je pravdepodobnejšie, že sa zúčastnia pripravení efektívne sa zúčastniť.
Vypracovanie programu stretnutí
Prvým krokom pri príprave programu je zistiť, či sú potrební ďalší zamestnanci, aby vám pomohli s plánovaním stretnutia. Potom sa rozhodnite, čo chcete dosiahnuť stretnutím, a zaistite uskutočniteľné ciele vášho stretnutia. Ciele, ktoré si stanovíte, vytvoria rámec pre efektívny plán stretnutí. Uistite sa, že ste neplánovali viac, ako je rozumne dosiahnuteľné v časovom rámci vášho stretnutia.
Ako povedal Stephen Covey v knihe „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“, „začnite s myšlienkou na koniec“. Účel vašej schôdze určí zameranie schôdze, program schôdze a schôdzu účastníkov.
Potom zvážte, koľko času očakávate, že budete potrebovať na každý bod programu. Ak má stretnutie trvať jednu hodinu a máte päť bodov programu, získate všeobecnú predstavu o časovom rámci, s ktorým pracujete. Neznamená to, že každý bod programu musí mať presne 12 minút, ale tých päť v priemere nemôže mať v priemere viac času.
Rozhodnutia robiť
Po určení celkového cieľa musíte vy alebo váš tím urobiť určité rozhodnutia. Okrem účelu alebo cieľa stretnutia zahrňte do programu aj:
- Dátum, čas a miesto stretnutia
- Potrební účastníci stretnutia
- Položky na diskusiu
- Čas, ktorý očakávate, že bude skupina potrebovať na prediskutovanie každej položky
- Predpríprava na stretnutie. To bude zahŕňať akékoľvek čítanie, dokumentáciu, údaje, zápisnice z predchádzajúceho stretnutia alebo akákoľvek iná príprava, vďaka ktorej bude vaše skutočné stretnutie úspešné. Príslušné dokumenty by mali byť priložené k oznámeniu o schôdzi a programu, keď ich distribuujete pozvaným účastníkom.
Identifikácia účastníkov
Keď ste sa rozhodli, že na dosiahnutie vášho cieľa je potrebné stretnutie, musíte si vytvoriť zoznam účastníkov. Nie každý zamestnanec sa môže alebo by sa mal zúčastniť každého stretnutia, ale ak pozvete tých správnych účastníkov, zvýšite pravdepodobnosť úspechu. Určite svojich účastníkov tak, že si položíte niekoľko otázok:
- Kto musí vlastniť riešenie, ktoré skupina vyvinie?
- Kto vlastní proces, o ktorom skupina diskutuje?
- Kto potrebuje vedieť informácie, ktoré distribuujete?
- Kto môže poskytnúť údaje a fakty na usmernenie rozhodovania?
- Kto má skúsenosti alebo odborné znalosti, o ktoré sa môže podeliť so skupinou?
- Kto musí podporovať realizáciu akýchkoľvek riešení alebo úloh?
- Kto musí poskytnúť povolenie alebo zdroje na dosiahnutie výsledku stretnutia?
- Kto môže byť proti implementácii akýchkoľvek riešení alebo smerovania?
Programy pre pravidelne plánované stretnutia
Nie každé stretnutie potrebuje na mieru vyvinutý program. Väčšina zamestnancov má pravidelne naplánované stretnutia pre svoje oddelenia alebo pracovné skupiny. Máte aj tímy a projekty, na ktorých sa podieľate.
Prebiehajúci projekt si nemusí vyžadovať novo vyvinutú agendu pre každé stretnutie, ale vášmu tímu dobre poslúži, ak k vášmu stretnutiu prijme štandardný prístup. Pravidelne plánované stretnutia zamestnancov sú rozdelené do troch segmentov, z ktorých každý má štandardné body programu:
Informačné položky
Napíšte všetky body programu, ktoré sú informatívne pre každé stretnutie. Manažér napríklad informuje skupinu o výsledkoch stretnutia vyššieho manažmentu.
Akčné položky
Zaraďte do programu všetky body, o ktorých očakávate, že ich skupina bude chcieť preskúmať na každom pravidelne plánovanom stretnutí. Napríklad výkonnosť podľa rozpočtu na časové obdobie a identifikácia úspor nákladov a neustále zlepšovanie, ktoré skupina plánuje dosiahnuť.
Plánovanie dopredu
Zaraďte do programu všetky body, ktoré chce skupina vopred naplánovať alebo sa na ne pripraviť. Napríklad krátkodobé ciele na nasledujúci mesiac alebo potreba asistencie spolupracovníkov pri nadchádzajúcich úlohách.
Ak budete postupovať podľa týchto pokynov pri vytváraní programu stretnutia, zvýšite pravdepodobnosť, že vaše stretnutie bude produktívnejšie.
Čo zahrnúť do programu stretnutia
Program pravidelne naplánovaného stretnutia vám môže pomôcť dosiahnuť požadované výsledky tým, že zahrnie niekoľko základných bodov:
- Rozcvička a pozdravy. Zvážte skratku ľadoborec podľa toho, ako často sa skupina stretáva. Dokonca aj na online stretnutí môžu byť účastníci dobre obsluhovaný ľadoborec.
- Preskúmajte účel stretnutia, program a očakávané výsledky a produkt.
- Skontrolujte, opravte (ak je to potrebné) a schváľte zápisnicu z predchádzajúceho stretnutia.
- Poskytnite vhodné informácie o oddelení a spoločnosti, ktoré tím potrebuje.
- Skontrolujte pokrok v akčných položkách, akčných plánoch a záväzkoch. Skontrolujte pokrok skupiny pri plnení cieľov.
- Diskutujte a rozhodujte o bodoch programu tohto stretnutia.
- Identifikujte ďalšie kroky.
- Identifikujte účel, výsledok a program nasledujúceho stretnutia.
- Na konci stretnutia by mal zapisovateľ skontrolovať záväzky, ktoré ľudia prijali počas stretnutia.
- Identifikujte akúkoľvek potrebnú pomoc od ľudí, ktorí nie sú v skupine, a priraďte účastníkom, aby nadviazali kontakt.
- Určite, kto mimo účastníkov stretnutia potrebuje vedieť čo, a rozhodnite sa, ako dosiahnete komunikáciu.
- Zápisnicu rozdajte do 24 hodín od stretnutia alebo ihneď, ak ich zapisovateľ urobil elektronicky.
Spodný riadok
Svoje online alebo osobné stretnutia môžete zefektívniť a s väčšou pravdepodobnosťou prinesú požadované výsledky, keď si vytvoríte podrobnú agendu. Program je výsledkom vášho disciplinovaného premýšľania o výsledkoch, ktoré chcete dosiahnuť. Program stretnutia je vonkajším prejavom vášho plánu a cieľov.
