Efektívna internetová a e-mailová politika, ktorá pomáha zamestnancom pochopiť čo sa od nich očakáva o tom, ako používajú svoje zariadenia na prácu, je pre zamestnávateľov a zamestnancov nevyhnutnosťou. Chcete pokračovať v zázname, aby ste definovali, čo môžu zamestnanci robiť z poskytnutej práce alebo zariadenia vlastnené zamestnancami ktoré používajú alebo zahŕňajú vaši zamestnanci, vaše pracovisko alebo vaša spoločnosť.
Keďže takmer 80 % ľudí v USA má prístup k sociálnym médiám, poradenstvo o tom, čo môžu zamestnanci povedať a zdieľať, sa stalo dôležitejším.Väčšine zamestnancov nevadia pokyny, pretože nechcú konať nevhodne alebo nevedomky prekročiť hranicu. Takže vývoj a spravodlivá, zrozumiteľná a rozumná politika spolu s dôkladným školením by malo byť najvyššou prioritou.
Zvážte použitie tejto vzorovej politiky pre internet a e-mail, aby ste svojim zamestnancom poskytli jasné pokyny o tom, čo predstavuje vhodné používanie internetu a e-mailu v práci. Prispôsobte si ho tak, aby vyhovoval potrebám vašej kultúry a prostredia, ktoré chcete zamestnancom v práci poskytnúť. Ak chcete mať istotu o zákonnosti vo vašej oblasti a vo vašom odvetví, obráťte sa na právnika.
Vzorová internetová a e-mailová politika pre zamestnancov
Používanie hlasovej schránky, e-mailu a internetu priradené k počítaču zamestnanca alebo telefón rozšírenia slúžia výlučne na účely podnikania spoločnosti. Niektoré pracovné povinnosti v spoločnosti vyžadujú okrem balíka produktov Microsoft Office aj prístup na internet a používanie softvéru.
Na prístup k dodatočnému softvéru a na jeho stiahnutie môžu používať internet iba osoby s náležitým oprávnením na firemné účely. Toto oprávnenie je vo všeobecnosti výhradné pre rozhodnutia, ktoré oddelenie informačných technológií (IT) robí v spojení s ľudskými zdrojmi.
Postup prístupu k softvéru
Softvér potrebný ako doplnok k balíku produktov Microsoft Office musí byť schválený vaším manažérom a stiahnutý oddelením IT. Ak potrebujete prístup k softvéru alebo webovým stránkam, ktoré momentálne nie sú v sieti spoločnosti, porozprávajte sa so svojím manažéra a poraďte sa s IT oddelením, aby ste vysvetlili, aké výnosy od spoločnosti očakávate produkt.
Všetky primerané požiadavky, ktoré sa nepovažujú za sieťové riziko, budú brané do úvahy. Účelom týchto zásad nie je obmedziť prístup zamestnancov k produktom, vďaka ktorým budete produktívnejší. Cieľom je skôr minimalizovať riziko pre sieť organizácie.
Vybavenie vlastnené spoločnosťou
Akékoľvek zariadenie alebo počítač vrátane, ale nie výlučne, stolových telefónov, smartfónov, tabletov, notebookov, stolné počítače a iPady, ktoré vám spoločnosť poskytuje, by ste mali používať iba pre spoločnosť podnikania. Majte na pamäti, že spoločnosť vlastní zariadenia a informácie o týchto zariadeniach. Ak z akéhokoľvek dôvodu opustíte spoločnosť, spoločnosť bude vyžadovať, aby ste zariadenie vrátili v posledný deň práce.
Počas prestávok a obeda môžete na prístup k akejkoľvek vhodnej internetovej stránke používať osobné elektronické zariadenia, ktoré nie sú pripojené k podnikovej sieti.
Používanie internetu
Používanie internetu v čase spoločnosti alebo pomocou zariadení vlastnených spoločnosťou, ktoré sú pripojené k podnikovej sieti, je oprávnené len na podnikanie spoločnosti. To obmedzuje možnosť narušenia bezpečnosti dôverných informácií spoločnosti.
Používanie internetu tiež vytvára možnosť kontaminácie nášho systému vírusmi alebo spywarom. Spyware umožňuje neoprávneným osobám mimo spoločnosti potenciálny prístup k firemným heslám a iným dôverným informáciám.
Odstránenie takýchto programov z podnikovej siete si vyžaduje, aby pracovníci IT investovali čas a pozornosť, ktorú je lepšie venovať technologickému pokroku. Z tohto dôvodu a na zabezpečenie správneho využívania pracovného času žiadame zamestnancov, aby obmedzili používanie internetu.
Okrem toho za žiadnych okolností nesmú byť počítače alebo iné elektronické zariadenia vlastnené spoločnosťou, vrátane zariadení vlastnených zamestnancom používané počas pracovného času spoločnosti na získanie, zobrazenie alebo oslovenie akéhokoľvek pornografického alebo inak nemorálneho, neetického alebo nesúvisiaceho internetu stránky. Ak tak urobíte, môže to viesť k disciplinárnemu konaniu vrátane ukončenie pracovného pomeru.
Sociálne médiá
Váš zamestnávateľ chápe, že súčasťou toho, čo robíte v sociálnych médiách, je dosah, ktorý získava nových zamestnancov a posilňuje značku našej spoločnosti. Mnohí zamestnanci majú dokonca v popise práce zodpovednosť za sociálne médiá, vrátane marketérov sociálnych médií, technickej podpory a náborových pracovníkov.
Váš zamestnávateľ tiež chápe, že vzťah našich zamestnancov k online svetu, v ktorom trávite čas 24 hodín denne, 7 dní v týždni, môže viesť k rozmazaniu pracovného času a času mimo pracovného času. Dôrazne vám odporúčame, aby ste počas pracovnej doby obmedzili používanie sociálnych médií na obsah súvisiaci s prácou a dosah.
Okrem toho máte zakázané zdieľanie akýchkoľvek dôverných alebo chránených informácií ktorá patrí spoločnosti alebo sa jej týka. Dôrazne vám odporúčame nezdieľať znevažujúce informácie, ktoré stavajú vašu spoločnosť alebo spolupracovníkov do nepriaznivého svetla.
Reputáciu a značku spoločnosti by mali chrániť všetci zamestnanci. Životy a činy vašich spolupracovníkov by sa nikdy nemali zdieľať online. Vezmite prosím na vedomie preferencie kolegov – napríklad získajte povolenie od tých, ktorí sú rodičmi, skôr ako použijete meno ich detí online.
Pri účasti na sociálnych médiách z pracovných zariadení alebo počas pracovnej doby, obsah sociálnych médií, ktorý diskriminuje akúkoľvek chránenú klasifikáciu vrátane veku, rasy, farby pleti, náboženstva, pohlavia, národnosti, zdravotného postihnutia alebo genetických informácií sú zakázané.
Zásadou našej spoločnosti je zahrnúť pod ochranu pred diskrimináciou aj sexuálne preferencie, rodovú identitu a váhu. Každý zamestnanec, ktorý sa zúčastní sociálnych médií a poruší tieto zásady, bude riešený podľa spoločnosti politiku obťažovania.
Používanie e-mailu v spoločnosti
E-mail je určený len na obchodné účely spoločnosti. Dôverné informácie o spoločnosti sa nesmú bez povolenia kedykoľvek zdieľať mimo spoločnosti. Taktiež nesmiete vykonávať osobné podnikanie pomocou firemného počítača alebo e-mailu.
Majte to na pamäti aj vtedy, keď uvažujete o preposielaní neobchodných e-mailov spolupracovníkom, rodine alebo priateľom. Neobchodné e-maily strácajú čas a pozornosť spoločnosti.
Za prezeranie pornografie alebo posielanie pornografických vtipov alebo príbehov e-mailom sa považuje sexuálne obťažovanie a budú riešené v súlade s našimi zásadami týkajúcimi sa sexuálneho obťažovania. Okamžité skončenie pracovného pomeru je najčastejším disciplinárnym opatrením, ktoré môže spoločnosť v týchto prípadoch podniknúť.
Diskriminačné e-maily
Akýkoľvek obsah e-mailov, ktorý diskriminuje ktorúkoľvek z vyššie uvedených chránených klasifikácií, je zakázaný. Každý zamestnanec, ktorý pošle e-mail, ktorý porušuje tieto zásady, bude riešený podľa zásad obťažovania.
Tieto emaily sú v spoločnosti zakázané. Odosielanie alebo preposielanie diskriminačných e-mailov bude mať za následok disciplinárne konanie, ktoré môže viesť k ukončeniu pracovného pomeru.
Spoločnosť vlastní e-mail zamestnanca
Majte na pamäti, že spoločnosť vlastní akúkoľvek komunikáciu odoslanú prostredníctvom e-mailu alebo uloženú na zariadení spoločnosti. Vedenie a ďalší oprávnení pracovníci majú právo kedykoľvek pristupovať k akémukoľvek materiálu vo vašom e-maile alebo na vašom firemnom počítači. Nepovažujte prosím vašu elektronickú komunikáciu, ukladanie alebo prístup za súkromné, ak sú vytvorené alebo uložené v pracovných systémoch.
Ak potrebujete ďalšie informácie o význame ktorejkoľvek z týchto správ, obráťte sa na svojho manažéra alebo personál ľudských zdrojov so žiadosťou o objasnenie.
