Skúsení projektoví manažéri a tí, ktorí pracujú vo veľkých spoločnostiach, budú mať softvér a účtovníkov, ktorí im pomôžu zostaviť rozpočty projektov. Ale čo ak nie? Ak sa pozeráte na prázdnu tabuľku alebo e-mail od sponzora projektu, ktorý vás žiada, aby ste dali dohromady financie na projekt, potom je tento článok určený práve vám.
Pozrieme sa na päť vecí, ktoré musíte urobiť, aby ste vytvorili základný rozpočet projektu.
Použite svoj zoznam úloh
Najprv si vezmite zoznam úloh projektu. Môžete mať aj štruktúru rozpisu práce, a ak ju máte, je najlepšie ju použiť. Ale zoznam úloh bude stačiť, pokiaľ bude komplexne pokrývať všetko, čo na projekte musíte urobiť.
Ak nemáte zoznam úloh, je čas si ho vytvoriť. Zapíšte si všetko, čo musíte urobiť, a veci, ktoré musíte postaviť, vyrobiť alebo dokončiť pred dokončením projektu. Nemusí to byť v žiadnom konkrétnom poradí, ale musí obsahovať všetko.
Nakoniec v tomto kroku premyslite nápady so svojím projektovým tímom, pretože určite existuje niečo, na čo ste zabudli. Mnoho hláv je lepších ako jedna!
Odhadnúť každý komponent
Teraz si prejdite zoznam a vypočítajte cenu každej položky. Napríklad úloha, ktorá hovorí, že „zorganizujte stretnutia na prediskutovanie požiadaviek“, môže zahŕňať získavanie a najímanie, rezervovanie zasadacích miestností alebo nákup zdrojov, ktoré potrebujete, ako je projektor alebo flipchart. Sú s tým spojené náklady, preto si nechajte vypracovať cenové ponuky na prenájom vašej izby a ostatného vybavenia a poznačte si to.
Urobte to pre všetko na zozname úloh, takže skončíte s cenou za každú položku. Niektoré projektové úlohy nemusia mať pripojenú cenu, a to je v poriadku.
Pridajte odhady dohromady
Potom pridajte všetky svoje odhady. Najjednoduchšie je to urobiť, ak vytvoríte zoznam položiek v tabuľke, do ďalšieho stĺpca pridáte náklady a potom sčítate stĺpec v spodnej časti. Nechajte tabuľku spočítať za vás! Stane sa vašou rozpočtovou tabuľkou.
Je dobré zoskupiť aj svoje náklady do kategórií, aby ste ľahko videli, kam ide väčšina peňazí. Použite kategórie ako „Spustenie projektu“, „Infraštruktúra“ alebo „Školenie“ – vyberte skupiny, ktoré v kontexte projektu niečo znamenajú.
Pridajte nepredvídané udalosti a dane
Bolo by skvelé, keby ste mali krištáľovú guľu a dokázali predpovedať tieto náklady so 100% presnosťou, ale pravdepodobne si nie ste istí svojou schopnosťou to urobiť! Tu prichádza na rad nepredvídaná situácia. Je to fond peňazí založený na tom, ako ste si istí, že ste odhadli správne. Netýka sa to žiadnej konkrétnej úlohy. Je to celkový „núdzový hrniec“ pre prípad, že by ste niečo pokazili alebo omylom niečo vynechali.
Ak neviete, koľko nepredvídaných udalostí pridať, použite 10 % z celkovej sumy, ktorú ste vytvorili v treťom kroku. Je to nevedecký odhad, ktorý používa mnoho projektových manažérov a ktorý vám v prípade potreby trochu ušetrí váš rozpočet.
Do tabuľky rozpočtu pridajte do spodnej časti riadok, ktorý hovorí „Nepredvídané udalosti“ a určuje percento, ktoré ste použili.
Nezabudnite pridať daň z predaja alebo iné dane, ktoré ešte nie sú explicitne zahrnuté v odhadoch jednotlivých riadkových položiek.
Všetko spočítajte a toto je vaša konečná suma rozpočtu.
Získajte schválenie
Posledná vec, ktorú musíte urobiť, je požiadať svojho manažéra alebo sponzora projektu, aby schválil váš rozpočet. Porozprávajte sa s nimi o tom, ako ste to poskladali a aké prvky tvoria váš celkový rozpočet.
To je všetko! Rozpočtovanie projektu je základnou zručnosťou projektového manažmentu a táto príručka vám pomôže začať vytvárať rozpočet projektu.
