Pozície kancelárskych asistentov možno nájsť vo všetkých odvetviach a zdieľajú veľký súbor zručností. Asistenti kancelárie sú niekedy známi ako sekretárky alebo administratívni asistenti, ale pomáhajú pri fungovaní kancelárie.
Či už kancelária patrí právnickej firme, lekárskej praxi, vzdelávacej inštitúcii alebo korporácii, potreby sú podobné: niekto musí archivovať záznamy, udržiavať plány a starať sa o rutinnú komunikáciu v mene ľudí, ktorí používajú kancelária.
Niektorí kancelárski asistenti pracujú na diaľku. Virtuálne asistentky zvyčajne pracujú z domu a vykonávajú úlohy, ktoré by normálne vykonával administratívny asistent alebo sekretárka.
Pracovné povinnosti asistenta v kancelárii
Aj keď sú pozície kancelárskych asistentov vo všeobecnosti navzájom podobné, práca je stále variabilná – mení sa zo dňa na deň, nie z kancelárie do kancelárie. Dnes môžete pôsobiť ako a recepčný, zajtra môže byť potrebná oprava tlačiarne a deň na to budete musieť preniesť celú kartotéku do cloudu. Na úspech budete potrebovať veľmi široký súbor zručností.
Asistenti v kancelárii patria medzi veľkých neospevovaných hrdinov obchodného sveta, pretože keď robíte svoju prácu správne, nikto si to nevšimne – zdá sa, že kancelária funguje sama. Niektorí ľudia si však užívajú rýchlu, no flexibilnú prácu, pocit, že sú stredobodom všetkého. Dobrá sekretárka si môže nájsť prácu takmer kdekoľvek, v akejkoľvek organizácii.
Najlepšie zručnosti asistenta v kancelárii
Tu sú niektoré z najlepších zručností, ktoré zamestnávatelia hľadajú pri najímaní kancelárskych zamestnancov.
Verbálne komunikačné zručnosti
Komunikácia je pre asistenta v kancelárii kľúčovou mäkkou zručnosťou. Budete musieť komunikovať so svojím nadriadeným, kolegami v kancelárii, odborníkmi, ktorým pomáhate, a možno aj s klientmi alebo ľuďmi v iných kanceláriách tej istej organizácie. Všetci pracujete ako tím a ste jeho hlavným komunikačným uzlom.
Každý deň musíte byť veselí, nápomocní, dobre informovaní, výreční a dobrými poslucháčmi.
- Odpovedať na telefóny
- Vzťahy s klientmi
- Komunikácia
- Presmerovanie telefónnych hovorov
- Prijímanie správ
- Smerovanie telefónnych hovorov
- Ústredňa
- Telefón
- Verbálna komunikácia
Písomné komunikačné zručnosti
Väčšina kancelárskych asistentov veľa píše. Môžu písať poznámky, vypĺňať formuláre alebo navrhovať listy alebo e-maily. Niektorí vytvárajú obsah pre webovú stránku spoločnosti alebo upravujú text pre iných. Jasná, profesionálna písomná komunikácia je nevyhnutnosťou.
- Korešpondencia
- poštové zásielky
- Písanie
- Spracovanie textu
- Písomná komunikácia
Priateľskosť
Kancelársky asistent môže byť prvou osobou, ktorú klient uvidí pri vstupe do kancelárie. Ak je hlavný obyvateľ kancelárie momentálne mimo, asistent kancelárie môže byť jedinou osobou, s ktorou návštevník komunikuje. Musíte byť pripravení pozdraviť každého návštevníka úsmevom a milým slovom a pomôcť mu s čímkoľvek, čo bude potrebovať. Dobré medziľudské zručnosti sú teda nevyhnutnosťou.
- Zákaznícky servis
- Usmerňovanie návštevníkov
- Flexibilné
- Priateľský
- Pozdravte hostí
- Medziľudské
- Kladný postoj
- Spoľahlivosť
- Vitajte Návštevníci
Technologické zručnosti
Za starých čias sekretárky veľa písali na stroji. Doba sa zmenila a technológia tiež, no aj tak môžu kancelárski asistenti očakávať, že strávia veľa času pred klávesnicou. Namiesto písacieho stroja sa budete musieť orientovať v rôznych softvérových aplikáciách. Vedieť, ako urobiť nejakú ľahkú technickú podporu a ako opraviť odolnú tlačiareň, tiež nie je na škodu.
- Počítač
- Google Dokumenty
- disk Google
- Formuláre Google
- Tabuľky Google
- Prezentácie Google
- Gmail
- internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Slack
- Technológia
- Video konferencia
- Zoom
Organizácia
Asistenti v kancelárii musia byť mimoriadne organizovaní, aby mohli efektívne žonglovať s mnohými úlohami. Budete musieť pomôcť udržať organizáciu aj ostatným ľuďom, od udržiavania kalendárov až po udržiavanie poriadku v kancelárii.
- Administratívna podpora
- Schôdzky
- Fakturácia
- Kalendáre
- Úradnícka
- Vkladanie dát
- Doručovanie pošty
- Elektronické podanie
- Prehľady výdavkov
- Podanie
- Prevádzka recepcie
- Manipulácia s peniazmi
- Kancelárske povinnosti
- Kancelárska technika
- Inventár kancelárskych potrieb
- Kancelárske potreby
- Office Support
- Organizácia
- Papierovačky
- Doprava
Zručnosti na riešenie problémov
Riešenie problémov alebo zručnosti kritického myslenia sú dôležité pre každého asistenta v kancelárii, pretože často budete osobou, ku ktorej ostatní prídu s otázkami alebo problémami.
- Koordinovať kancelárske činnosti
- Stretnutia
- Zručnosti na riešenie problémov
- Odpovedať na otázky
- Plánovanie
- Skríning a usmerňovanie hovorov
- Tabuľky
- Tímová práca
- Time Management
- Cestovné poriadky
Príklady životopisu a sprievodného listu
Pozrite si príklady životopisov a motivačných listov a získajte šablóny na stiahnutie pre rôzne pracovné pozície:
- Pokračovanie administratívneho asistenta
- Sprievodný list administratívneho asistenta
- Obnovenie osobného asistenta
- Recepčný životopis
- Sprievodný list recepčného
- Príklady životopisov
Ako predviesť svoje zručnosti
- Názvy týchto zručností fungujú ako kľúčové slová, preto ich pri písaní životopisu používajte čo najviac.
- Rovnaké kľúčové slová môžete použiť vo svojom sprievodnom liste. Zamerajte sa konkrétne na tie, na ktorých vášmu budúcemu zamestnávateľovi najviac záleží.
- Uistite sa, že máte aspoň jeden príklad času, kedy ste preukázali zručnosti z každej kategórie, pripravený na zdieľanie s anketármi.
