Odpovedať na žiadosť o kontrolu referencie je ošemetná záležitosť. Strach z odvety a žalôb bránia mnohým zamestnávateľom vôbec reagovať. Tieto odporúčania vám pomôžu primerane reagovať na žiadosti o kontrolu referencií a zároveň chrániť oprávnené záujmy vašej spoločnosti a vašich súčasných zamestnancov. Pozrite sa, čo robiť.
Postupujte podľa zavedených zásad kontroly referencií vašej spoločnosti
Po prvé, mnohé spoločnosti žiadajú, aby manažéri posielali písomné žiadosti o referencie oddeleniu ľudských zdrojov. Ak manažérsky referencia je pozitívna, môžete však súhlasiť s tým, aby vedúci poskytol ústne odporúčanie priamo zamestnávateľovi.
Všetko, čo je zaslané v písomnej forme, by malo pochádzať z oddelenia ľudských zdrojov alebo personál oddelenia ľudských zdrojov by mal skontrolovať, či je odpoveď konzistentná a chráni najlepšie záujmy spoločnosti. Bežný formát kontroly referencií vás žiada o poskytnutie týchto informácií o bývalom zamestnancovi.
- Pracovný názov a príležitostne aj pracovné povinnosti,
- Konečný plat,
- Termíny zamestnania,
- Poskytuje kontrolný zoznam, ktorý žiada bývalého zamestnávateľa, aby zoradil charakteristiky ako „tímová práca“ a „spoľahlivosť“ a
- Pýta sa, či má bývalý zamestnanec nárok na opätovné prijatie do vašej organizácie.
Túto dokumentáciu je najlepšie ponechať na oddelení ľudských zdrojov – požiadajte personál oddelenia ľudských zdrojov, aby skontroloval akúkoľvek písomnú odpoveď, o ktorej uvažujete. Neodpovedajte na otázky, ktoré vás žiadajú, aby ste číselne ohodnotili bývalého zamestnanca v akomkoľvek aspekte jeho práce alebo pracovných vlastností.
Číselné hodnotenia nie sú porovnateľné založené na akomkoľvek spoločnom význame definície termínu, ani význam čísel na číselnej škále nie je v týchto formulároch definovaný. Preto je v najlepšom prípade chybná komunikácia. V najhoršom prípade to môže poškodiť pracovné vyhliadky vášho bývalého zamestnanca.
Uistite sa, že zamestnanec má v evidencii podpísané oprávnenie
Po druhé, skontrolujte, či je podpis bývalého zamestnanca, ktorý oprávňuje kontrolu referencie, na papieri zaslanom žiadajúcou spoločnosťou. Bez súhlasu podpisu bývalého zamestnanca by ste o zamestnancovi nemali poskytovať žiadne informácie.
Príležitostne odchádzajúci zamestnanec zanechá podpísaný formulár povolenia na kontrolu referencie vo svojom zamestnaneckom spise. K tomu dôjde len vtedy, ak si zamestnanec nenašiel novú prácu – čo je pre väčšinu zamestnancov, ktorí odídu zo súčasného zamestnania, neobvyklé.
Odpovedzte na žiadosť o kontrolu referencie s kladnou referenciou
Ak manažér môže s malými výhradami odporučiť bývalého zamestnanca, po konzultácii s personálnym personálom môže manažér vrátiť hovor žiadajúcemu zamestnávateľovi. Pri odpovedi na telefonický hovor by sa manažér mal uistiť, že podpis zamestnanca, ktorý oprávňuje kontrolu referencie, je v evidencii oddelenia ľudských zdrojov pred vrátením hovoru.
Keď bol bývalý zamestnanec dobrým zamestnancom a odišiel z vašej spoločnosti za dobrých podmienok (možno sa manželský partner presťahoval a vzdialenosť sa nedala meniť), chcú poskytnúť bývalému zamestnancovi pomoc nájsť si novú pozíciu.
Alebo vás možno použil ako referenciu zamestnanec, ktorý sa vám raz hlásil, aj keď nie naposledy. Ak máte pozitívne komentáre o zamestnancovi, môžete potenciálnemu zamestnávateľovi odpovedať pozitívnymi komentármi, ktorými môžete prispieť.
Referenčné kontrolné otázky, ktorých sa nechcete dotýkať
Odpovedzte iba na otázky, na ktoré ste ochotní odpovedať, ak dostanete telefonický hovor alebo dokument so žiadosťou o referenciu. Manažér by mal hovoriť len o tých oblastiach zručností a skúseností zamestnanca, o ktorých má priame znalosti. Existuje niekoľko otázok, na ktoré by manažér nemal odpovedať:
Príklad otázky:
Predpovedajte, či bude váš bývalý zamestnanec úspešný na pozícii, pre ktorú sa o ňom uvažuje. (Máte niekto krištáľovú guľu?) Na túto otázku nemôžete odpovedať. Aj keď pozícia znie podobne, nemôžete predvídať spolupracovníkov, kultúru zamestnávateľa, ich vzťah so zákazníkmi alebo nespočetné množstvo faktorov, ktoré pomáhajú zamestnancovi uspieť – alebo nie.
Dobrá odpoveď:
Keď zamestnanec pracoval pre mňa na svojej pozícii v mojej spoločnosti, bol silným prispievateľom, ktorého práca bola ocenená.
Príklad otázky:
Aké boli slabé stránky zamestnanca?
Dobrá odpoveď:
Nemal žiadne slabé stránky, ktoré by stálo za zmienku a ktoré by ovplyvnili ich schopnosť vykonávať prácu, keď pre mňa pracoval.
Príklad otázky:
Prečo zamestnanec odišiel z pozície, na ktorej sa vám hlásil?
Dobré odpovede:
- Hľadal zvýšenú zodpovednosť a doplnenie vedomostí o našej spoločnosti a produktoch, príp
- Odišiel z našej organizácie z osobných dôvodov, ktoré boli pre nich dôležité.
Toto sú druhy referenčné kontrolné otázky potenciálny zamestnávateľ sa vás opýta, či vrátite telefonický hovor na kontrolu referencie.
Odpovedzte na žiadosť o kontrolu referencie: Nie je pozitívny
Ak zamestnanec opustil vašu spoločnosť pod mrakom, či už zamestnanec sa nehodili do ich práce, neprispievajúci zamestnanec z iných dôvodov alebo nezvládnuteľný, postúpte hovor alebo formulár pracovníkom ľudských zdrojov na štandardnú odpoveď.
Niekedy sa okolo odchodu zamestnanca z vašej spoločnosti vyskytnú nezvyčajné okolnosti. Možno zamestnanec pozeral pornografiu na svojom počítači – áno, požiadal svojho riaditeľa ľudských zdrojov, aby slúžil ako jedna z jeho referencií. Iný bývalý zamestnanec sa mohol vyhrážať násilím alebo spáchať násilný čin, keď bol zamestnaný vo vašej firme.
Aj keď títo bývalí zamestnanci len zriedka uvádzajú vašu spoločnosť ako referenciu, buďte pripravení. Tieto výzvy by mali byť zaslané pracovníkom HR na štandardnú odpoveď.
Je tu však upozornenie. Pred odpoveďou sa porozprávajte so svojím právnikom na akúkoľvek referenčnú kontrolu o potenciálne násilnom zamestnancovi. Ak sa vám nepodarí odhaliť násilné správanie potenciálnemu zamestnávateľovi a bývalý zamestnanec sa dopustí násilia konať počas zamestnania u nového zamestnávateľa, vaša spoločnosť môže byť zodpovedná za to, že to neprezradí informácie. Preto sa poraďte so svojím právnym zástupcom za akýchkoľvek neobvyklých okolností, za ktorých ste sa rozišli so zamestnancom.
Keď bývalý zamestnanec požiada o všeobecný referenčný list
Dať bývalým zamestnancom všeobecný referenčný list sa neodporúča ako dobrá politika. Ak raz dokument existuje, žije navždy. Potenciálni zamestnanci poskytli HR kancelárie kópie listov ktoré boli 10 a 20 rokov neaktuálne, niekedy sotva čitateľné z viacerých fotokópií.
Po určitom čase – nemáte ani potuchy, akým zamestnancom sa stal váš bývalý zamestnanec – pokiaľ nie je tou vzácnou výnimkou, ktorá s vami zostáva v kontakte. A nikdy neviete, ako zamestnanec použije váš list alebo ako budú vaše slová interpretované potenciálnymi zamestnávateľmi. Prijmite politiku, v ktorej sa uvádza, že manažéri nikdy neposkytujú písomné, všeobecné referenčné listy.
Informujte bývalého zamestnanca, že vaša spoločnosť rada poskytne potvrdenie o zamestnaní z oddelenia ľudských zdrojov konkrétnym zamestnávateľom, ktorí sa priamo pýtajú.
Záverečné úvahy o odpovedi na žiadosť o kontrolu referencie
Len málo zamestnancov si dáva za cieľ zlyhať v práci. Zamestnanci však zlyhávajú a spoločnosti a zamestnanci sa rozchádzajú. Majte na pamäti, keď vás požiadajú o referenciu, že každý bývalý zamestnanec si zaslúži príležitosť začať odznova – bez ohľadu na podmienky, za ktorých sa rozišli s vašou organizáciou.
Možno sa bývalý zamestnanec nehodil na pozíciu, ktorú zastával vo vašej spoločnosti. Vaša firemná kultúra mohlo dôjsť k úplnému nesúladu s potrebami zamestnanca. Zamestnanec mohol mať a odlišný pohľad na požiadavky jeho práce od jeho šéfa. Možno sa jeho osobný život a manželstvo rozpadli počas jeho pôsobenia vo vašej firme.
Nikdy neviete všetky detaily a dôvody prečo zamestnanec zlyhá alebo ide ďalej. S vysokovýkonným zamestnancom, ktorého ľutujete, že ste stratili lepšiu prácu, presťahovanie rodiny cez krajinu alebo vysnívanú príležitosť, je to jednoduché. S okrajovým interpretom je to ťažšie.
Buďte úprimní alebo poskytnite minimálne informácie. Nerobte predpovede úspechu z krištáľovej gule ani neposkytujte číselné hodnotenia a hodnotenia pre nedefinované výrazy. V prípade potreby uveďte minimálne informácie, ktoré popisujú výkon bývalého zamestnanca. Vždy, keď je to možné, dajte zamestnancovi prestávku a porozprávajte sa s budúcim zamestnávateľom.
Spodný riadok
Nedávne údaje týkajúce sa kontroly referencií ukázali, že zamestnávatelia berú kontrolu referencií veľmi vážne. Ako uvedený na webovej stránke Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM)., prístup 6-26-19, „V správe HR.com z roku 2018 sponzorovanej Národnou asociáciou preverovateľov pozadia (NABS) 95 % opýtaných zamestnávateľov uviedlo, že používajú jeden alebo viac typov preverovania pracovného prostredia." Kedykoľvek je to možné, doprajte svojim bývalým zamestnancom prestávku – keď tak môžete urobiť s dobrým svedomie.
