Programový manažment je odmeňujúca a dobre platená kariérna voľba, ale môže to byť aj náročná úloha. Ak ste práve dostali svoju prvú prácu programového manažmentu alebo chcete vedieť, či by ste mali prejsť na kariéru programového manažmentu, je dôležité pochopiť, čo táto kariéra znamená. Zvážte týchto 10 vecí, o ktorých by si mal byť vedomý každý nový programový manažér pred začatím roly programového manažmentu.
Programový manažment sa líši od projektového manažmentu
Či už ide o otvorenie novej kancelárie, spustenie novej aplikácie alebo výstavbu olympijského štadióna, projekty majú jasný súbor cieľov a časovú os. Programový manažér však môže dohliadať na viacero projektov naraz a každý môže mať svoj vlastný projektový tím a projektového manažéra. Programy prinášajú organizácii niečo hodnotné v priebehu času a vyvíjajú sa, ako napredujú.
Riadenie programu
Široký rozsah a časový rámec
Viaceré projekty naraz
Vyvíjajte sa v priebehu času
Viesť k transformácii podnikania
Projektový manažment
Definovaný začiatok, stred a koniec
Plánujte prácu a zdroje
Kontrolný proces
Dosiahnuť jasný cieľ
Očakávajte neistotu
Programy sú vo svojej podstate neisté. Aj keď možno viete, aký je celkový obraz, je to len vyhlásenie o vízii, keď začínate. Presná cesta, ako sa tam dostať, a aké projekty budú potrebné počas dlhšieho časového obdobia, je niečo, čo musíte vypracovať za pochodu.
Začnete s podrobným plánovaním toho, čo viete, a vytvoríte si obraz o tom, ako riešiť zvyšok, keď sa priblížite. Postupne predlžujte svoje plánovacie a doručovacie horizonty, až kým nebudete môcť ísť ďalej.
Zablokujte si čas v pravidelných intervaloch, aby ste mohli plánovať ďalšie kroky. Túto príležitosť môžete využiť aj na to, aby ste sa uistili, že ste stále na ceste k poskytovaniu obchodnej hodnoty.
Pozor na vyhorenie
Zatiaľ čo projekt môže byť dokončený približne za rok, programy sa môžu naťahovať – zdanlivo na neurčito.
Programoví manažéri musia chrániť svoje tímy pred vyhorením. Nemôžete pracovať pri maximálnej rýchlosti donekonečna, preto zabezpečte, aby vaši zamestnanci mali primerané prestoje.
To by malo zahŕňať obdobia pokojnejšieho času v práci s menším počtom výstupov a primeraný čas mimo kancelárie na dovolenku.
Starostlivo spravujte nemocenskú dovolenku, sledujte svoje správy o nadčasoch a buďte opatrní, aby ste sa cítili dobre tím je prvoradý, ak chcete znížiť opotrebovanie a udržať si talentovaných ľudí po celý život program.
Ovládajte tempo
Pri dodávaní programu, ktorý má vzdialený dátum dokončenia, musíte riadiť tempo práce. Je ťažké udržať dynamiku počas niekoľkých rokov, takže vašou úlohou ako programového manažéra je žonglovať s prioritami a projektmi tak, aby sa pravidelne poskytovali merateľné výstupy.
Skombinujte rýchle výhry a stabilný pokrok smerom k väčším cieľom.
Skombinujte rýchle výhry a stabilný pokrok smerom k väčším cieľom.
To pomáha tímu vidieť, že sa posúvate vpred, a zaisťuje, že existuje niekoľko krátkodobých príbehov o úspechu, ktoré môžete zdieľať, aby ste udržali motiváciu na vysokej úrovni. Napokon pomáha investorom a výkonným manažérom vidieť, že sa dosiahol pokrok.
Vyškolte svoj tím na úspech
Programy často prinášajú niečo nové, jedinečné alebo transformačné pre organizáciu. Jednou z výziev práce na takýchto iniciatívach je, že pravdepodobne nemáte interné zručnosti, aby ste mohli dokončiť všetky požadované úlohy a projekty. To je v poriadku a dá sa to očakávať.
Vašou úlohou ako nového programového manažéra je zabezpečiť, aby ste mohli zvyšovať kvalifikáciu, rekvalifikovať a rozvíjať ľudí, ktorých máte, aby ste mohli spoločne riešiť všetky požiadavky na zdroje.
Môžu existovať oblasti, v ktorých potrebujete určitý zdroj iba na obmedzené obdobie. Napríklad nebudete trénovať jedného zo svojich zamestnancov, ako riadiť vysokozdvižný vozík, ak je to zručnosť, ktorú potrebujete len jeden týždeň. Ak však meníte spôsob riadenia online prítomnosti vašej spoločnosti, bolo by to cenné mať interné zručnosti v oblasti vývoja webových stránok spolu s určitými odbornými znalosťami o sociálnych médiách alebo vyhľadávačoch optimalizácia. Sú to zručnosti, na ktoré sa bude firma spoliehať z dlhodobého hľadiska.
Rozhodnite sa o tom, ktoré z nich musíte mať zakotvené v tíme a ktoré by ste mali zadať externe, potom zabezpečte svoje program môže poskytnúť školiace a náborové úlohy potrebné na to, aby ste boli pripravení riadiť výstupy pri realizácii každého projektu.
Riadenie je komplexnejšie
Ak ste prišli z prostredia projektového manažmentu, potom vás riadenie nebude prekvapením. Je to spôsob, akým sa organizujú a kontrolujú projektové a programové štruktúry, aby sa zabezpečilo, že sa rozhodovanie uskutoční správnym spôsobom a že sa na ňom budú podieľať správni ľudia. Je dôležité zabezpečiť, aby práca napredovala spôsobom, ktorý zodpovedá celkovému obchodnému prípadu, a pomáha ľuďom udržiavať zodpovednosť.
Riadenie je spôsob, akým môže kancelária projektového manažmentu a vedúci pracovníci zabezpečiť, že program je na dobrej ceste k poskytovaniu výhod.
Riadenie poskytuje formálny spôsob ukončenia projektov alebo celého programu, ak sa dá preukázať, že tieto výhody sa už nebudú dosahovať.
Riadenie je zložitejšie v prostredí programu ako v prostredí projektu. Projektové rady a riadiace skupiny majú zvyčajne členstvo na výkonnej úrovni. Dá sa to očakávať, pretože konečným výsledkom programu je zvyčajne transformácia podniku.
Plánovanie je ťažšie
Projektoví manažéri, ktorí sú zapojení do programu, zvyčajne zostavia svoje projektové plány. Potom sa stretne tím programového manažmentu – pod vaším vedením ako programového manažéra – a plány sú integrované.
To sa ľahšie povie, ako urobí. Vyžaduje si to identifikovať závislosti medzi projektmi a projektovými úlohami. Núti vás pozrieť sa na požiadavky na zdroje pre celý program a žonglovať s aktivitami tak, aby vyhovovali dostupnosti kľúčových ľudí.
Po vytvorení plánu integrovaného programu ho môžete sledovať v Ganttovom diagrame alebo inom softvérovom nástroji. Keďže vaši projektoví manažéri sledujú svoje projekty v reálnom čase, budete musieť vykonať úpravy programového plánu, pričom každého informuje o zmenách a vysvetlí, čo to znamená pre ich oblasti práca.
Neplánujte každý riadok
Ako programový manažér sa pri podrobnom plánovaní spoliehate na svojich projektových manažérov. Nie je praktické ani žiaduce, aby ste sledovali program s tisíckami úloh.
Potrebujete zhrnutý pohľad na projekty na vysokej úrovni s dostatočnými podrobnosťami, aby vám ukázal, či niečo bude mať vplyv na úrovni programu.
Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je pomocou špeciálnych softvérových aplikácií. Pokúšať sa spravovať váš multimiliónový program na základnej tabuľke by bolo príliš náročné.
Delegát, delegát, delegát
Nech ste akokoľvek dobrí v delegovaní, byť v pozícii programového manažmentu znamená, že sa v tom musíte ešte zdokonaliť.
Dobrou správou je, že by ste mali mať tím projektových manažérov a dokonca by ste mohli mať špecializovanú kanceláriu pre riadenie programu na podporu vašej transformačnej zmeny.
Na programe je veľa práce a jeho nastavenie tak, aby sa zabezpečilo, že sa všetky pohyblivé časti pohybujú spolu v správnom čase, je obrovské úsilie. Nemôžete to urobiť sami a nemali by ste to skúšať. Zistite, koľko času potrebujete na spustenie programu, a potom sa uistite, že máte tím, ktorý vás bude podporovať.
Ak nemáte nikoho vo svojej kancelárii správy programu, požiadajte niekoho, aby bol pridelený do tímu správy programu ako druhá zodpovednosť. Je toho veľa, čo môžu robiť. Napríklad, niekto v úlohe koordinácie projektu by mal perfektnú pozíciu na to, aby zabezpečil koordináciu požadovanú na úrovni programu, čo vám umožní zapojiť sa do strategických úloh.
Nebojte sa konfliktov
Programy majú veľa reťazcov. Od projektov s náročnými zainteresovanými stranami až po zdanlivo nedosiahnuteľné termíny, každý deň vám poskytne príležitosti na konflikt. Dávajte si pozor na veci, ktoré narúšajú výkon projektu, a buďte pripravení zakročiť, keď bude potrebné zabrániť konfliktnej situácii skôr, ako začne.
