Spôsob, akým je vaša organizácia štruktúrovaná, ovplyvňuje to, ako riadite a spúšťate projekty. Môže to ovplyvniť aj to, akú autoritu a dosah máte na vykonávanie svojej práce projektového manažéra.
Existujú tri spoločné organizačné štruktúry a projektoví manažéri pracujú vo všetkých: funkčná, projektová a maticová. Poďme sa pozrieť na výhody a nevýhody každého z nich, aby ste vedeli, proti čomu stojíte, keď sa pripojíte k novej štruktúre.
Funkčná organizačná štruktúra
Vo funkčnej organizačnej štruktúre pracuje projektový manažér a všetky zdroje v tej istej divízii spoločnosti, ako je oddelenie predaja a marketingu. Vo všeobecnosti má funkčný manažér väčšiu právomoc ako projektový manažér.
Výhody
Funkčná štruktúra vám ako projektovému manažérovi dáva najmenší výkon, no ponúka množstvo ďalších výhod:
- Funguje to dobre pre malé tímy a malé projekty, pretože funkcia má plnú kontrolu nad členmi tímu a inými potrebnými zdrojmi.
- K odborníkom, ktorých potrebujete, máte jednoduchý prístup, pretože sa nachádzajú v rovnakej funkčnej oblasti.
- Je rýchle spojiť všetkých, aby vyriešili problémy súvisiace s projektom.
- Môžete obmedziť nástroje projektovej komunikácie, ktoré potrebujete použiť, pretože tím je relatívne malý a jednoduchý.
- Často získate nadšených členov tímu, ktorí majú záujem pracovať na projekte, pretože im poskytuje kariérne príležitosti. Projektová práca môže byť skvelým spôsobom, ako motivovať váš tím.
- Ak odovzdávate projekt funkčnému tímu, bude to práve funkčný tím, v ktorom pracujete, čo môže uľahčiť uzatvorenie projektu.
Nevýhody
Hoci má táto štruktúra množstvo výhod, zvážte aj niektoré nevýhody:
- Práca prebieha v sile, čo môže znamenať, že nemáte prístup k ľuďom mimo vašej funkčnej divízie.
- Ľudia v projektovom tíme môžu byť viac lojálni k svojmu oddeleniu alebo manažérovi tímu ako k svojej práci na projekte, čo môže spôsobiť konflikty.
- Veľký projekt môže skončiť s funkčným projektovým manažérom pre každú funkciu. Ak všetci projektoví manažéri nespolupracujú harmonicky, môže to viesť k prepadnutiu práce.
- Funkčná práca môže byť izolujúca v tom, že nemáte príležitosť nadviazať širokú sieť so spoločnosťou. Udržať strategické zameranie môže byť ťažšie.
Organizačná štruktúra projektu
Vyhradené tímy sú zostavené na prácu na projektoch v organizačnej štruktúre projektu. Projektový manažér má pravdepodobne zodpovednosť za líniové riadenie za členov projektového tímu. Príklady zahŕňajú veľké stavebné budovy, ale aj podnikové iniciatívy, ktoré si vyžadujú špecializovaný tím. Projektový manažér má konečnú právomoc, zodpovedá sponzorovi projektu a rade projektu. Jednotlivci v tíme pracujú priamo pre projektového manažéra.
Výhody
Zjavnou výhodou projektovej štruktúry je, že máte väčšiu kontrolu nad tímom, ale existujú aj ďalšie výhody:
- Tímy môžu mať silný zmysel pre identitu. Je to najjednoduchšia štruktúra, v rámci ktorej možno vytvoriť silnú tímovú kultúru.
- Celý tím sa zameriava na ciele tímu, takže existuje konflikt lojality s každodennou prácou ľudí pracujúcich na projekte. Ich každodennou prácou je projekt.
- Zdroje sú venované projektu, takže plánovanie práce je oveľa jednoduchšie. Budete vedieť, keď budú členovia tímu k dispozícii a nehrozí, že budú v krátkom čase odvolaní na prácu ako obvykle pre iného manažéra.
- Projekty spustené v tejto štruktúre sú skvelým prostredím na zlepšenie vašich zručností projektového manažmentu, ako aj technických vodcovských zručností.
Nevýhody
So štruktúrou projektu sa pracuje najjednoduchšie, ale stále má určité nevýhody:
- Mať tím venovaný jednému projektu je drahý záväzok. Zvykne byť možnosťou len pri veľkých projektoch.
- Ak odstránite ľudí z ich funkčných pracovných miest, môže byť pre nich ťažké vrátiť sa späť, najmä ak je projekt dlhý. Práca na projekte vás naťahuje, takže návrat k predchádzajúcej úlohe po práci v multidisciplinárnom prostredí na novom, náročnom projekte nie je pre mnohých ľudí príťažlivá. Riadenie prechodu tímu, keď ukončíte projekt, sa tak stáva ešte dôležitejším.
- Zatvorenie projektu môže niekedy znamenať stratu zamestnania, ak sa podnik posunul ďalej a iná rola pre vás nie je dostupná.
- Špecializované tímy zo svojej podstaty vysávajú zdroje, aby mohli pracovať len na jednej veci. Môžu obmedziť počet projektov, ktoré môže spoločnosť robiť naraz, najmä ak rôzne projekty vyžadujú rovnaké zručnosti.
- Projektoví manažéri v tomto type štruktúry vykonávajú líniový manažment aj pre svoje tímy, čo znamená, že míňajú čas a úsilie na úlohy ľudských zdrojov, ktoré by ste nemuseli robiť v iných štruktúrach. Ak vás baví tento prvok práce s ľuďmi, tento faktor by mohol byť výhodou.
Maticová organizačná štruktúra
Treťou možnosťou je maticová štruktúra. Zdroje sa zdieľajú v rámci bežnej práce a projektovej práce. Môže to znamenať dvoch manažérov alebo „bodkovanú“ zodpovednosť voči projektovému manažérovi, ako aj voči tímovému manažérovi. Štruktúra funkčnej riadiacej línie je zvyčajne na mieste ako prvá a projektový manažér vezme bodkovanú čiaru.
Táto štruktúra rozdeľuje moc a autoritu medzi manažéra funkčného alebo divízie tímu a projektového manažéra. Svoje vyjednávacie schopnosti budete musieť využiť naplno.
Výhody
Maticové štruktúry sú veľmi bežné, pretože umožňujú manažérom flexibilne sa rozhodovať o tom, ako ľudia trávia svoj čas. V určitom bode svojej kariéry budete pravdepodobne pracovať v maticovom prostredí. Výhody tejto štruktúry sú:
- Zdroje sa využívajú efektívne a môžu sa podľa potreby presúvať medzi projektmi.
- Môžete pracovať na mnohých rôznych veciach, niekedy paralelne – aj keď tento bod možno považovať aj za nevýhodu.
- Tímy a jednotlivci môžu byť veľmi pohotoví. Ak príde nový projekt, ktorý musí mať prioritu, je dosť ľahké sa otočiť a zrazu sa sústrediť na niečo iné. Nemôžete to urobiť ľahko v štruktúre projektu, ktorej rozpustenie a preskupenie trvá dlhšie.
- Štruktúra vyžaduje, aby všetci používali rovnaký životný cyklus a metodiku riadenia projektov, takže prechod medzi projektmi je jednoduchý. Ľudia sa môžu pripojiť k projektovému tímu s relatívne malou potrebou onboardingu, keď sú terminológia a procesy bežné.
Nevýhody
Rovnako ako všetky nastavenia, aj toto má svoje úskalia. Napriek tomu, že ide o bežnú štruktúru, len málo moderných pracovísk vyriešilo problémy s preťažením. Dať jednotlivcom príliš veľa práce môže byť jednoduché, ak nemáte zavedené systémy na riadenie a monitorovanie celého ich pracovného zaťaženia. Ďalšie nevýhody sú:
- Konflikt medzi projektmi je bežný, pretože môžete bojovať o rovnaké zdroje ako iný projekt.
- Iný projekt mohol vyčleniť najlepšie zdroje – najvhodnejších ľudí so správnymi zručnosťami – alebo ich priamy nadriadený nesprístupnil pre prácu na projekte.
- Medzi bežnými úlohami a projektovou prácou pre jednotlivcov môže nastať určitý konflikt, najmä ak im obaja manažéri dávajú rôzne priority.
- Zdroje môžu mať konflikt o tom, akým smerom sa uberú vo svojej budúcej kariére. Aj keď možno viete, že chcete zostať v projektovom manažmente, môžete mať možnosť postúpiť do vyššej funkčnej roly alebo roly viac orientovanej na projekty. Ale mať veľa kariérnych možností je dobrá vec, aj keď to robí ťažké rozhodnutia.
Organizačná štruktúra, ktorá perfektne funguje pre všetku bežnú prácu, nie vždy funguje pre projekty a musíte sa riadiť v rámci prostredia, v ktorom pracujete. Získanie skúseností v každej z týchto štruktúr je dobrý nápad, aby ste ich mohli zažiť na vlastnej koži. Pomôže vám rozhodnúť sa, ktoré prostredie vám najviac vyhovuje a vyhovuje vašim schopnostiam a preferenciám. Potom sa môžete informovane rozhodnúť, ak máte možnosť rozhodnúť o svojom budúcom pracovnom prostredí.
Pochopenie výhod a nevýhod organizačnej štruktúry každého projektu vám dáva šancu zistiť, kde najlepšie je venovať svoj čas a vplyv, aby ste zo svojho tímu vyťažili maximum a pomohli vášmu projektu dokončiť úspešne.
