Projektoví manažéri trávia veľa času tvorbou plánov a stanovovaním cieľov tímu. Sponzori, zainteresované strany a tímy potom trávia veľa času vykonávaním zmien rozsahu práce a procesu zavádzania. Mať jasné, ľahké proces riadenia zmien na mieste a upriamený pohľad na väčší obraz, aj keď sa niektoré detaily posunú, výrazne povedie k tomu, že projekt bude napredovať a umožní vám zachovať si chladnú hlavu.
Prijmite, že zmena nastane
Zmeny sa dejú prakticky v každom bode životný cyklus projektového manažmentu. Uvedomenie si, že zmeny sú nevyhnutné – skutočne často prospešné – časti procesu umožňujú najlepším projektovým manažérom prijať agilnejšie prístupy k plánovaniu a realizácii. Najrýchlejším spôsobom, ako ich udržať, je mať zavedené stratégie na efektívne riešenie zmien, keď nastanú každý sa pozerá na cenu, dokonca aj napriek tomu, čo sa niekedy môže zdať neustálymi zmenami smer.
Definovaný, štruktúrovaný proces riadenia zmien je vašou realizačnou príručkou; vaša stratégia „biblia“. Definuje pre vás, ako najlepšie reagovať ako líder na návrhy – dokonca aj požiadavky – na zmenu v rámci procesu rozvoja. Pomôže vám elegantne a s istotou orientovať sa v niekedy sporných oblastiach spolupráce smerom k dosiahnutiu konečných cieľov všetkých strán.
Proces riadenia zmien
Proces riadenia zmien vyzerá takto:
- Prijať žiadosť/požiadavku na zmenu v procese projektu
- Posúďte žiadosť/dopyt o zmenu so zameraním na rozpočet projektu, pokiaľ ide o:
- materiálov
- akékoľvek príslušné požiadavky na povolenie
- človekohodiny
- stratený/získaný čas
- Pripravte a predložte akcionárom projektu/kontaktnému pracovníkovi svoje odporúčania, ako postupovať v súvislosti so žiadosťou (žiadosťami)
- Prijmite súhlas akcionára alebo jeho odmietnutie pokračovať
Pozrime sa postupne na každý z týchto krokov:
Prijať žiadosť/požiadavku na zmenu v procese na projekte
Požiadavku na zmenu projektu dostanete stovkami rôznych spôsobov: na stretnutí, e-mailom, telefonicky, na chodbe, keď sa večer ponáhľate z kancelárie. V ideálnom prípade dostanete informácie vo formulári žiadosti o zmenu, ale mali by ste vedieť, že v reálnom živote je veľa dôležitých zainteresované strany si myslia, že dokončenie tohto druhu papierovania je úlohou projektového manažéra – a vo vašej spoločnosti by to tak mohlo byť byť.
Šablóna žiadosti o zmenu projektu (viac o tom za minútu) by mala presne a stručne zachytávať všetky podrobnosti žiadosti, akokoľvek neformálne sa k vám dostanú. Keď budete mať pocit, že všetky podrobnosti sú presne zaznamenané, prejdite formulárom cez iniciátor, aby ste si overili, že všetky body boli úplne vyriešené.
Pamätajte, že zmeny sa môžu týkať aj cvičenia. Nepredpokladajte vždy, že zmeny budú súvisieť s vykonávaním práce. Proces je rovnaký bez ohľadu na to, či zvyšujete alebo znižujete rozsah projektu.
Vykonajte hodnotenie zmien
Pozrite si podrobne žiadosť o zmenu. Budete hodnotiť vplyv na:
- Rozvrh
- Dokumentácia
- Doposiaľ vykonaná práca a práca, ktorú ešte treba vykonať
- Rozpočet
- Opatrenia kvality
- Rozsah
- Dostupnosť zdrojov
Napríklad zmena softvéru sa môže odhadnúť na päť dní. To by nielen pridalo päť dní do plánu, pretože by to vytlačilo ďalšiu úlohu a presunulo ju do časového rámca, v ktorom je kľúčový zdroj na dovolenke. Táto úloha by sa tiež musela presunúť, takže celkovo by táto zmena pridala do plánu osem dní. Stálo by to 5 000 dolárov a ďalších osem dní nás posúva do ďalšieho mesiaca so zmluvou s dodávateľom, takže aj tu je potrebné zvážiť náklady. Kvalita zostáva rovnaká, ale rozsah sa mení, aby sa začlenila nová zmena. Bude potrebné aktualizovať všetku relevantnú dokumentáciu vrátane plán projektu a školiace príručky, ktoré sa už začali.
Takže vo všeobecnosti má jednoduchá päťdňová zmena výrazné účinky. Pred prijatím rozhodnutia o implementácii je dôležité zvážiť všetky relevantné faktory, pretože úplný obraz môže zmeniť výsledok.
Pripravte a prezentujte odporúčania
Vyzbrojení pochopením celého dopadu požadovanej zmeny alebo zmien predložte svoje odporúčania týkajúce sa životaschopnosti zmeny.
V niektorých prípadoch sa zmeny nezavedú, pretože vnímaný prínos bude nižší ako náklady. V iných prípadoch možno nájsť dostatočný prínos na kompenzáciu nákladov na vykonanie dodatočnej práce. Iné prípady sa však ukážu ako nevyhnutné a mimo vašej kontroly, bez ohľadu na negatívne vyplývajúci z regulačných problémov alebo problémov s dodržiavaním predpisov alebo interných problémov, ako sú organizačné reštrukturalizáciu.
Rozhodnutie
V prípade malých zmien, ktoré spadajú do vášho autorizačného limitu, je rozhodnutie o prijatí alebo odmietnutí zmien na vás (so správnym vstupom od tímu). Čokoľvek väčšie by mal schváliť sponzor projektu alebo rada projektu. Podmienky pre to, čo patrí do ktorej kategórie, sú vo všeobecnosti jasne uvedené na začiatku každého projektu.
Bez ohľadu na výsledok je dôležité, aby boli všetci zapojení do procesu informovaní. Odcudzenie členov tímu v ktoromkoľvek bode vývoja môže stáť integritu celého projektu a tiež akúkoľvek budúcu spoluprácu.
Nástroje na správu zmien
Na uľahčenie a zefektívnenie tohto procesu bolo vyvinutých množstvo nástrojov na riadenie zmien. Ústredným prvkom každého súboru nástrojov na riadenie zmien by malo byť:
- Kontrolný zoznam alebo mapa procesov sprevádzajúca zainteresované strany správnymi krokmi na zmenu rozsahu projektu
- Formulár žiadosti o zmenu šablóny (Poznámka: Ak vaše projekty fungujú online z automatizovaného pracovného toku, je skvelý nápad zahrnúť tento formulár do vášho zoznamu dokumentov)
Vypracovanie formulára žiadosti o zmenu projektu
Formulár žiadosti o zmenu projektu by mal obsahovať:
- Meno osoby žiadajúcej o zmenu (ďalej len „žiadateľ“).
- Jedinečný identifikátor, napríklad číslo zmeny (môžete si ho pridať neskôr, pretože je nepravdepodobné, že niekto z ľudí, ktorí vznesú požiadavku a použije formulár, bude vedieť, čo sem zadať).
- Opis navrhovanej zmeny s čo najpodrobnejšími informáciami.
- Kategória zmeny. V ideálnom prípade by žiadatelia mali mať možnosť vybrať si z vopred vyplnenej kategórie pre túto sekciu, takže musia iba zaškrtnúť políčko. Toto je dobré miesto na zaznamenanie toho, či sa žiadosť o zmenu týka nariadenia alebo interného súladu – ak áno (naozaj), môžete obísť veľa krokov plánovania a hodnotenia a jednoducho pokračovať to.
- „Prečo“ zmeny. Aké je opodstatnenie jej implementácie? Prečo to žiadateľ chce?
- Potenciálny vplyv navrhovanej zmeny na rôzne prvky projektu vrátane času, nákladov, kvality a rozsahu. Žiadateľ nemusí mať všetky podrobnosti, takže môže vyžadovať vašu pomoc pri vypĺňaní týchto prázdnych miest v kroku hodnotenia zmien. Minimálne, čo v tomto bode hľadáte, je objasnenie toho, či môže zvýšiť, znížiť alebo zmeniť existujúce parametre projektu.
Formuláre žiadosti o zmenu by mali byť zaokrúhlené s priestorom na vyplnenie podrobností, keďže sa o zmene ďalej diskutuje. Šablóna by mala obsahovať aj priestor pre:
- Zmena rozhodnutia: Prijať, Odmietnuť alebo Odložiť
- Meno rozhodujúcej osoby (alebo skupiny) plus dátum prijatia rozhodnutia a akékoľvek ďalšie poznámky.
Zmeny a riadenie rozsahu projektu
Riadenie rozsahu projektu je proces, ktorý filtruje a spresňuje rozdiely medzi tým, čo je potrebné na úspešnú realizáciu projektu a čo nie. Po prijatí žiadostí o zmenu projektu je potrebné zvážiť, ako môžu tieto zmeny celkovo ovplyvniť projekt. Váš proces riadenia zmien vám pomáha spresniť a definovať v kontexte, prečo je alebo nie je zmena praktická alebo potrebná.
Príručka k súboru znalostí projektového manažmentu (PMBOK Guide) – šieste vydanieZa zmienku stojí riadenie zmien projektu pokrytia, pretože nie je také intuitívne, ako si možno myslíte. „PMBOK Guide“ obsahuje vynikajúce úvodné pokyny vo forme procesu s názvom „Control Scope“ v časti Project Scope Management. Proces riadenia zmien na projektoch však musí byť riešený integrovanejším spôsobom, čo sa odráža aj v texte. Používatelia „PMBOK Guide“ by si tiež mali prečítať Vykonajte integrované riadenie zmien proces, pretože jasne stanovuje, ako všetko spolu súvisí vo väčšej krajine.
Na účely stať sa PMP, je dôležité pochopiť, ako „PMBOK Guide“ pokrýva riadenie zmien, pretože bude súčasťou vašej skúšky. Majte však na pamäti, že proces riadenia zmien, ktorý skutočne použijete na projektoch, musí byť integrovaný, ľahko sledovateľný a praktický.
Viesť svoj tím cez proces zmeny
Projektový tím je rozhodujúci pre úspech akéhokoľvek projektu, takže pomáha, aby sa aktívne zapojil do riadenia zmien v procese.
Tu je päť spôsobov, ako môžete svojmu tímu pomôcť rýchlo sa vyrovnať s procesom riadenia zmien projektu:
1. Buďte otvorení zmenám. Dajte svojmu tímu vedieť, že sa očakáva zmena v projektoch.
2. Buďte otvorení procesu. Proces riadenia zmien, o ktorom sa tu diskutuje, nie je pre každého prirodzený. Väčšina členov tímu nebude vedieť, čo sa od nich očakáva, kým nebudú informovaní. Usporiadajte brífing, na ktorom s nimi prejdete procesom, a dajte každému vedieť, aká je jeho úloha pri jeho vykonávaní.
3. Uľahčite si to. Zmena projektu je často prinajlepšom riadený chaos. Kroky, ktoré podniknete na úspešnú navigáciu definujte svoju odvahu ako projektový manažér. Váš tím môže považovať zmeny za znepokojujúce – najmä tie veľké alebo tie, ktoré zvrátia rozhodnutia, o ktorých sa dlho predpokladalo, že sú vyriešené, a prekážky, ktoré sa považovali za dávno odstránené. Harmonogram je chybný, rozpočet môže byť iný, požiadavky sú určite iné.
Váš tím od vás očakáva vedenie a stabilizáciu. Uľahčite im proces čo najviac.
4. Buďte tam, aby ste pomohli. Úspešná integrácia nového spôsobu práce si vyžaduje čas. Ak ste predtým riadili zmenu projektu neformálnym spôsobom (alebo vôbec), potom môže prechod na formálny proces chvíľu trvať, kým sa stane „spôsobom, akým tu veci robíme“. Dajte tímu vedieť, že ste tu na to, aby ste im pomohli, ak potrebujú niečo prebehnúť okolo vás.
5. Nebojte sa povedať nie. Nie všetky zmeny sú rozumné návrhy. Povedzte svojmu tímu, že ak má silný pocit, že zmena nie je pre projekt v tejto chvíli správna, budete pri tomto rozhovore so žiadateľom o zmenu stáť pri nich.
Zlyhanie pri efektívnom riadení zmien je hlavným zo spôsobov, ako môže byť projekt úplne vykoľajený, takže pozor. Vyzbrojení správnymi informáciami a procesmi možno projektové zmeny riešiť kontrolovaným, inteligentným a prospešným spôsobom pre všetkých zúčastnených.
