Projektová charta formálne opisuje projekt v organizácii. Zahŕňa rozsah toho, čo projekt dosiahne, ako aj zainteresovaných ľudí, míľniky, rozpočet a možné riziká. Mnoho organizácií považuje tento dokument za nevyhnutnú súčasť plánovania projektu – aj keď to tak nie je to isté ako projektový plán, pretože nezachádza do detailov jednotlivých úloh v rámci projektu projektu.
Účinná projektová charta môže robiť nasledovné:
- Načrtnite rozsah a ciele projektu
- Uistite sa, že sponzori projektu a všetky zainteresované strany sú v súlade s projektom
- Buďte jasnou, jedinou referenciou pre všetkých zúčastnených na projekte
- Pomôžte sponzorom projektu získať súhlas zainteresovaných strán, keď je ešte potrebné odkúpenie
Projektové charty sa môžu líšiť v závislosti od typu projektu a organizácie, ale základné prvky zvyčajne zahŕňajú pozadie projektu, zainteresované strany, rozpočet, riziká, míľniky,
Pozadie projektu
Prvá časť charty projektu ponúkne základné podrobnosti, ako je názov projektu, sponzori a manažér projektu a dátum prípravy dokumentu.
V tejto časti bude vysvetlený aj účel projektu. Môžete sa odvolať na obchodný prípad alebo zmluvu, ktorá riadi projekt, alebo jednoducho vysvetliť, prečo je to pre organizáciu dôležité. Mal by sa zaoberať tým, prečo sa tento projekt začal: Rieši problém pre podnikanie? Rieši nový trend? Podporuje celkové strategické smerovanie spoločnosti?
zainteresované strany
Toto načrtne ľudí a oddelenia, ktoré sú zapojené do projektu. Nedostane sa do hrubej časti každej úlohy v projekte, ale namiesto toho uzná všeobecné úlohy a zapojenie. Môžete napríklad uviesť hlavných sponzorov projektu, vedúcich projektových manažérov, členov tímu, akýchkoľvek externých pracovníkov alebo partnerov a prípadne klientov. Väčšie projekty nemusia uvádzať všetky zúčastnené osoby, ale namiesto toho si môžu všimnúť vedúceho oddelenia pre určitý aspekt projektu.
Ciele
Tu odpovedáte na otázku: „Ako budeme vedieť, keď skončíme?“ Zahŕňa to, čo očakávate od projektu, a ako budete vedieť, či ste sa tam dostali. Napríklad v projekte na spustenie systému zaznamenávania času pre všetky oddelenia by cieľom mohlo byť: „Všetky tímy budú používať systém časových výkazov do konca roka.“
Tiež si poznačte, kto bude zodpovedný za súhlas s dosiahnutím tohto cieľa. Vyhne sa akýmkoľvek problémom na konci projektu, kedy zrazu nikto nie je pripravený podpísať prácu ako dokončenú.
Rozpočet
V tomto bode možno nemáte všetky podrobnosti o úlohách projektu, takže ich nemôžete uviesť úplne a podrobne rozpočet projektu spolu. Môžete si však zaznamenať akékoľvek rozpočtové obmedzenia alebo vysokoúrovňový odhad očakávaných nákladov.
Riziká
Všetky projekty majú riziká. Táto časť charty projektu tvorí skorú verziu vášho denníka rizík projektu. Zdokumentujte všetky riziká, o ktorých v tomto bode viete, aby manažérsky tím mohol vidieť, čo by mohlo ovplyvniť budúci projekt.
Míľniky
Ak poznáte míľniky na vysokej úrovni, zahrňte ich do projektovej charty v tejto časti. Prinajmenšom by ste mali uviesť odhadované dátumy začiatku a konca projektu. Mali by ste tiež uviesť dátumy ukončenia alebo čokoľvek uvedené v zmluvách, s ktorými pracujete. Tieto míľniky si môžete preniesť do svojho Ganttov diagram neskôr, keď prídete zostaviť podrobnejší plán projektu.
Úrovne oprávnenia projektového manažéra
Pokiaľ to nie je jasné a zdokumentované niekde inde, stojí za to zahrnúť do charty časť o tom, čo môže projektový manažér urobiť bez toho, aby dostal ďalšie potvrdenie od niekoho vyššieho. Vo všeobecnosti sa týka toho, aké úrovne tolerancie boli stanovené v rozpočte a časových plánoch a aké by boli možno vyjadriť takto: „Projektový manažér má 10 % toleranciu na rozpočet a 5 % toleranciu na harmonogram. Akákoľvek odchýlka nad tieto schválené limity musí byť podpísaná sponzorom projektu.“
Túto sekciu môžete rozšíriť, aby ste určili, aké právomoci má projektový manažér v súvislosti s najímaním a prepúšťaním zamestnancov z projektového tímu.
Schválenie projektovej charty
Poslednou časťou projektovej charty je časť schvaľovania. The projektový manažér a sponzor projektu (alebo osoba, ktorá začala prácu, ak ešte nebol menovaný dlhodobý sponzor), by mal dokument podpísať a uviesť dátum. Dnes je to pravdepodobne prostredníctvom e-mailu, preto si kópiu e-mailovej autorizácie ponechajte v súboroch projektu pre prípad, že by ste sa k nej potrebovali vrátiť.
