Pre zamestnávateľa je dobré zachovať a personálny spis pre každého zamestnanca. Dokumentácia o histórii zamestnania, záznamy o príspevku a výsledkoch, disciplinárne upozornenia, propagačných akcií, plány rozvoja výkonnostia mnohé ďalšie patria do osobného spisu. Zodpovední a starostliví zamestnávatelia vedú aj viac ako jeden personálny spis, pretože každý typ spisu má obsah, ktorý je vhodný pre ich účel.
Zamestnávateľ má dobré dôvody na to, aby si ponechal niekoľko personálnych záznamov – niektoré právne a niektoré na účely osvedčených postupov v zamestnaní. Dokumentácia je potrebná, aby mal zamestnávateľ presný prehľad o zamestnaneckej histórii zamestnanca. Dokumentácia podporuje rozhodnutia zamestnávateľa a môže chrániť zamestnávateľa v súdnom spore – správne zachované.
The obsah personálneho spisu poskytnúť historický prehľad o dôležitých udalostiach počas kariéry zamestnanca. Podporujú rozhodnutia, ktoré sa prijímajú o zamestnancovi a jeho kariére. Preukazujú, zdôvodnenie zamestnávania zamestnancov, propagačné akcie, prevod, odmeny a uznanie, a rozhodnutia o prepustení.
Rôzne usmernenia sú spojené s rôznymi typmi personálnych súborov
Keďže sa odporúča niekoľko typov osobných spisov, s každým typom osobných spisov sú spojené rôzne pravidlá a usmernenia pre to, kde sa uchovávajú a kto má k nim prístup.
Väčšina organizácií napríklad neumožňuje manažérovi zamestnanca prístup k celkovému osobnému súboru. Od manažérov očakávajú, že budú uchovávať príslušnú dokumentáciu vo svojom vlastnom spise riadiacich zamestnancov, ktorý nie je oficiálnym personálnym spisom.
- Každý typ osobného spisu má na základe tohto dôvodu iný dôvod existujúceho a odlišný obsah.
- Každý typ osobného spisu je uložený inak.
- Prístup k osobnému súboru je vo väčšine organizácií obmedzený na určitých zamestnancov. Mnoho organizácií obmedzuje prístup k personálnym súborom iba zamestnancom oddelenia ľudských zdrojov. Rôzne typy osobných spisov majú tiež rôzne prístupové pokyny.
- Prístup zamestnanca k jeho alebo jej personálnemu spisu je povolený, ale väčšina zamestnávateľov stanovuje usmernenia pre prístup zamestnancov s politikou prístupu k personálnym spisom v Príručka pre zamestnancov. (Rôzne štáty a jurisdikcie majú rôzne pravidlá, takže majte aktuálne informácie o požiadavkách na vašu polohu.)
- Oddelenie ľudských zdrojov vlastní a zodpovedá za personálne spisy zamestnancov.
Odporúčané osobné súbory
Tu sú odporúčané typy personálnych spisov a čo potrebujete vedieť o práci s nimi.
Zamestnanecký personálny spis
To je hlavný personálny spis, ktorý zamestnávateľ vedie pre každého zamestnanca. V personálnom súbore je uložená história zamestnania každého zamestnanca. To je to, čo potrebujete vedieť o personálnom spise zamestnanca.
Lekárska kartotéka
Zamestnanec zdravotnú dokumentáciu má vážne zákonné obmedzenia, ktoré musí zamestnávateľ poznať a dbať na to. Tu je to, čo potrebujete vedieť o dôvernosti a obsahu zdravotnej dokumentácie zamestnanca.
Mzdový súbor
Prístup zamestnanca k zamestnancovi mzdový spis je menej obmedzujúce ako prístup k lekárskej alebo personálnej zložke. Mzdový súbor obsahuje informácie o mzde, výber benefitov, zmeny mzdových sadzieb, exekúcie a iná právna dokumentácia, ktorá ovplyvňuje výplatu zamestnanca. K informáciám v mzdovom súbore majú prístup rôzni pracovníci účtovníctva a ľudských zdrojov.
I-9 Súbor formulárov pre zamestnancov
Kvôli prístupovým právam rôznych vládnych agentúr dodržiavate osvedčené postupy udržiavaním samostatného súboru pre všetky formuláre I-9 zamestnancov. Nechcete, aby sa vládne agentúry hrabali vo vašom hlavnom zamestnaneckom spise. Zistite viac o ukladaní formulárov I-9.
Zásady prístupu zamestnancov k spisom
Chcete, aby každý zamestnanec vedel, čo je v jeho personálnom spise, ale musíte kontrolovať integritu, úplnosť a dôkladnosť spisu. Zachovanie dôvernosti zamestnancov a zamestnávateľov a obmedzený prístup sú zabezpečené politikou prístupu k osobným súborom.
Čo nezahrnúť do zamestnaneckej zložky
Hľadáte pokyny o obsahu, ktorý by nikdy nemali byť zahrnuté v personálnom spise zamestnanca? Tu sú moje najlepšie odporúčania týkajúce sa obsahu, ktorý chcete zachovať buď na samostatnom, neformálnom mieste, alebo si ho nechcete ponechať vôbec. Uchovávanie nepotrebnej a čisto názorovej dokumentácie vám môže ublížiť.
Dokumentácia
Viete, čo je dokumentácia? Toto slovo, dokumentácia, sa často objavuje vo svete zamestnanosti a ľudských zdrojov. Ale význam dokumentácie a dôvod, prečo by ste mohli chcieť zdokumentovať konkrétne pracovné udalosti, je podrobne popísaný v tomto článku, "Význam dokumentácie v ľudských zdrojochPozrite sa, pretože správna dokumentácia je nevyhnutná pre presné záznamy o zamestnaní.
Vylúčenie zodpovednosti: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum apracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Prosím vyhľadať právnu pomocalebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.
