Potrebujete napísať list na obchodné, profesionálne alebo pracovné účely? Obsah a formát listu, ktorý napíšete, bude závisieť od okolností. Ak sa chcete uchádzať o prácu alebo kontaktovať klienta, možno budete musieť napísať list alebo e-mailovú správu. Alebo možno potrebujete poslať ďakovný list, obchodné oznámenie alebo rezignáciu alebo odchod do dôchodku.
Bez ohľadu na dôvod, pre ktorý píšete, je dôležité posielať dobre napísanú korešpondenciu, ktorá je starostlivo skontrolovaná a upravená.
Neviete, čo napísať alebo ako začať? Pozrite si zoznam typov písmen, ako aj príklady každého z nich. Prečítajte si tiež zoznam prvkov, ktoré je potrebné zahrnúť do obchodného listu alebo e-mailu.
Katie Karpel / The Balance
Čo zahrnúť do obchodného listu alebo e-mailu
V niektorých prípadoch, čo zahrniete, ako píšete korešpondenciu atď formát listu sa bude líšiť. Základný odborný list však bude obsahovať:
- Predmet: Ak posielate e-mail, uveďte jasný predmet, ktorý výstižne vysvetľuje účel vášho e-mailu. Môže napríklad znieť: „Predmet: Gratulujeme k povýšeniu.“
- Kontaktné informácie: Uveďte všetky svoje kontaktné informácie – celé meno, adresu, telefónne číslo a e-mailovú adresu. Týmto spôsobom je pre osobu, ktorú kontaktujete, ľahké vám odpovedať. V liste uvediete tieto informácie v hornej časti stránky (potom budete nasledovať tieto informácie s dátumom a kontaktnými údajmi osoby, ktorej píšete). V e-maile uvediete tieto informácie vo svojom e-mailovom podpise pod svojím menom.
- pozdrav: Zahrňte a pozdrav na začiatku vášho listu. Uistite sa, že používate vhodné meno a titul pre danú osobu.
- Krátky úvod: Po pozdrave zahrňte krátky úvod. Môže to zahŕňať krátke: „Dúfam, že sa máš dobre“ alebo inú priateľskú úvodnú frázu. Potom sa ponorte priamo do vysvetľovania, prečo píšete.
- Hlavný účel vášho listu: Hlavná časť vášho listu sa zameria na váš dôvod na písanie. Pri písaní listu buďte stručný. Dva-tri odseky stačia.
Váš list by nemal byť dlhší ako jedna strana. Ak ide o e-mail, mal by byť ešte kratší.
- Ak sa chcete s čitateľom podeliť o ďalšie informácie, ponúknite im možnosť prediskutovať ich počas hovoru alebo poskytnite prílohu alebo prílohu s podrobnosťami.
- zatváranie: Ukončite svoj list písmenom a odborné uzatvorenie čo vyjadruje vašu vďaku a úctu. Závery ako „S pozdravom“, „Najlepšie“ a „S pozdravom“ fungujú dobre.
- Podpis: Ak posielate tlačenú kópiu listu poštou, uveďte nad napísané meno svoj vlastnoručný podpis. Ak list posielate e-mailom ako prílohu, stačí uviesť svoje napísané meno. Keď je váš e-mail list, uveďte svoje kontaktné informácie pod zadané meno.
Tu je návod, ako nastaviť a naformátovať súbor emailový podpis ktorý obsahuje vaše meno a kontaktné informácie.
Ako používať príklady listov
Pred písaním vlastnej korešpondencie je dobré si prečítať príklady listov a e-mailov. Príklady vám umožňujú zistiť, aký druh obsahu by ste mali zahrnúť do svojho listu. Môžu vám tiež pomôcť s rozložením a formátom vášho listu.
Zatiaľ čo príklady, šablóny a pokyny sú skvelým východiskovým bodom pre váš list, mali by ste byť vždy flexibilní.
Uistite sa, že si nájdete čas na prispôsobenie svojho listu alebo e-mailovej správy, aby odrážala konkrétny dôvod, prečo píšete.
Ukážka firemnej e-mailovej správy
Pozrite si vzorovú e-mailovú správu napísanú v nadväznosti na stretnutie.
Príklad obchodného listu e-mailom
Predmet: Ďakujem za stretnutie so mnou
Vážený pán Markham,
Ocenil som, že ste si dnes našli čas na rozhovor o spoločnosti ABC News a neustále sa meniacom mediálnom svete. Keď sa blížim k dátumu promócie na žurnalistickej škole XYZ, som plný otázok o úlohách dostupných v médiách. Vaše poznatky získané z vašej kariéry v tomto odvetví, ako aj váš pohľad na päťročný plán spoločnosti ABC News Company, boli neuveriteľne užitočné.
Obzvlášť ma zasiahli vaše myšlienky o dlhotrvajúcej žurnalistike spolu s pomocou (a problémami), ktoré môžu sociálne médiá poskytnúť investigatívnym novinárom. Dali ste mi veľa na premýšľanie, keď som sa pustil do hľadania práce. Oceňujem aj vaše rady týkajúce sa môjho portfólia písania – bolo od vás milé, že ste sa do toho naozaj zahĺbili a podelili sa o svoje nápady, ako ho štruktúrovať.
Teším sa, že zostanem v kontakte a dám vám vedieť, ako pokračuje moje hľadanie práce. Dúfam, že ma budete mať na pamäti, ak sa otvoria nejaké úlohy aj v ABC New Company. Ešte raz vám ďakujem, že ste si našli čas na dnešné stretnutie, a za vaše premyslené poznámky k môjmu portfóliu.
s pozdravom
James Fitzpatrick
Emailová adresa
Telefónne číslo
URL LinkedIn (voliteľné)
Typy listov s príkladmi
Prezrite si tento zoznam listov a e-mailových správ s príkladmi každého z nich vrátane ďakovných listov listy, listy so žiadosťami o zamestnanie, listy zamestnancov, referenčné a odporúčacie listy, ďakovné listy a viac.
Použite vzorky ako východiskový bod pre svoje vlastné listy a potom si listy prispôsobte tak, aby vyhovovali vašim osobným a profesionálnym okolnostiam a dôvodom na písanie.
Obchodné listy
Obchodný list je odborná korešpondencia. To znamená, že sa riadi stanoveným formátom a profesionálnym, formálnym tónom. Tento formát budete často používať počas hľadania práce, od sprievodných listov až po ďakovné poznámky.
- Obchodné listy
- Obchodné ďakovné listy
- E-mailové správy
Listy zamestnancov
Aj keď máte prácu, stále budete musieť písať profesionálnu korešpondenciu. Je to trochu odlišné od každodenných e-mailov týkajúcich sa pracovných problémov a komunikácie. Pri tomto druhu korešpondencie budete pravdepodobne chcieť byť trochu formálnejší a zachovať si svoj jazyk – a formát listu – prísne profesionálny.
- Listy zamestnancov
- Ospravedlňovacie listy
- Listy na rozlúčku
- Ospravedlňujúci list neskoro do práce
- Ospravedlňujúci list o chybe v práci
- List o znížení platu
Informačné listy
Niekedy budete chcieť korešpondovať s ľuďmi, aby ste im dali vedieť o zmene vo vašom živote, ako je napríklad zmena mena alebo nové umiestnenie kancelárie. Tu sú príklady toho, ako zdieľať, že ste si zmenili meno, s kolegami a spolupracovníkmi:
- Oznámenie o zmene mena - Všeobecné
- Oznámenie o zmene mena - rodné meno
- Písmeno o zmene mena - ženatý
Listy uchádzačov o zamestnanie od zamestnávateľa
Ak sa podieľate na prijímaní zamestnancov, budete musieť komunikovať s uchádzačmi o zamestnanie. Niekedy to bude s dobrými správami, ako je naplánovanie pohovoru alebo vytvorenie pracovnej ponuky. Iná korešpondencia môže vyžadovať zdieľanie menej pozitívnych správ.
- Listy o odmietnutí kandidátov
- Pozvánky na pohovor
Listy na pracovný pohovor pre uchádzačov o zamestnanie
Okrem zaslania ďakovného listu po pohovore možno budete musieť poslať aj následný list, aby ste zistili, či je zamestnávateľ blízko k rozhodnutiu o prijatí do zamestnania. Alebo ak pohovor úplne zmeškáte, budete sa musieť ospravedlniť.
- Následné listy
- Chýbajúci list s ospravedlnením z rozhovoru
Listy s ponukou práce
Získať pracovnú ponuku je, samozrejme, skvelá správa. Ale v niektorých situáciách sa môžete skutočne rozhodnúť prácu odmietnuť. Alebo možno budete chcieť urobiť protiponuku. Prezrite si tieto listy a zistite, ako najlepšie reagovať na pracovnú ponuku, či už prácu prijímate, odmietate ju alebo sa chcete pokúsiť upraviť kompenzačný balík.
- Protiponukové listy
- Listy s ponukou práce
Listy na hľadanie zamestnania a vytváranie sietí
Proces hľadania práce je plný momentov, kedy budete musieť poslať list. Môžete sa napríklad obrátiť na svoju sieť a požiadať o pomoc pri vytváraní pripojení. A samozrejme, keď sa uchádzate o pozície, budete musieť napísať žiadosť alebo sprievodné listy, ktoré budú sprevádzať váš životopis.
- Aplikačné listy
- Sprievodné listy
- Dopytové listy
- List žiadosti o zamestnanie
- Listy žiadostí o pomoc pri hľadaní práce
- Sieťové listy
- Hodnotné propozičné listy
Odporúčacie a odporúčacie listy
Uchádzači o zamestnanie aj ľudia žiadajúci o prijatie na vysokú školu alebo postgraduálnu školu môžu potrebovať odporúčanie alebo referenčný list. Tieto listy, ktoré môžu pochádzať od učiteľov, vedúcich práce, kolegov alebo osobných kontaktov, poskytujú prehľad o skúsenostiach, charaktere a osobnostných črtách žiadateľa. Ak ste tento druh listu ešte nenapísali, pozrite si ukážky, aby ste zistili, aké informácie by ste mali zahrnúť.
- Akademické odporúčacie listy
- Referenčné listy znakov
- Osobné odporúčacie listy
- Profesionálne listy
- Profesionálne odporúčacie listy
- Odporúčacie listy pre zamestnanie
- Referenčné listy
- Odporúčacie listy
Listy o rezignácii a odchode do dôchodku
Správy o novej pozícii alebo odchode do dôchodku môžete zdieľať prostredníctvom listu. Možno budete chcieť poslať jednu poznámku kolegom a inú klientom.
- Rezignačné listy
- Listy o odchode do dôchodku
- Listy s oznámením o novej práci
Ďakovné, chvályhodné a gratulačné listy
Ak vám niekto pomôže pri hľadaní zamestnania alebo s veľkým projektom na pracovisku, je rozumné túto láskavosť potvrdiť v ďakovnom liste. Môžete tiež použiť listy na odoslanie svojich gratulácií kolegom, pretože dosiahli veľké úspechy, ako napríklad uzavretie dohody alebo povýšenie.
- Vďačné listy
- Blahoželacie listy
- Ďakovné listy
Prečítajte si pokyny na písanie listov
Skontrolujte ich pokyny na písanie listov a e-mailových správ ktoré si prečítate skôr, ako začnete svoj list.
