Jedného dňa navštívil centrálu spoločnosti, s ktorou predtým spolupracoval, veľmi dôležitý zákazník. Nikdy predtým neboli v kancelárii a chceli vidieť, kam idú ich nákupy za milióny dolárov. Dohodli si teda návštevu. Dovtedy sa klient zvyčajne stretol s obchodným zástupcom v kancelárii klienta, čo bolo pre neho jednoduchšie.
Podnik zaberá dve poschodia v administratívnej budove. Personál sa nachádza na druhom poschodí a recepcia sa nachádza na treťom poschodí. Keď zákazník prišiel, išli priamo na druhé poschodie. Keď prišli, nebol tam nikto, kto by ich privítal, pretože recepční zaberajú ďalšie poschodie. Klient sa potuloval po chodbách a kabínkach a nikto nevstal od svojho stola a spýtal sa: "Môžem vám pomôcť?" Nebola to ich práca.
Netreba dodávať, že tento miliónový zákazník nebol veľmi šťastný, keď konečne vystopoval svojho zástupcu. Vo svojej kancelárii už mali zlú prvú skúsenosť. Ako niektorí politici radi hovoria, nikdy nenechajte katastrofu prísť nazmar. To môže znieť trochu extrémne, ale také je odcudzenie dôležitého zákazníka. Tu je niekoľko tipov, ako sa uistiť, že správne privítate (a ohúri) svojho klienta, keď navštívi vašu kanceláriu.
- Školenie: Vyškolte všetkých zamestnancov, že všetci návštevníci sú ich osobnými zákazníkmi, aj keď s týmto návštevníkom nemajú funkčnú rolu. To znamená nadviazať očný kontakt, usmiať sa, pozdraviť a spýtať sa všetkých návštevníkov bez dozoru, či môžu pomôcť. To samo osebe môže znamenať obrovský rozdiel medzi hroznou skúsenosťou a potenciálnym zákazníkom, ktorý sa cíti dostatočne vítaný, aby zvážil obchod s vašou spoločnosťou.
- Pripomeňte personálu recepcie, aby bol pozorný: Najdôležitejšími zamestnancami v kancelárii sú zamestnanci recepcie. Čo komunikujú, keď niekto vojde? Aj keď sú zaneprázdnení odpovedaním na telefóny, stále môžu nadviazať priateľský očný kontakt, použiť na to gestá rúk označte, že budú priamo pri návšteve a ponúknite pomoc ihneď po vystúpení telefón. Uistite sa, že personál recepcie poučíte, aby sa neustále nedíval dole na svoje telefóny, pretože to môže byť obrovský problém, keď hosť trpezlivo čaká a snaží sa byť hrubý.
- Vytvorenie personalizovaného pozdravu: Majte nástenku v lobby s nápisom: "Vitajte, Joe Smith zo spoločnosti XYZ." Toto neuveriteľne jednoduché gesto vám nezaberie viac ako a pár minút na zostavenie a vyplatí sa tým, že svojim návštevníkom ukážete, že ste na nich vedome mysleli skôr ako oni príchod. A ak je to potenciálny klient, ktorého máte, toto malé uvítacie gesto, ktoré ukazuje, ako veľmi vám záleží na jeho skúsenostiach, čo môže znamenať rozdiel medzi ich výberom podnikania s vami alebo s konkurenciou robí doprajte im nezabudnuteľný zážitok.
- Dôležitosť udržiavania čistého, príjemného prostredia: Udržujte čisté pracovisko v každej oblasti, ktorú môže návštevník vidieť, najmä v blízkosti vchodu. Požiadajte niekoho iného, aby sa pozrel na váš vstup do práce a kritizoval ho z pohľadu potenciálne cenného zákazníka, ktorý vás príde navštíviť. Je farba ošúchaná? Je koberec opotrebovaný? Sú v hale pre návštevníkov porozhadzované dva roky staré ošúchané časopisy? Postarajte sa o to, aby vizuálna estetika vášho pracoviska vynikla a odrážala profesionalitu, ktorú chcete sprostredkovať na privítanie klientov a potenciálnych zákazníkov.
- Ponúka samoobslužné občerstvenie: Investujte do pekného systému kávy a vody, ktorý nie je pochovaný v kuchyni. Umiestnite ho tam, kde ho zákazníci nájdu, a obslúžite sa počas čakania alebo prípravy na stretnutie. Majte k dispozícii čerstvé ovocie alebo zdravé, zabalené občerstvenie (nie lacné, zatuchnuté cukríky).
Ak chcete získať bonusové body po odchode klienta, zvážte odoslanie poďakovania všetkým svojim najdôležitejším návštevníkom pohľadnicu alebo malý darček, ktorým im ukážete, že si vážite, že si našli čas a prišli do vašej kancelárie návšteva. Aj keď je to len ďalšie malé gesto, môže to viesť k tomu, že očarí klienta a dá mu dôvod vybrať si vás pred konkurenciou. Pamätajte, že či už je vaša spoločnosť veľká alebo malá, každý z vašich zamestnancov neustále predáva.
