Aké sú dôvody externého spracovania miezd?
Aj keď máte len niekoľko zamestnancov, môžete sa rozhodnúť pre outsourcing miezd – to znamená, že spracovanie miezd a iné mzdové povinnosti prenesiete na niekoho iného. Nižšie sú uvedené niektoré úvahy, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa, či outsourcovať.
Najprv sa pozrieme na situácie, v ktorých by ste mohli zvážiť outsourcing miezd, potom na niektoré možnosti outsourcingu.
Outsourcing miezd znižuje náklady na prácu
Ak jednoducho platíte kancelárskych pracovníkov, môžete si vypočítať mzdu vynásobením hodín sadzbou a určiť, či sú dlžné nejaké nadčasy.
Ale ak vyrábate produkt, musíte poznať cenu práce na každom produkte, aby ste mohli určiť cenu predaného tovaru.
Nechajte službu zaoberať sa viacerými štátmi, lokalitami
Ak máte zamestnancov vo viacerých štátoch, musíte spĺňať požiadavky na platenie a vykazovanie štátnej dane z príjmu. Ak vaša firma pôsobí v rôznych mestách, môžete tiež zrážať, platiť a nahlasovať miestne dane z príjmu.
Výpočty zrážkovej dane sú zložité
Výpočet výšky zrážkovej dane pre zamestnancov je komplikovaný. Stručne povedané, musíte:
- Určte zrážku federálnej dane z príjmu na základe formulára W-4 zamestnanca (ktorý možno meniť tak často, ako si zamestnanec želá).
- Určte štátnu zrážkovú daň pre štáty s daňou z príjmu na základe štátu W-4.
- Stanovte dane FICA zo mzdy na 7,65 % (a musíte sledovať vysoko platených zamestnancov, aby ste si boli istí, že ich sociálne Bezpečnostná zrážka je obmedzená na maximum pre rok a na začatie zrážky dodatočného Medicare daň.
Dokonca aj spracovanie miezd len pre jedného zamestnanca môže byť časovo náročné, pretože musíte vykonávať platby a podávať požadované správy rovnakým spôsobom, ako keby ste mali veľa zamestnancov.
Nesnažte sa sledovať termíny
Platba a vykazovanie daní zo mzdy (federálne a štátne, zrážkové dane, dane FICA, kompenzácia nezamestnanosti a pracovníkov a individuálne možnosti štátnej výplaty miezd) môžu byť zastrašujúce.
Nezabúdajte však, že zmeškanie termínu platby alebo nahlásenia vás môže stáť peniaze na pokutách a penále. Outsourcing miezd, dokonca aj s niekoľkými zamestnancami, je možnosťou, ktorú mnohí zamestnávatelia zvažujú na začiatku svojho podnikania. Môže to byť tá správna voľba pre vaše podnikanie v závislosti od vašich okolností.
Ako sa účtujú služby spracovania miezd?
Mnohé služby spracovania miezd si účtujú základný poplatok, takže aj keď máte len jedného zamestnanca, vy platia viac, pretože služba má všetky rovnaké podania pre jedného zamestnanca ako pre jedného zamestnanca 10. Stále by napríklad museli každý štvrťrok podávať formulár 941, aj keď máte len jedného zamestnanca.
Prírastkové náklady na každého ďalšieho zamestnanca sú pomerne malé. S ohľadom na to nižšie sú niektoré informácie o službách spracovania miezd, s ich nákladmi a tým, čo poskytujú.
Asistované mzdové služby
Niektoré služby za vás vykonajú všetko vyplnenie. Napríklad spoločnosti ako Paychex a ADP účtujú za šek za výplatné obdobie, vrátane podania, priameho vkladu a preškrtnutia šekov. Informácie môžete zadať online a oni vám pridelia mzdového špecialistu, ktorý vám pomôže. Ako príklad môžete vidieť celú škálu služieb ADP na ich webovej stránke.
Samoobslužná online evidencia miezd
Ďalšie služby vám pomôžu s vlastným podaním. Napríklad, Online mzdová služba spoločnosti Intuit umožňuje vyplniť mzdové listy online. Pred výberom týchto služieb skontrolujte, či sú kompatibilné s vaším operačným systémom a hardvérom. (Niektoré nefungujú na systémoch Macintosh.)
Niektoré spoločnosti vám umožňujú robiť si vlastnú mzdovú agendu online. Účtujú podľa počtu zamestnancov a počtu štátov.
Niektoré môžu mať ďalšie funkcie, ktoré by ste mohli potrebovať pre konkrétnu situáciu (napríklad vstup do časovej karty). Prečítajte si informácie na webových stránkach a kontaktujte zástupcov spoločností. Toto je vždy dobrý spôsob, ako povedať, akí budú priateľskí. Predstavil som len niekoľko z mnohých služieb, ktoré môžete nájsť online, ale IRS má viac informácií o mzdových službách a poskytovateľoch, na ktorých by ste sa možno chceli pozrieť.
Stojí za to outsourcing miezd?
Aj keď máte iba jedného zamestnanca, možno budete chcieť vážne pouvažovať o mzdovej službe, ktorá vám pomôže s prípravou výplatných pások a platením a vykazovaním daní zo mzdy. Pamätajte, že jedna pokuta alebo penále za zmeškanú platbu alebo správu môže byť viac ako celoročná služba. Nastavenie mzdového systému pre vašu firmu nie je vašou prvou prioritou, ale ak máte službu, je to o jednu vec menej, na ktorú musíte myslieť.
Viac informácií o mzdových službách nájdete v tomto článku od IRS so zoznamom mzdy a partneri z praxe. Pozrite si napríklad webovú stránku Národnej asociácie registrovaných agentov, kde nájdete registrovaného agenta, ktorý vám pomôže so mzdovými úlohami.
POZOR! Mzdy sú stále vašou zodpovednosťou
Aj keď si najmete mzdovú službu, vy ako zamestnávateľ ste stále v konečnom dôsledku zodpovední za vklady dane zo mzdy a federálne daňové záväzky. Ak napríklad mzdová služba neuskutočňuje platby federálnej dane, úrad IRS vám môže vymerať pokuty a splatné úroky, nie mzdová služba.
Okrem toho môže byť zodpovedná strana (možno vy ako vlastník) vo vašej spoločnosti osobne zodpovedná za určité nezaplatené federálne dane.
