Vyjednávanie v nákupnom procese zahŕňa obdobie od prvej komunikácie medzi kupujúcim a dodávateľom až po konečný podpis zmluvy. Vyjednávanie môže byť také jednoduché, ako snaha získať zľavu na puzdro na ochranné rukavice až po zložitosť veľkých nákupov kapitálu.
Profesionál v oblasti nákupu sa musí snažiť byť úspešný vo svojich rokovaniach s dodávateľmi, aby získal najlepšiu cenu s najlepšími podmienkami pre každú zakúpenú položku.
Menšia dodávateľská základňa a dlhodobé zmluvy
Proces vyjednávania sa stal dôležitejším sektorom v procese dodávateľského reťazca, pretože spoločnosti sa snažia znížiť svoje výdavky a zároveň zvýšiť svoju kúpnu silu. To znamená, že odborníci na nákup musia s dodávateľmi vyjednávať čoraz lepšie ceny pri zachovaní alebo zvyšovaní kvality a služieb.
V minulosti mali spoločnosti dlhý zoznam dodávateľov, od ktorých nakupovali rôzne položky, od ktorých si vyžadovali nákupné zdroje, aby strávili obmedzený čas vyjednávaním najnižších cien. Najlepším dostupným riešením bolo porovnať katalógové ceny z katalógov a na základe týchto informácií vybrať predajcu. Trendom posledného desaťročia je racionalizácia dodávateľskej základne a uzatváranie dlhodobých zmlúv s jediným zdrojom. To ponúka spoločnostiam možnosť vyjednať výrazne nižšie ceny za položky, ktoré nakupovali od viacerých samostatných predajcov.
Predajcovia sú partneri
Dôraz pri vyjednávaní sa presunul od scenára najnižšej ceny k vyjednávaniu s menším počtom predajcov s cieľom získať najnižšiu cenu s najlepšími službami, kvalitou a podmienkami. Cieľom spoločností bolo skôr znížiť celkové výdavky ako vyjednať najnižšiu cenu s veľkým počtom predajcov, ktorí nepriniesli najlepší celkový výsledok.
Vyjednané dlhodobé zmluvy s menšou dodávateľskou základňou vytvorili skôr partnerský vzťah medzi nákupcom a dodávateľom. Vzťah sa môže stať menej nepriateľským, čo prináša výhody kupujúcemu a predajcovi. V partnerskom type vzťahu bude kupujúci povzbudzovať predajcu, aby zvýšil kvalitu a služby, a predajca vie, že tým bude partnerstvo pokračovať s obnovenou zmluvou so zárukou predaja.
Vyjednávanie alebo RFQ
Nevládne nákupné oddelenia naďalej ponúkajú radu vopred kvalifikovaných predajcov so žiadosťou o cenovú ponuku (RFQ) na položky alebo služby, ktoré si želajú kúpiť. Konkurenčný výberový proces môže vytvoriť celý rad ponúk a podmienok, ktoré oddelenie nákupu vyhodnotí a potom zadá zákazku. To môže alebo nemusí zahŕňať určitú formu vyjednávania.
Väčšina dojednaných obchodov bude zahŕňať položky alebo služby, ktoré nie sú nevyhnutne definovateľné prostredníctvom RFQ. Nákupné oddelenie a predajca budú vyjednávať viac ako len o cene. Vyjednávanie sa zvyčajne týka toho, čo sa má vyrábať alebo aký je rozsah služby poskytovaná záruka, prepravné služby, technická pomoc, alternatíva balenia, platba plány atď.
Nákup položiek alebo služieb s vysokými nákladmi si bude vyžadovať dlhé rokovania, aby sa dospelo ku konečnej zmluve.
Od profesionálov v oblasti nákupu sa vyžaduje, aby sa zúčastnili na týchto typoch rokovaní, aby zabezpečili, že ich spoločnosti získajú najlepšiu cenu najpriaznivejšie podmienky a personál možno bude potrebné zaškoliť v metódach vyjednávania, keďže sa to stáva bežnejším v náročnom hospodárstve podnebie.
Ciele vyjednávania
Pracovníci nákupu by mali vstupovať do všetkých rokovaní s jasne definovanými cieľmi. Bez toho, aby mali ciele, sa výrazne zvyšuje možnosť nákupcu priznať cenu, kvalitu alebo službu. Vyjednávač by mal vstúpiť do diskusie s predajcom s presnými cieľmi, ktoré chce pre svoju spoločnosť dosiahnuť.
Cieľ by nemal byť absolútny a mal by umožňovať určitú flexibilitu. Vyjednávač by však mal zabezpečiť aj to, aby sa neodchýlili od cieľov a dovolili si rokovať o oblastiach, ktoré neboli súčasťou diskusie. Napríklad vyjednávač mohol spolupracovať s predajcom na jeho cieľoch týkajúcich sa ceny a služieb, ale nie kvality. Keď predajca začne diskutovať o kvalite, vyjednávač by sa mal zdržať akejkoľvek dohody, ak nemá stanovený cieľ.
Vyjednávanie je dôležitou súčasťou úlohy nákupného profesionála. Je to zručnosť, ktorá sa učí a školenie môže pomôcť personálu nákupu pochopiť, čo je potrebné pri vyjednávaní s dodávateľmi.
