Miesta konania chcú mať istotu, že veľké podujatia prebehnú bez problémov, alebo ak sa vyskytne nejaký problém, chcú si byť istí, že to nie je ich chyba. S ohľadom na to poskytujú starostlivo vytvorené príkazy na banketové udalosti (BEO), ktoré koordinátori podujatí musí podpísať. Aj keď môže byť ťažké žalovať, ak BEO nie je dodržané do bodky, ide o zákonnú zmluvu a pred jej podpisom by ste si ju mali pozorne prečítať.
Čo je objednávka banketovej udalosti?
Takmer každá väčšia udalosť plánovaná v hoteli alebo zariadení na špeciálne podujatie si vyžaduje BEO, čo je zmluva, ktorá popisuje každý detail udalosti. Ak ste plánovač udalostí, budete sa chcieť zoznámiť s BEO, aby ste sa mohli uistiť, že všetky podrobnosti sú pokryté správne.
Dohoda je často načrtnutá vo formulári, ktorý podrobne uvádza výber jedál a nápojov, audio/vizuál, nastavenie miestnosti, stolové stredy, personálne požiadavky a všetky ostatné súvisiace položky vaše podujatie. Súčasťou BEO je podrobný zoznam nákladov, ktoré budete musieť zaplatiť. Vyššie uvedené informácie budú zvyčajne zoskupené do podnadpisov spolu s kontaktnými informáciami, harmonogramom, podmienkami dohody a blokmi podpisov.
Čítanie BEO
Aj keď je zrejmé, že si musíte prečítať BEO a súhlasiť s podmienkami uvedenými v zmluve, nezabudnite si prečítať aj drobné písmo. Je dôležité, aby ste boli plne informovaní o tom, s čím súhlasíte, vrátane všetkých nákladov.
Skontrolujte, či je vo všeobecnej časti BEO uvedené nasledovné:
- Kontaktné informácie na mieste vrátane čísla mobilného telefónu
- Využitie priestoru v deň podujatia (dvakrát skontrolujte, či uvedené priestory sú priestory, ktoré ste navštívili)
- Nastavenie, začiatok a koniec udalosti
- Celkový očakávaný počet hostí
Aranžovanie jedál a nápojov
Časť BEO bude venovaná potravinovým a nápojovým opatreniam. Chcete sa uistiť, že v tejto časti sú uvedené nasledujúce podrobnosti:
- The celé menu, vrátane všetkých kurzov
- Každá položka v bufete a ako bude každá stanica nastavená a umiestnená v miestnosti
- Ako chce miesto uspokojiť potreby hostí, ktorí majú špeciálne diétne problémy (ako je bezlepková alebo vegetariánska strava)
- Servisné časy
- Špeciálne položky týkajúce sa obsluhy, ako je víno a perlivá voda na stoloch
- Rozpis všetkých cien potravín
- Podrobný zoznam alkoholu vrátane značiek alkoholu a piva k dispozícii v bare
Nastavenie miestnosti
BEO by malo konkrétne načrtnúť celé nastavenie miestnosti. Toto zahŕňa:
- Umiestnenie stolov
- Počet miest na stôl
- Umiestnenie stravovacích staníc
- Miesto zábavy (a podrobnosti týkajúce sa ubytovania zabávačov, ak je to vhodné, vrátane skladovania vybavenia, prístupu k jedlu a nápojom, priestoru na prezliekanie atď.)
- Umiestnenie barov
Niektoré BEO môžu dokonca obsahovať schému nastavenia miestnosti.
Audio/vizuál a externí predajcovia
Audio/vizuálne opatrenia sa niekedy objavia na BEO, ale keďže mnohé miesta uzatvárajú zmluvy o A/V službách s treťou stranou, môže existovať samostatná zmluva. Ak je súčasťou BEO, uistite sa, že sú všetky podrobnosti dokončené pred podpísaním dokumentu zmluvy.
Podmienky
Všetky zmluvy, vrátane BEO, majú zmluvné podmienky, ktoré musíte dodržiavať. Pred podpísaním dokumentu sa uistite, že poznáte všetky zmluvné podmienky. Aké sú napríklad podmienky zmluvy v prípade zrušenia? Ako sa budú riešiť spory, ak sa napríklad hosť pošmykne a spadne?
Pred podpísaním zmluvy je dôležité položiť akékoľvek otázky manažérovi zariadenia a potvrdiť podrobnosti s vaším klientom. Po podpísaní BEO ide o záväznú zmluvu.
