Pre prvý volajúci, máte len jednu šancu urobiť dobrý prvý dojem, a to z vášho počítačom automatizovaného uvítacieho sprievodcu. Pre ľudí, ktorí často volajú do vašej spoločnosti, budete chcieť zefektívniť svoj automatizovaný proces spojovateľa tak, aby nestrácali čas počúvaním celého vášho automatizovaného sprievodného skriptu zakaždým hovor.
Najrýchlejším a najjednoduchším spôsobom, ako naprogramovať a zaznamenať funkciu automatického spojovateľa vášho telefónneho systému, je napísať skript v programe na spracovanie textu. Vyberte osobu, ktorá má nahrať scenár, s priateľským hlasom, niekoho, kto dokáže hovoriť bez koktania alebo zaváhania a dokáže jasne vysloviť a oznámiť každé slovo a meno.
Osvedčené postupy a čomu sa vyhnúť automatickým spojovateľom
Prvou časťou scenára bude pozdrav. Je to vaša príležitosť prezentovať vašu spoločnosť vašim volajúcim a ústne ich privítať vo vašej spoločnosti. Tu je niekoľko tipov, ako nahrať uvítací pozdrav.
Osvedčené postupy
- Začnite ocenením ich hovoru alebo podnikania.
- Udržujte pozdrav krátky, aby vracajúci sa volajúci neboli oneskorení pri každom volaní.
- Použite svoj slogan, firemný slogan a názov webovej stránky, prípadne oboje, ak ich máte.
Veci, ktorým sa treba vyhnúť
- Na pozdrav volajúcich nepoužívajte viac ako dve alebo tri vety.
- Nepropagujte svoje webové stránky, ak nemajú čo ponúknuť vašim zákazníkom.
- Nevymýšľajte si slogan resp slogan len na vyplnenie pozdravu.
Automatizované možnosti osvedčené postupy a čomu sa vyhnúť
Najdôležitejšou časťou automatického uvítacieho sprievodcu je prezentácia možností, ktoré si volajúci musia vybrať, aby sa dostali k osobe, s ktorou sa potrebujú porozprávať. Existujú dva typy volajúcich: ľudia, ktorí nepoznajú vašu spoločnosť a budú potrebovať radu, a volajúci, ktorí presne vedia, s kým majú hovoriť, a poznajú svoju pobočku.
Osvedčené postupy
- Použite možnosti, ktoré sú bežne akceptované. Napríklad: „Stlačte nulu pre recepčného“, „Stlačením klávesy libry sa vrátite do predchádzajúcej ponuky“.
- Povedzte svojim volajúcim čo najskôr, kedy môžu vytočiť klapku svojej strany, ak ju už poznajú.
- Informujte svojich volajúcich vopred, ak sa vaše možnosti ponuky nedávno zmenili. Po troch týždňoch toto upozornenie odstráňte.
- Na prvé miesto dajte najčastejšie volané opcie.
- Pred uvedením čísla opcie uveďte popis opcie. Napríklad „Pre zákaznícku podporu stlačte „5“.
- Čísla rezervovaných možností ponuky nájdete v dokumentácii vášho systému. (napr. všetky prípony začínajú číslom „8“, a preto „8“ nemožno použiť ako možnosť ponuky).
Veci, ktorým sa treba vyhnúť
- Nehovorte „Prosím“ predtým, ako uvediete všetky možnosti (napr. „Stlačte 1, aby ste... Stlačením 2... Stlačte 3, aby ste...“ atď.)
- Neuvádzajte viac ako šesť možností naraz. Ak máte viac ako šesť možností, vytvorte viacvrstvovú štruktúru ponuky. Napríklad „Pre možnosti predaja a servisu stlačte 5“.
- Nepredpokladajte, že každý má dotykový telefón. Ak do troch sekúnd od ukončenia pozdravu nevyberiete možnosť ponuky, spojte volajúceho s recepčnou.
Vzorové skripty automatického spojovateľa
- Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosť The Operations Tech Company, miesto, kde sa spája technológia a podnikanie. Ak poznáte klapku vašej strany, môžete ju kedykoľvek vytočiť. V opačnom prípade si vyberte jednu z nasledujúcich možností:
Pre zákaznícky servis stlačte „1“ - Pre technickú podporu stlačte „2“
- Pre naše bežné otváracie hodiny stlačte „3“
- Pre účtovanie stlačte '4'
- Pre nákup stlačte „5“
- Ak chcete nájsť miesto vo svojom okolí, stlačte „6“
- V opačnom prípade stlačte '0' pre recepčnú, alebo zostaňte na linke a niekto vám čoskoro pomôže.
- Vitajte v spoločnosti The Operations Tech Company. Ak chcete skontrolovať stav svojho účtu, navštívte nás na webe. Ak poznáte pobočku danej osoby, môžete ju kedykoľvek vytočiť.
Pre adresár spoločnosti stlačte '1'. Ak poznáte pobočku danej osoby, môžete ju kedykoľvek vytočiť. - Pre technickú podporu stlačte „2“
- Pre zákaznícky servis stlačte '3'
- Pre predaj a marketing stlačte „4“
- Ak by ste chceli hovoriť s recepčnou, stlačte „0“ alebo zostaňte na linke a jeden z našich priateľských zamestnancov vám pomôže. Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti The Operations Tech Company, kde sa „technológia a obchod spájajú“.
Po pracovnej dobe a víkendové pozdravy
Ak sa vaša firma zatvorí po určitom čase alebo cez víkendy a nemá kto odpovedať alebo pomôcť vašim volajúcim, vytvorte automatický pozdrav pre obsluhu po pracovnej dobe. Povedzte svojim volajúcim vopred, že firma je zatvorená, a požiadajte ich, aby zavolali späť. Nezabudnite uviesť aj bežné hodiny prevádzky. Tu je niekoľko vzorových skriptov automatického sprievodcu po pracovnej dobe a víkendoch:
- Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti The Operations Tech Company. Momentálne máme zatvorené. Sme otvorení od 9:00 do 22:00 od pondelka do piatku a od 10:00 do 12:00 v sobotu centrálneho štandardného času. Ak poznáte klapku vašej strany, môžete ju kedykoľvek vytočiť. V opačnom prípade zavolajte späť počas našej bežnej pracovnej doby, aby sme vám mohli pomôcť. Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti The Operations Tech Company, kde sa „technológia a obchod spájajú“. Zbohom.
- Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti The Operations Tech Company. Momentálne máme zatvorené. Ak ide o núdzovú situáciu, zavolajte na našu záznamovú službu na čísle 585-555-1234. Ak poznáte klapku vašej strany, môžete ju kedykoľvek vytočiť. Ak máte u nás účet, svoj stav si môžete skontrolovať 24 hodín denne 7 dní v týždni na www.operationstech.about.com. Naša bežná pracovná doba je od 9:00 do 17:00 od pondelka do piatku a od 10:00 do 12:00 v sobotu centrálneho štandardného času. V opačnom prípade zavolajte späť počas našej bežnej pracovnej doby, aby sme vám mohli pomôcť. Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosť The Operations Tech Company, miesto, kde sa spája technológia a podnikanie. Ak chcete túto správu zopakovať, stlačte kláves libry. {3 sekundová pauza} Dovidenia.
Sezónne automatické pozdravy pre obsluhu
Ak chcete propagovať sezónne špeciality vašej spoločnosti alebo len rozšíriť špeciálne sezónne pozdravy pre všetkých vašich volajúcich, možno budete chcieť na obmedzený čas predniesť svoj automatický sprievodný pozdrav. Používajte to s mierou a iba vtedy, ak to odráža ducha vašej spoločnosti. Napríklad sezónny sviatočný pozdrav s prianím radosti a prosperity v novom roku vašim volajúcim by len ťažko bol vhodný pre inkasnú agentúru.
- Dosiahli ste The Operations Tech Company. Od „našej rodiny“ až po „vaša rodina“ by sme vám chceli zaželať radostné sviatky a úspešný nový rok. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete...
- Ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti The Operations Tech Company. Opýtajte sa svojho zástupcu zákazníckeho servisu na naše zľavy 4. júla na všetky náhradné služby. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete...
Nacvičovanie a testovanie vášho pozdravu
Skôr než zaznamenáte svoj automatický sprievodný skript, požiadajte osobu, ktorú ste vybrali, aby si ho prečítala, aby si ho niekoľkokrát pred vami precvičila. Použite to na doladenie výslovnosti a ohlasovania. Po zaznamenaní nového pozdravu okamžite zavolajte do svojho telefónneho systému, aby ste skontrolovali chyby v zázname a uistite sa, že všetky oznámené možnosti fungujú podľa plánu.
