Keď píšete obchodný list alebo posielate e-mailovú správu, je dôležité, aby ste svoj list uzavreli profesionálnym spôsobom. Ideálny koniec obchodného listu vyjadruje vašu vďaku a úctu bez výstrednosti alebo príliš známeho tónu. Hoci sa to môže zdať staromódne, väčšina obchodných profesionálov očakáva, že písomná korešpondencia – či už prostredníctvom listu alebo e-mailu – bude napísané a naformátované konzervatívnym spôsobom.
Znamená to nielen to, že by ste sa mali zamerať na neutrálnosť vzhľadu listu (vyhýbať sa použitiu farebného papiera, hrubého návrhy log a umelecké písma), ale tiež to znamená, že by ste mali použiť veľmi nenápadné, nenucené a profesionálne uzatváranie fráza. Najlepším scenárom je, že náborový manažér, kolega alebo pripojenie si ani nevšimnú zatvorenie.
Nasleduje zoznam príkladov uzatvárania listov, ktoré sú vhodné pre obchodnú a zamestnaneckú korešpondenciu.
Príklady uzatvárania obchodných listov
- S pozdravom
- S pozdravom
- S pozdravom
- Najlepšie
- S Pozdravom
- S priateľským pozdravom
- Váš naozaj
- Najúprimnejšie
- S úctou
- S úctou, Váš
- Ďakujem
- Ďakujem vám za vašu pozornosť
Uzávierka vojenskej korešpondencie
Podobne ako pri obchodnej alebo zamestnaneckej korešpondencii, vojenské korešpondencia má tiež stanovené normy pre uzávierku (nazývanú aj „valedikcia“), ktorú by mal človek predložiť pred podpisom.
Ak vaša spoločnosť obchoduje s armádou – alebo ak sa uchádzate o prácu v armáde – mali by ste vedieť že „Veľmi s úctou“ (často skrátené ako „V/R“) sa používa v písomnej a e-mailovej korešpondencii medzi vojenskými príslušníkmi.
Zbor náčelníkov štábov, ministerstvo obrany Spojených štátov amerických, armáda USA, námorníctvo USA a letectvo USA zaviedli etiketu, že „S úctou vaše“ je vyhradené pre prezidenta Spojených štátov (podľa štandardov armády USA sa to vzťahuje aj na prvú dámu a zvolený prezident).
Listy všetkým ostatným hodnostárom jednoducho používajú valedikciu „S pozdravom“.
Čo dať po uzávierke
Za záverom uveďte čiarku, medzeru a potom svoje meno.
S Pozdravom,
Tvoje meno
Vaša emailová adresa
Vaše telefónne číslo
Čo nepoužívať na uzavretie obchodného listu
Čokoľvek, čo by ste použili v neformálnej komunikácii, je nevhodné pre obchodný list. To zahŕňa slang, textovú reč, emotikony a čokoľvek iné, než je farba alebo neformálne.
Ak ste zvyknutí komunikovať väčšinou s priateľmi, rodinou alebo dokonca spolupracovníkmi, s ktorými ste pracovali na dlhú dobu bude vhodná uzávierka obchodného listu pravdepodobne dosť napätá najprv. Nebojte sa – váš kolega alebo obchodný partner sa tak nebude cítiť, keď si prečíta vašu korešpondenciu. To, čo sa vám zdá neprirodzené, bude voči príjemcovi cítiť rešpekt a slušnosť.
Formálna komunikácia je v modernom živote na ústupe, no stále existujú chvíle, keď je to jediný správny spôsob, ako posilniť spojenie alebo odovzdať informácie. Ak sa uchádzate o prácu, hľadáte odporúčanie alebo rozširujete svoju sieť, pomýlite sa na strane formálnosti.
Nenechajte sa trochu archaickým dojmom formálneho obchodného listu zviesť k použitiu kvetnatého, zastaraného jazyka.
Pamätajte, že dúfate, že osoba, ktorá dostane váš list, si vôbec nepamätá na vašu uzávierku. Posledná vec, ktorú chcete, je, aby náborový manažér išiel na schôdzu HR s vaším sprievodným listom v ruke a spýtal sa tímu, či sa chcú stretnúť s „Mr. Kindest Personal Regards“.
Príklady nevhodných uzávierok obchodných listov
- Na zdravie
- Srdečne
- Dúfajme
- Neskôr
- Vďaka!
- TTYL/TTFN
- vrele
Poznámka o e-mailových obchodných listoch
Môže byť lákavé vynechať zatváranie, keď ste komunikuje cez email, ale nepoddajte sa tomu pokušeniu. Aj keď e-maily bez zatvárania sú úplne v poriadku na každodennú komunikáciu s vašimi priateľmi a spoluhráčmi, ľuďom, ktorých tiež nepoznáte, sa budú zdať strohé – alebo ešte horšie, neprofesionálne.
Uzávierku obchodného listu by ste mali použiť aj vtedy, keď si s niekým profesionálne píšete o dôležitej záležitosti, či už ide o nový projekt alebo pracovnú príležitosť.
Keď nepotrebujete zatváranie
Ako s istotou viete, či použiť alebo nepoužiť uzáver? Dobrým testom je položiť si otázku, či je tento e-mail viac podobný okamžitej správe/textovej správe alebo obchodnému listu. Ak dávate svojmu spoluhráčovi rýchlu aktualizáciu o prebiehajúcom projekte, formálne ukončenie nemusí byť potrebné; ak hádžete klobúk do ringu kvôli povýšeniu, určite je to potrebné.
Keď všetko ostatné zlyhá a stále si nie ste istí, buďte opatrní a zahrňte to. Nikdy sa nepokazíte tým, že budete príliš zdvorilí a úctivý.
