Profesionálni plánovači udalostí nosia veľa klobúkov a berú na seba rôzne zodpovednosti v závislosti od individuálnych okolností udalosti. Táto profesia si vyžaduje jedinečnú súpravu zručností – možno budete musieť byť jednu minútu multitaskingovým čarodejníkom a ďalšiu, aby ste boli expertom na riešenie problémov, ktorý dokáže vyriešiť situáciu ľahko a efektívne.
Aký by mal byť obchodný návrh
Obchodný návrh na plánovanie udalosti je komplexný dokument, ktorý popisuje služby, ktoré pre podujatie poskytnete. Je to brožúra vašej spoločnosti, vaša marketingová kampaň a váš predajný zámer, všetko zabalené do jedného. Tento obchodný návrh udalosti by vás mal prezentovať ako skúseného, kvalifikovaného profesionála, ktorý má jedinečnú kvalifikáciu na vykonanie tohto podujatia. Mal by vás odlíšiť od ostatných plánovačov udalostí a vytvoriť z vás niekoho, komu môže klient dôverovať.
Obchodný návrh plánovania udalostí by mal byť dobre napísaný, mal by obsahovať špecifiká o tom, aké služby sú zahrnuté v návrhu (a ktoré nie sú) a znázornite, ako budete podujatie vykonávať, a uveďte potrebné podrobnosti, aby si klient mohol ľahko predstaviť, čo ste navrhovanie.
7 vecí, ktoré je potrebné zahrnúť do obchodného návrhu plánovania udalostí
Neoddeliteľným krokom pri plánovaní udalostí je zostavenie pevného obchodného návrhu na plánovanie udalostí, pričom viete, čo treba zahrnúť, aby ste mohli predávať svoje služby a zabezpečiť podnikanie klienta.
- Úvod do podnikania: Stručne predstavte svoje podnikanie v oblasti plánovania podujatí. Diskutujte o svojom pozadí, akýchkoľvek profesionálnych certifikáciách a dĺžke podnikania, relevantných skúsenostiach a vašom konkrétnom mieste, ak nejaké máte.
- Popis udalosti: Uveďte celkový rozsah udalosti vrátane podrobností, o ktorých sa diskutovalo počas vášho úvodu stretnutie s klientom, ako je cieľ podujatia, možné termíny, miesta, ktoré treba zvážiť, počet hostí, atď.
- Poskytované služby plánovania podujatí: V tejto sekcii buďte veľmi konkrétni a uveďte všetky služby, ktoré na tomto podujatí poskytnete. Zoznam položiek s odrážkami alebo podnadpismi je veľmi efektívny, pretože je to pre klienta jednoduchý spôsob, ako vidieť rozsah zahrnutých služieb. Uveďte všetkých predajcov, ktorých budete využívať, a všetky služby, ktoré sú voliteľné za príplatok. Je dôležité byť v tejto časti veľmi podrobný, aby klient jasne pochopil, čo je zahrnuté a čo je dodatočné.
- Príklady Vašej práce: Ak ste naplánovali udalosť podobnú tej, ktorú navrhujete tomuto klientovi, potom máte príležitosť predviesť svoje schopnosti. Zahrňte fotografie, náčrty, výstrižky správ alebo akékoľvek iné vizuálne prvky, ktoré pomôžu klientovi nakresliť obraz toho, čo môžete urobiť. Je to skvelý spôsob, ako propagovať svoje podnikanie v oblasti plánovania podujatí.
- Navrhované náklady: Starostlivo formulujte všetky náklady spojené s plánovaním a realizáciou tohto podujatia. Formátovanie tejto časti ako série krokov prevedie vášho klienta všetkými fázami udalosti a pomôže mu vizualizovať každý aspekt, ako sa rozvíja. Buďte konkrétni v rámci všeobecnej kategórie nákladov. Ak máte napríklad riadkovú položku na stravovanie, rozdeľte jednotlivé náklady na jedlo s uvedením sumu na osobu, počet požadovaných serverov a hodinovú sadzbu, náklady na prenájom stolov, posteľnú bielizeň a tak ďalej. Namiesto prípravy návrhu s jednou veľkou cenovkou naspodku napíšte podrobný návrh, aby váš klient pochopil jednotlivé náklady. Je to užitočné z dvoch dôvodov: zmarí to nevyhnutný „šok z nálepky“, keď sú všetky položky spočítané a je tam vysoká cenovka v spodnej časti a vášmu klientovi to dáva možnosť rozhodnúť sa, či cena za ďalšiu kokteilovú hodinu stojí za to výdavok.
- Ďalšie kroky: V spodnej časti vášho obchodného návrhu udalosti uveďte všetky podrobnosti týkajúce sa načasovania alebo ďalších krokov. Ak má udalosť pevný dátum, nezabudnite uviesť, že podpísaná zmluva musí byť doručená do určitého dátumu, aby ste mohli udalosť naplánovať a zrealizovať. Uveďte požadovaný vklad a dátum, dokedy ho musíte prijať.
- Kontaktné informácie: Nezabudnite uviesť svoje obchodné kontaktné informácie v spodnej časti obchodného návrhu udalosti. Uveďte svoju webovú stránku, e-mailovú adresu, telefónne čísla, faxové čísla a poštovú adresu. Pripojte k svojmu návrhu aj vizitku pre ľahkú orientáciu.
Ako sledovať
Keď klientovi odošlete svoj obchodný návrh na plánovanie udalostí, oslovte ho a dajte mu vedieť, že návrh je na ceste. Povedzte im, že sa o pár dní ozvete, aby ste zistili, či majú nejaké otázky. Udržujte komunikačné linky otvorené. Buďte pohotoví a venujte osobnú pozornosť. Je to ukazovateľ toho, ako podnikáte, a pomôže vám uzavrieť obchod profesionálnym spôsobom.
