Keď sú definované komplexné obchodné požiadavky, spoločnosť je potom pripravená nájsť dodávateľa, ktorý tieto požiadavky spĺňa. Prvý krok v nájdenie predajcu je vytvoriť a odoslať žiadosť o ponuku (RFP). Dokument RFP by mal podrobne obsahovať každý aspekt obchodnej požiadavky a to, čo spoločnosť vyžaduje od potenciálu predajcu splniť požiadavky uvedené v RFP. Predajca vypracuje ponuku na základe svojho porozumenia požiadavkám špecifikovaným v RFP a konkurenčné ponuky budú vyhodnotí, aby sa vytvoril výber víťazného predajcu alebo užší zoznam predajcov, ktorí potom doručia prezentácie spoločnosti.
Definovanie dokumentu žiadosti o návrh
Dokument RFP je rozhodujúci pre získanie dodávateľa, ktorý dokáže splniť obchodné požiadavky zákazníka. Ak je dokument chybný, buď nejednoznačnými požiadavkami, chýbajúcimi požiadavkami alebo neprimeranými požiadavky na predajcu, potom proces RFP povedie k neúplným cenovým ponukám alebo v niektorých prípadoch k žiadnym cenovým ponukám vôbec. Od predajcov sa nevyžaduje, aby predložili ponuky do každej prijatej žiadosti o ponuku, a aj keď by mohli splniť požiadavky na žiadosť o ponuku, nemusia mať kapacitu na včasné dodanie požiadaviek. Neskôr sa často zistí, keď zákazník pošle RFP menším predajcom, ktorí môžu byť lídrami vo svojom odbore, ale nemajú prostriedky alebo kapacitu na splnenie potrieb zákazníka.
Každá RFP bude iná na základe definovaných požiadaviek a špecifických potrieb zákazníka. Dokonca aj v rámci tej istej spoločnosti sa môže dokument RFP líšiť v zameraní v závislosti od primárnych požiadaviek. Pri niektorých RFP sa môže zamerať na cenu, zatiaľ čo iné sa môžu zamerať na dodacie lehoty alebo požiadavky na kvalitu potrebných položiek.
Špecifické vlastnosti dokumentu RFP
Vyžaduje sa niekoľko funkcií dokumentu RFP. Napríklad každá žiadosť o ponuku by mala mať konkrétny dátum a čas, kedy zákazníka vyžaduje, aby všetci potenciálni dodávatelia predložili ponuku. Ak budú ponuky predložené po tomto dátume, mali by byť vyradené. Ak predajca nemôže predložiť ponuku včas, môže to znamenať možný problém s organizáciou a možno problémy s doručením.
Zákazník však musí dať predajcom dostatočný čas na predloženie ponuky. Ak sú požiadavky obzvlášť zložité, predajcovia možno budú musieť zostaviť tím reakcie, aby rozdelili požiadavky do oblastí, ktorým rozumejú, a potom zostavia ponuku. Ak je časová os definovaná v RFP príliš krátka, odpovede môžu byť unáhlené a predajcovia môžu skôr hádať o zložitosti projektu, než by mu plne rozumeli. To povedie k nepresným cenovým ponukám a zbytočným postupom žiadania o ponuku.
Dokument RFP by mal uvádzať proces, ak majú predajcovia ďalšie otázky týkajúce sa požiadaviek špecifikovaných v RFP. Predajcom by nemalo byť umožnené zavolať zákazníkovi, pretože to môže viesť k tomu, že jeden predajca dostane dodatočné informácie, ktoré mu poskytnú a konkurenčná výhoda. Najlepšie je dohodnúť si konferenčný hovor, aby sa zástupcovia každého predajcu mohli pýtať a vypočuť si otázky smerované späť klientovi. To zaisťuje spravodlivosť v procese ponukového konania.
Dokument RFP musí tiež jasne špecifikovať formát odpovede dodávateľa na RFP. Ak to nie je jasne definované, budú odoslané odpovede v rôznych formátoch a nebude možné porovnávať ponuky dodávateľov. Formát odpovede by mal identifikovať, čo sa od dodávateľa požaduje v každej sekcii, ako napríklad referencie, životopisy potenciálnych členov tímu, dokument, v ktorom predajcovia rozumejú požiadavkám, a formát pre cenotvorby. Ak každý predajca dodržiava správny formát odpovede, uľahčí to porovnanie ponúk.
