Ak plánujete svoj prvý komunitné podujatie, je pravdepodobné, že nebudete mať za cieľ niečo také, ako je rozsah obrovského každoročného festivalu s názvom The Taste of Chicago. Táto udalosť, jeden z najväčších amerických festivalov jedla, sa začala v roku 1980 ako jednodňový udalosť s 36 predajcami potravín.
Teraz priťahuje viac ako 3,5 milióna v priebehu niekoľkých dní a prináša približne 12 miliónov dolárov ročne. Kancelária starostu pre špeciálne udalosti a Illinois Restaurant Association spolupracujú na plánovaní a realizácii podujatia.
Ak by ste chceli naplánovať komunitný festival jedla, bez ohľadu na to, aký skromný je rozsah v porovnaní s Chicagom, nemôžete sa pokaziť podľa ich osvedčeného plánu.
Hlavné úlohy
Skôr ako začnete, pomôže vám definovať kľúčové oblasti zodpovednosti. Primárne funkčné oblasti Taste of Chicago alebo akéhokoľvek komunitného festivalu jedla musia zahŕňať:
- Operácie
- Predajcovia potravín
- Programovanie
- Sponzorstvo
- Marketing a vzťahy s verejnosťou
- Vedenie účtovníctva a zmlúv
Všetky vyššie uvedené sa budú pri plánovaní festivalu riadiť rovnakým všeobecným harmonogramom.
Časová os festivalu
Plánovanie festivalu začína celý rok predtým, ako sa postavia stany. Toto je harmonogram, ktorý úrad starostu pre špeciálne udalosti dodržiava pre svoju úlohu v každom ročníku Taste of Chicago:
- 12 mesiacov: Identifikujte miesto a dátumy a vytvorte hrubý náčrt festivalovej mapy
- 9 mesiacov: Aktualizujte mapu festivalu a identifikujte predajcov
- 6 mesiacov: Potvrďte predajcov, sponzorov, programovanie a dodávateľov
- 4 mesiace: Dokončite zábavu a znova potvrďte funkčnú oblasť
- 3 mesiace: Výroba marketingových materiálov festivalu
- 1 týždeň: Spravujte načítanie operácií
- 1 deň: Spravujte načítanie dodávateľa
- Záver udalosti: Spravujte načítanie operácií
- 1 týždeň po: Zorganizujte záverečné stretnutie a urobte odporúčania
Manažment festivalu
Ako vládna agentúra má Kancelária starostu pre špeciálne podujatia na starosti Taste of Chicago a a dlhý zoznam ďalších podujatí, ktoré sa konajú pozdĺž chicagského jazera a v mnohých mestách štvrtiach. Výnosy z Chute hradí väčšinu ostatných akcií, ktoré úrad riadi.
Keďže agentúra vykonáva túto prácu od roku 1980, väčšina funkčných tímov v Kancelárii starostu pre špeciálne udalosti a Illinois Restaurant Association má vo svojich oblastiach bohaté skúsenosti. Je tu generálny manažér podujatia, ktorý sa zameriava na dodržanie harmonogramu.
Okrem členov úradu generálny riaditeľ spolupracuje s minimálne 20 mestskými úradmi a agentúrami vrátane polície a hasičské zbory, ministerstvo zdravotníctva, ulíc a hygieny, parková štvrť a úrad núdzového manažmentu komunikácie.
Ďalšou dôležitou funkčnou oblasťou je účtovníctvo a správa zmlúv. Keďže ide o vládnu agentúru, musí sa riadiť procesom obstarávania mesta a ďalšími pokynmi mesta.
Operácie
The operácií oblasť je zodpovedná za prípravu lokality, scénu a produkciu, podporu podujatí a bezpečnosť. Zodpovedá za to, že podujatie je správne skonštruované na začiatku a po skončení festivalu sa demontuje.
Práca si vyžaduje koordináciu s mnohými mestskými agentúrami na začiatku procesu.
V Chicagu tieto procesy zahŕňajú uzávierky ulíc, stavbu stanov, tesárske a elektroinštalačné práce, bezpečnosť, logistiku pre nákladné autá dodávateľov a mnohé ďalšie.
Zvážte, čo váš operačný tím zvládne sám a čo by sa malo pre vaše podujatie dohodnúť. Začnite telefonovať, aby ste našli tých správnych ľudí. S akými miestnymi agentúrami bude musieť váš tím spolupracovať? Kontaktujte ich čo najskôr.
Reštaurácie a predajcovia
Na podujatí Taste of Chicago 2015 sa podujatie spojilo s viac ako 60 predajcami potravín vrátane najmenej 19 nových reštaurácií reprezentujúcich mnohé z charakteristických štvrtí Chicaga. Samozrejme, v Chicagu musia byť na jedálnom lístku určité položky vrátane pizze, rebier, zmrzliny a tvarohového koláča.
Pri svojom plánovaní budete musieť myslieť na jedlo a maškrty, ktoré vaša komunita oceňuje.
V Chicagu sú festivalové miesta vytúžené a predajcovia musia byť schopní zvládnuť objem a mať úplne čistý status s mestom. Dokonca musia absolvovať štátny letný festivalový sanitačný kurz.
Budete sa musieť zamyslieť nad tým, aké kritériá by ste mohli požadovať od zúčastnených predajcov potravín a koľko by ste ich chceli mať.
Poznámka: Prvý rok môže byť ťažký, ale s každým ďalším úspechom zistíte, že máte stále viac ochotných účastníkov.
Programovanie
V Taste of Chicago jedlo priťahuje davy ľudí, no mnoho ďalších aktivít tam ľudí udrží aj potom, čo sa dosýta nasýtia. V priebehu rokov programátorský tím začlenil do celkového programu všetky nasledujúce prvky:
- Bezplatné koncerty na viacerých pódiách
- Ukážky varenia so špičkovými šéfkuchármi a autormi kuchárskych kníh
- Rodinná dedina vrátane detského javiska
- Environmentálny stan pre zelené vzdelávanie
- Športový pavilón
- Medzinárodný nákupný pavilón
- Budweiser Clydesdales a ich dalmatínski spoločníci
- Zábavné jazdy
- Ohňostroje
Zvážte, aké ďalšie programy a aktivity by ste mohli chcieť zahrnúť do svojho food festivalu.
Sponzorstvo
The Taste of Chicago vytvorilo niekoľko kategórií pre sponzorstváa stali sa hlavným zdrojom financovania a vecnej podpory. Firemní marketéri a plánovači firemných podujatí sa zúčastňujú na komunitných podujatiach, aby posilnili svoju značku a získali expozíciu.
Na oplátku získajú nejaké výhody, ako napríklad stan pohostinstva pre sponzorov na podujatí.
Zvážte, ktorí miestni korporátni sponzori môžu mať záujem o financovanie vášho komunitného podujatia, a zamyslite sa nad tým, aké druhy balíčkov a výhod by ste mohli poskytnúť.
Marketing a Public Relations
Obchodníci ktorí pracujú na Taste of Chicago sú v závideniahodnej pozícii, pretože udalosť automaticky priťahuje pozornosť médií v Chicagu a inde. Kancelária starostu pre špeciálne udalosti nemusí míňať príliš veľa na tradičnú reklamu, aby šírila informácie a propagovať podujatie.
Úlohou obchodníkov je však uistiť sa, že všetky relevantné informácie o udalosti sú k dispozícii a sú presné. Udržiavajú webovú stránku podujatia a prítomnosť sociálnych médií a propagujú obsah webu médiám aj verejnosti. Ako v každom prípade, zmeny na poslednú chvíľu sú bežné.
Na začiatku môže byť pre komunitné gastronomické festivaly ťažké dosiahnuť taký druh expozície, aký majú väčšie a známejšie udalosti. Neváhajte osloviť miestne médiá a dajte im o akcii vedieť.
A pamätajte, festivaly jedla sú vysoko fotogenické! Tohtoročná publicita prinesie budúcoročnému festivalu ešte väčší úspech.
