Príprava je kľúčom k úspešnej fyzickej inventarizácii.
Ak váš výrobný závod, plniace stredisko alebo logistické zariadenie tretej strany (3PL) nevykonáva ročnú činnosť fyzická inventúra všetkých vašich SKU – vašich hotových výrobkov aj vašich rozpracovaných (WIP) položiek – by mala byť.
3 veci, na ktoré sa treba postarať ako prvé
Ale predtým, ako začnete počítať všetko vo vašom výrobnom závode a sklade, sú tri veci, o ktorých sa musíte najskôr postarať:
- Program počítania cyklov
- Overenie pred sčítaním/karanténa
- Plánovanie pracovných príkazov (WO) alebo Job Order (JO).
Na prípravu na pravidelnú (najlepšie každoročnú) fyzickú inventúru je potrebné zaviesť mnoho prvkov. Správne, presné a zodpovedné vykonávanie fyzickej inventarizácie nie je len vecou, ktorú vaše zariadenie robí jeden deň v roku, je to zmena životného štýlu.
Príprava
Príprava je kľúčom k úspešnej fyzickej inventarizácii. Tri veci – uvedené vyššie – ktoré sú potrebné pred vykonaním fyzickej inventarizácie vášho zariadenia, umožnia vašej spoločnosti:
- Presnosť dňa vašej fyzickej inventarizácie
- Optimalizovaná efektívnosť počas fyzickej inventarizácie
- Menej jednotiek SKU na započítanie počas fyzickej inventarizácie
Prípravu potrebnú na úspešnú fyzickú inventarizáciu je potrebné plánovať a plánovať na celý rok.
Program počítania cyklov
Či už má vaše výrobné alebo skladové zariadenie 10 SKU na počítanie alebo 10 000 SKU na počítanie, program počítania cyklov je nevyhnutnou súčasťou každého programu na riadenie zásob.
Pred vykonaním fyzickej inventarizácie sa uistite, že vaša spoločnosť efektívne počíta vaše diely. Robustný program počítania cyklov zníži počet prekvapení, ktoré sa objavia, keď začnete porovnávať počty cyklov.
Mechaniku počítania cyklov nájdete tu, ale stačí povedať, že ak máte 10 000 SKU počítajte, že asi 2 000 z nich (približne 20 percent) predstavuje 80 percent hodnoty vašej celkovej inventár.
Počas fyzickej inventarizácie musíte spočítať všetky svoje SKU. Pred vykonaním fyzickej inventarizácie sa však môžete uistiť, že máte k dispozícii tých 80 percent hodnoty vašich zásob pomocou počítania cyklov.
To sa na prvý pohľad môže zdať príliš veľa na odhryznutie. Ako možno očakávať, že vaša spoločnosť počas roka spočíta 80 percent hodnoty svojich zásob? Neuvedomujeme si, že máte iné veci na práci?
To však znamená, že ak máte naozaj 10 000 SKU, potom cyklicky počítate 2 000 SKU. A môžete to urobiť počítaním ôsmich SKU denne, päť dní každý týždeň počas 52 týždňov.
Verte tomu alebo nie, počítaním cyklov (t. j. vykonaním fyzickej inventarizácie vybranej podmnožiny vašich cenných častí) osem častí a deň si môžete byť istí, že 80 percent hodnoty vášho inventára bude presných, keď vykonáte plnohodnotnú fyzickú inventár.
Trochu úsilia a predbežného plánovania môže viesť k úspechu kontroly zásob. A keď už hovoríme o predbežných aktivitách...
Overenie pred sčítaním/karanténa
Keď vykonáte počítanie cyklov, časti, ktoré nacyklujete, sa vrátia do používania. V rámci prípravy na fyzickú inventúru však bude chcieť vaše výrobné alebo skladové zariadenie tiež zaviesť predbežné sčítanie.
Predbežné sčítanie sa líši od počítania cyklu v tom, že predbežné sčítanie zabráni použitiu, vydaniu alebo inej transakcii SKU, kým sa nedokončí fyzická inventúra.
Predbežné sčítanie si vyžaduje starostlivé plánovanie. Povedzme, že fyzickú inventúru vykonávate každoročne a dátum fyzickej inventarizácie je o mesiac. Niekto vo vašej prevádzke, ktorý riadi plánovanie (napríklad plánovanie výroby alebo plánovanie dopytu), sa môže pozrieť na plánovanú činnosť na nasledujúci mesiac a odpovedať na tieto otázky:
- Ktoré položky určite nepoužijete v nasledujúcich 30 dňoch?
- Ktoré z týchto vecí máte po ruke?
- Máte nejakú kazetu „Karanténa – neotvárať“?
Identifikáciou položiek, ktoré máte po ruke a ktoré nebudete musieť uskutočniť pred obchodom vašej spoločnosti fyzickej inventúre, môžete urobiť zásadný krok k tomu, aby ste sa uistili, že vaša fyzická inventúra bude úspešný.
Položky, ktoré predpočítate, je možné spočítať, označiť ich množstvom a potom v karanténe – buď na fyzickom mieste, alebo zatvorením škatule pomocou „Karanténa – neotvárať“ páska.
Predbežné sčítanie je jedným zo zásadných spôsobov, ako sa fyzické zásoby vo výrobnom závode a sklade líšia od fyzických zásob v maloobchode. Maloobchodné miesto nemôže skutočne vopred spočítať položky a potom povedať svojim zákazníkom, že si ich nemôžu kúpiť, kým sa ich inventár nedokončí. Ale výrobné zariadenie – so správnym druhom plánovania – to dokáže.
Plánovanie pracovných príkazov (WO) alebo Job Order (JO).
Správa WIP vášho zariadenia môže byť jednou z najzložitejších častí vykonávania fyzickej inventarizácie.
Môžete mať Položku A, ktorá má hodnotu 10 USD a môžete mať Položku B, ktorá má hodnotu 20 USD, ale keď vytvoríte Položku C, jeho hodnota môže byť 50 USD (pretože ste pridali prácu a inú hodnotu, keď ste vložili položku A a položku B spolu). Iste, to dáva zmysel v každom inom ročnom období, ale nemusí to mať zmysel počas fyzickej inventarizácie vašej spoločnosti.
Povedzme, že dôjde k vašej fyzickej inventúre a na dielni máte tri zákazky (v záujme tohto argumentu označme akúkoľvek výrobnú zákazku ako zákazku alebo JO).
JO #1 bol práve vydaný. Na výrobnej linke máte 10 kusov položky A a 10 kusov položky B, ale žiadna práca sa nezačala.
JO #2 je takmer dokončený. Týchto 10 kusov položky A a 10 kusov položky B bolo zostavených do 10 kusov položky C. JO #2 potrebuje len záverečnú kontrolu na uzavretie JO.
JO #3 je uprostred výroby. 10 kusov položky A a 10 kusov položky B sa ešte celkom nepodarilo stať sa položkou C. Ale už sa nepodobajú na položky A alebo B.
Plánovaním dopredu sa môžete vyhnúť spusteniu JO #1 pred fyzickou inventúrou. A môžete dokončiť JO #2 a zatvoriť ho, aby sa tieto položky C dostali na sklad, aby sa započítali.
Chcete sa vyhnúť tomu, aby ste mali na podlahe príliš veľa JO #3. Je ťažké posúdiť hodnotu JO #3 a pravdepodobne budete musieť spolupracovať so svojimi finančnými ľuďmi, aby ste zistili, ako ich chcú zaúčtovať.
Plánovaním dopredu a nastavením programov počítania cyklov, spravovaním predbežných sčítaní a plánovaním vášho WIP, môžete zabezpečiť, aby váš výrobný závod alebo miesto skladu malo úspešné fyzické inventár.
