Väčšina miest je zvyknutá na tlak, ktorý so sebou prináša koordinácia viacerých podujatí v krátkom časovom rozpätí. Koniec koncov, ich podnikanie závisí od poskytovania kvalitných služieb a každé podujatie je príležitosťou predviesť svoje schopnosti obom plánovačov podujatí a účastníci. Najkritickejší čas však prichádza ešte pred začiatkom predstavenia, keď klient vojde do banketovej miestnosti na prípravu. Práve v tomto momente sa bude udávať tón pre zvyšok dňa.
Pripravte si vozíky
Prvá vec, ktorú bude chcieť váš klient urobiť, je vybaliť všetky svoje zásoby na udalosti z vozidla. To môže byť náročná úloha, najmä ak je situácia s parkovaním ťažko zvládnuteľná. Predstavte si, že niekto vojde do vášho podniku s nákladom ťažkých krabíc – čo bude prvá vec, ktorú bude hľadať? Odpoveďou je samozrejme vozík, alebo čokoľvek iné, čo im odľahčí náklad a výrazne uľahčí zlovestnú prácu s vykladaním. Mať vozíky k dispozícii hneď, keď idú na miesto konania, je jednoduchý spôsob, ako im „uľaviť“ len tým, že sa objavia.
Pripravte si registračné tabuľky
Ďalším na zozname vecí, ktoré treba urobiť pre väčšinu klientov, je nastavenie registrácie. To znamená vaše miesto radšej majte všetky registračné komponenty na mieste skôr, ako prídu. To zahŕňa všetky stoly, stoličky, elektrické a soklové lišty. Usporiadanie menoviek a materiálov na registráciu zaberie plánovačom udalostí veľa času a nemali by čakať, kým si zariadite tieto jednoduché veci, aby mohli začať.
Pripravte si všetky stoly a posteľnú bielizeň
Nastavenie všetkých stolov a stoličiek v priestore udalosti môže samozrejme chvíľu trvať. Dúfajme, že ak prichádzate z predchádzajúcej udalosti, povedali ste klientovi vopred, kedy má očakávať nastavenie všetkých komponentov miestnosti. Ak váš klient vojde do miestnosti s desiatkami pracovníkov, ktorí sa snažia rozložiť stoly a stoličky, pravdepodobne prepadne panike. V ideálnom prípade bude mať váš operačný tím všetko pripravené so stolovou bielizňou, aby plánovači mohli začať umiestňovať ozdoby, aukčné predmety atď.
Zverejnite všetky značky včas
To, že vedúca plánovačka vie, ako sa orientovať v budove, neznamená, že to vie aj jej podporná posádka. Môžete tým všetkým ušetriť veľa zbytočných problémov aktualizácia značenia vo vašej budove hneď, ako sa začne nastavovacie obdobie. Majte na pamäti, že predajcovia ako kvetinári a DJ's musia tiež vedieť, kam ísť. Toto všetko je potrebné prebrať s klientom pred dňom udalosti, ale je potrebné si na ne dať pozor aj počas tohto veľkého dňa.
Skontrolujte BEO a faktúry
Opäť ste pravdepodobne poslali tieto dokumenty e-mailom niekoľkokrát počas dní pred udalosťou, ale nikdy nezaškodí, ak si ich ešte raz pozriete. Aj keď je čas nastavenia hektický, musíte si vyhradiť 15 minút na to, aby ste si tieto dokumenty prezreli spoločne. Koordinátori miesta by mali mať pre svojho klienta pripravený balík, ktorý obsahuje BEO, schému miestnosti a budúcu faktúru. Len veľmi málo skúsených plánovačov prejde príležitosťou na preskúmanie týchto kritických dokumentov.
Úvody
Nezabudnite priviesť kľúčových členov svojho tímu k svojmu klientovi na formálne predstavenie. Tento zoznam zahŕňa manažér stravovania, banketový kapitán, vedúci prevádzky a audio/vizuálny koordinátor. Pri predstavovaní tímu myslite v mene svojho klienta – existujú nejaké podrobnosti, ktoré by ste mali prediskutovať tvárou v tvár s vaším manažérskym tímom? Začatie krátkeho rozhovoru je efektívny spôsob, ako zdôrazniť, kto má na starosti jednotlivé oblasti.
Tento krátky kontrolný zoznam položiek nastavenia udalosti bude znamenať veľkú cestu k tomu, aby bol váš klient pri príchode spokojný. Ako primárny zástupca vášho miesta je vždy najlepšie dať klientom číslo svojho mobilného telefónu pre prípad, že by sa niečo pokazilo, keď pracujete vo svojej kancelárii. Pamätajte, že môžu byť frustrovaní, ak niečo potrebujú, no budú ešte viac frustrovaní, ak nenájdu nikoho, kto by im pomohol.
