Manažment podujatí zahŕňa dohľad nad celou logistikou pred a počas udalosti, či už ide o konferenciu, svadbu alebo akékoľvek organizované stretnutie. Manažéri udalostí vykonávajú plány udalostí riadením zamestnancov, financií, vzťahov s dodávateľmi a podobne.
V profesii plánovania udalostí sú názvy pracovných pozícií také rozmanité a početné ako ponúkané služby a často môže byť ťažké odlíšiť jedno od druhého. Môže to byť náročné pri príprave portfólia plánovania udalostí, hľadaní práce alebo práci s klientom, ktorý správne nerozumie vašej pracovnej funkcii a zodpovednosti. Zistite viac o tom, čo manažment udalostí zahŕňa a či je pre vás vhodný.
Čo je to Event Management?
Event management zahŕňa množstvo funkcií na realizáciu veľkých podujatí, ktoré môžu zahŕňať konferencie, kongresy, koncerty, obchodné výstavy, festivalya obrady. Zahŕňa zvládnutie celkovej logistiky podujatia, prácu so zamestnancami a vedenie projektu ako celku.
Ďalšie povinnosti môžu zahŕňať riadenie rozpočtu a tímov ľudí zodpovedných za každú funkciu, ako aj dohľad nad realizáciou podujatia. Event manažéri tiež dohliadajú na služby všetkých externých predajcov a profesionálov, vrátane plánovačov udalostí.
Ako funguje Event Management
Špecifické povinnosti manažéra udalostí môžu zahŕňať:
- Výber a rezervácia miest
- Koordinovanie vonkajších predajcov
- Pútaví rečníci alebo zábava
- Zabezpečenie dopravy a parkovania
- Získanie potrebných povolení a vhodného poistenia
- Dodržiavanie zdravotných a bezpečnostných noriem
- Vypracovanie núdzových pohotovostných plánov
- Krízový a situačný manažment na podujatí
- Návrh bezpečnostného plánu
- Monitorovanie udalosti
Tento zoznam nie je v žiadnom prípade úplný. V závislosti od rozsahu podujatia a ďalších najatých odborníkov sa pracovné povinnosti môžu líšiť. Manažér udalosti je v podstate zodpovedný za koordináciu všetkej logistiky potrebnej pre udalosť.
Úloha služieb správy udalostí
Firmy zaoberajúce sa manažmentom udalostí sú často najímané na plánovanie a realizáciu veľkých firemných stretnutí a špeciálnych podujatí. Zatiaľ čo svadby a koncerty sú bežnými udalosťami pre profesionálov v oblasti manažmentu udalostí, športové podujatia, stretnutia a veľké večierky sú tiež príležitosťami, ktoré môžu profitovať z manažmentu udalostí.
Vládne subjekty, neziskové organizácie, združenia a korporácie využívajú spoločnosti na správu udalostí na koordináciu dôležitých udalostí a stretnutí. Funkciu manažmentu udalostí možno často nájsť v rámci oddelenia marketingu alebo vzťahov s verejnosťou alebo ako súčasť personálneho obsadenia špeciálnych akcií.
Zručnosti na úspech
Ako pri väčšine funkcií plánovania udalostí, aj manažment udalostí vyžaduje vynikajúce organizačné schopnosti, aby uspel. Schopnosť multitaskingu a žonglovania s mnohými pohyblivými časťami je nevyhnutná a spolu so špičkovou organizáciou prichádza aj potreba efektívneho riadenia času.
Schopnosť určiť priority a zostať na úlohe je to, čo vedie k úspešnej udalosti. Manažment udalostí vyžaduje vidieť víziu udalosti až po realizáciu, čo si vyžaduje vytrvalosť, kreativitu a flexibilitu.
Keďže projektové riadenie je kľúčovým prvkom a zahŕňa riadenie nielen funkcií, ale aj tímov ľudí, dôležité sú aj medziľudské zručnosti. Interakcia s jednotlivcami na všetkých úrovniach organizácie je súčasťou práce, takže byť pohodlný, sympatický a silný komunikátor povedie k rozvoju týchto vzťahov dlhú cestu.
Event Management vs. Plánovanie akcie
Hoci veľmi úzko súvisí, manažment podujatí a plánovanie podujatí plniť dve rôzne funkcie. Jednoducho povedané, plánovači udalostí vytvárajú víziu a mnohé z predbežných plánov udalosti, zatiaľ čo manažéri vykonávajú detaily pred a počas nej.
Ako už bolo povedané, manažéri udalostí môžu tiež plánovať aspekty udalostí a plánovači udalostí môžu riadiť určité zložky procesu plánovania udalostí. Obaja pracujú vedľa seba a ich povinnosti sa môžu prekrývať. Mnohí jednotlivci môžu plniť obe úlohy, najmä ak podnikajú alebo pracujú v malej spoločnosti plánujúcej udalosti. Napriek tomu je školenie a zručnosti potrebné pre každú pozíciu trochu odlišné.
Tu je niekoľko príkladov niektorých kľúčových rozdielov:
| Event manažéri | Plánovači udalostí |
|---|---|
| Uskutočňovanie rezervácie miesta | Výber témy a konceptu udalosti |
| Koordinácia s predajcami | Výber miesta konania |
| Prijímanie a riadenie zamestnancov | Plánovanie menu |
| Manažment na mieste počas akcie | Organizovanie zábavy alebo hosťujúcich rečníkov |
Kľúčové informácie
- Event management je dohľad nad mnohými administratívnymi detailmi pre udalosti, ako sú konferencie, festivaly alebo svadby.
- Manažér udalostí spolupracuje so zamestnancami a dodávateľmi, aby sa ubezpečil, že udalosť prebieha podľa plánu.
- Zatiaľ čo plánovači udalostí majú tendenciu pracovať na celkovom koncepte udalosti, manažéri udalostí sa zaoberajú detailmi jej realizácie.
- Event manažéri musia byť okrem iného organizovaní, zruční s ľuďmi a flexibilní.
