Možno ste už počuli pojem press kit a možno ste dostali aj press kit na niečo. Aj keď sa forma a funkcia tlačovej súpravy môže v jednotlivých odvetviach značne líšiť, akceptovaná definícia jednej z nich je:
"Balík propagačných materiálov poskytnutých novinárom, aby ich informovali najmä o produkte, službe alebo kandidátovi."
Pretože existuje toľko rozmanitosti, pozrime sa na skutočné komponenty, ktoré môžu tvoriť tlačovú súpravu, a ako na to zostavte taký, ktorý vášmu produktu alebo službe poskytne najlepšiu šancu na bezplatnú propagáciu, ktorá je známa aj ako zarobené médiá. Ak ty urobte si press kit správne, uvidíte návratnosť mnohonásobne vyššiu, než je vaša počiatočná investícia, najmä ak súprava dostane váš produkt alebo službu na spravodajských staniciach alebo napíše online a v tlačených médiách.
Vytvorenie tlačovej súpravy
Neexistuje žiadna kniha pravidiel na vytváranie tlačových zostáv, ktorá by špecifikovala, aké komponenty musíte zahrnúť. Vaše tlačové balíčky sa budú líšiť v závislosti od toho, čo propagujete, a od typu média, ktoré bude dostávať váš tlačový balíček.
Väčšina tlačových súprav sa posiela poštou, často ľuďom, ktorí majú administratívnych asistentov, a vašou úlohou je vytvoriť tlačovú súpravu, ktorá je dostatočne zaujímavá na to, aby sa dostala cez vrátnika. Na obsahu a prezentácii veľmi záleží. Súpravu môžete poslať aj elektronicky, aj keď má desať častí, ktoré môžu byť ťažkopádne.
To, čo zahrniete, je veľmi dôležité, pretože tlačová súprava by mala byť jednoduchým spôsobom, ako upozorniť na vás alebo vašu firmu. Berte to ako kompiláciu najväčších hitov vašej spoločnosti, pretože chcete, aby sa o vás a vašich produktoch a službách dozvedeli médiá v jednom prehľadnom balíku. Medzi hlavné komponenty tlačovej súpravy, ktoré budete chcieť zvážiť, patria nasledujúce položky.
Tlačová správa
Tlačová správa vašej tlačovej súpravy oznamuje, čo propagujete. Ak máte nový produkt, tlačová súprava vám ho pomôže predstaviť. Ak sa vaša spoločnosť spája s inou, tlačová správa to podporuje.
Do svojho tlačového balíka môžete zahrnúť viacero tlačových správ. Tlačová súprava na veľtrh môže napríklad obsahovať tlačovú správu o fúzii spoločností, tri tlačové správy o nových produktoch a tlačovú správu oznamujúcu nového generálneho riaditeľa.
Nezahŕňajte však viac ako jednu tlačovú správu, ak sa tomu môžete vyhnúť. Ak posielate tlačovú súpravu redaktorovi, budete potrebovať iba jednu tlačovú správu. Pamätajte, že čím viac zapojíte, tým viac práce prinútite ľudí urobiť. Chcete im prácu čo najviac uľahčiť.
Stručný list/obsah
To je obzvlášť užitočné pre akýkoľvek druh tlačovej súpravy, ktorá obsahuje veľa rôznych, ale rovnako dôležitých prvkov. Váš list môže byť adresovaný médiám s poďakovaním vopred za ich záujem a potom vám môže poskytnúť súhrn toho, čo je zahrnuté, a uviesť, prečo by bol produkt alebo služba zaujímavá ich. Uistite sa, že meno a kontaktné informácie vášho mediálneho kontaktu sú správne.
Brožúra
PR profesionáli použite tlačové balíčky na oznámenie nového produktu, ale môžete pridať aj svoju brožúru. Okrem jednoduchej tlačovej správy sú užitočné najmä brožúry na vysvetlenie vášho produktu alebo služby. Nie je to len vizuálny prvok, ale dokáže poskytnúť technické informácie priamočiarym spôsobom. K tlačovej súprave na veľtrhu môžete zahrnúť množstvo brožúr, ktoré poskytujú informácie redaktor/reportér veľké množstvo informácií o všetkých rôznych vašich produktoch/službách.
Vzorky produktov
Ak je váš produkt dostatočne malý a môžete si to dovoliť, mali by ste do tlačovej súpravy vložiť vzorku. To dáva redaktorom a reportérom možnosť otestovať produkt na vlastnej koži. Pred odoslaním do editora sa samozrejme uistite, že produkt funguje. Nechceš poslať Drôtové časopis nový druh baterky, ktorá sa počas prevádzky zapáli.
Ak je váš produkt príliš veľký a vo svojom zariadení budete predvádzať, uveďte tieto informácie, aby redaktor/reportér mohol prísť k vám a pozrieť si produkt zblízka. Alebo, ak má váš stánok na veľtrhu demo, je to dobrý spôsob, ako dať mnohým redaktorom a reportérom z celej krajiny šancu vidieť váš produkt v akcii.
Ak máte len niekoľko vzoriek, vytvorte viacúrovňovú zásielku tlačovej súpravy. Médiá najvyššej úrovne môžu pozostávať iba z piatich až desiatich výstupov, ale budú najdôležitejšie.
Minulé tlačové spravodajstvo
Ak ste už v minulosti získali bezplatné mediálne pokrytie, môžete pridať hárok s podrobnosťami o týchto médiách. Ale neposielajte medializáciu od priameho konkurenta, inak to nebude pokryté. Napríklad, ak Dom Krásny na vašom produkte bol kúsok, neposielajte ho na Dom a záhrada pretože povedia, že to už bolo pokryté publikáciou útulku. Ak sa však váš produkt objavil v segmente CNN, pokračujte a zahrňte túto tlačovú expozíciu.
List
Môže to byť skvelý doplnok k tlačovej súprave, pretože obsahuje podrobnosti o funkciách, výhodách a ďalších špecifických informáciách spôsob, ktorý informuje reportéra alebo redaktora o vašej spoločnosti a/alebo produktoch pomocou rýchlych odrážok informácie. Informačné listy možno použiť na uvedenie produktov na trh, tlačové balíčky o nových zamestnancoch, tlačové konferencie a ďalšie oblasti, v ktorých chcete redaktorovi poskytnúť kľúčové fakty, ktoré by mohol chcieť použiť slovo za slovom.
Spoločnosť Backgrounder
Napísanie stránky s históriou spoločnosti môže byť cenné pre súčasné a budúce tlačové balíčky. Tento sprievodca podrobne popisuje začiatky vašej spoločnosti a môže obsahovať informácie o tom, kam smeruje vaša firma. Mali by byť zahrnuté hlavné úspechy, ako aj akékoľvek vyznamenania alebo ocenenia. Nezabudnite tiež na svoje plány na expanziu a vývoj produktov. Uistite sa, že každý rok aktualizujete svoje pozadie, aby obsahovalo všetky ďalšie úspechy a porovnávacie momenty.
Výkonný Bios
Či už je to a nový generálny riaditeľ, nový PR manažér alebo nový člen vašej správnej rady, toto je miesto, kde môžete informovať ľudí o tých, ktorí tvoria váš tím.
Životopisy manažéra spolu s obrázkami vo vysokom rozlíšení poskytujú editorovi veľmi potrebné základné informácie o kalibri ľudí za spoločnosťou. Niektoré publikácie vytlačia životopis slovo za slovom, takže životopis napíšte z pohľadu tretej osoby a nie z pohľadu prvej osoby. Uchovávajte všetky bios na jednej stránke a zahrňte ocenenia a uznania, ale žiadne osobné údaje okrem pridružení v odvetví.
Hárok s ponukami a často kladené otázky
Hárok s cenovými ponukami – obsahujúci ponuky ľudí vo vašej spoločnosti – je efektívny spôsob, ako sa zamestnať redaktori citujú, že potrebujú dokončiť článok bez toho, aby nútili redaktorov sledovať PR spoločnosti osoba.
Tento hárok môže obsahovať citáty od vašich manažérov, vývojári produktov, a dokonca aj vaši zákazníci (inak známe ako referencie). Jeden list citátov môže odpovedať na najzrejmejšie otázky, ktoré redaktor pravdepodobne bude mať. Len sa uistite, že každý citát sa dobre číta na papieri, pretože tento citát bude s najväčšou pravdepodobnosťou použitý doslovne v tlačenej podobe.
Zahrňte obrázky vo vysokom rozlíšení na flash disk
Sú obrázky relevantné pre váš press kit? Ak áno, uistite sa, že ide o obrázky s vysokým rozlíšením uložené na praktickom mediálnom zariadení, ako je flash disk alebo CD. Na svoje webové stránky môžete zahrnúť aj obrázky vo vysokom rozlíšení, aby ste si ich mohli stiahnuť. Len nezabudnite zahrnúť priamy odkaz na vašu galériu obrázkov do materiálu vašej tlačovej súpravy.
