Dezorganizácia a zmätok môžu byť dráždivé, no čo je horšie, sú zlé pre podnikanie. Myslite na to takto: Ako chaos rastie, zisky klesajú. Odpoveď? Dobré vedenie kancelárie. Keď začnete uplatňovať sedem princípov dobrého kancelárskeho manažmentu, budete prekvapení, aký rozdiel prináša dobré riadenie kancelárie – a o koľko viac podnikáte.
1. Stanovenie rutín
Ak chcete, bežné úlohy vyžadujú rutinné postupy zostať organizovaný a aby veci fungovali hladko. Nastavte rutiny na manipuláciu s papierovaním a kancelárskymi systémami.
S každým papierom, ktorý príde do vašej kancelárie, by ste mali raz manipulovať, konať a zaradiť – nie náhodne nahromadiť na stole. Podobne by sa mala uprednostniť digitálna komunikácia, ako sú e-maily, a podľa možnosti by sa podľa nej malo okamžite konať, alebo by sa mala označovať pre budúcu akciu.
Kancelárske systémy vrátane stolných počítačov, notebookov, súborových serverov, multifunkčné tlačiarnea mobilné zariadenia vyžadujú administratívne aj núdzové postupy. Keď systém zlyhá alebo a
2. Definovanie zodpovedností
Dobré riadenie kancelárie závisí od ľudí, ktorí vedia, kto je za čo zodpovedný. Ľudia, ktorí sú zodpovední, sú tí, ktorí často robia veci.
Čo by sa stalo, ak by napr nákup pretože vašu malú firmu robil ktokoľvek a kedy? Vedeli by ste nájsť papier do tlačiarne, keď by ste ho potrebovali? Poverením jednej osoby za objednávanie všetkého vybavenia a spotrebného materiálu sa problém vyrieši a veci fungujú hladko. Mať zamestnancov e-mailom určenej osobe akékoľvek požiadavky na spotrebný materiál alebo vyveste ručne písaný zoznam na viditeľnom mieste, kde môžu ľudia pridať, čo potrebujú.
Rovnako je to aj so správou počítačových systémov. Musíte mať jednu osobu zodpovednú za bezpečnosť vašich počítačových systémov a sledovanie vecí, ako sú účty, heslá a softvér. Použitím cloudové systémy pre kancelárske aplikácie, účtovný softvér a ukladanie dát je ideálnym riešením pre malé podniky, ale aj tak potrebujete mať pridelenú dôveryhodnú osobu na vykonávanie administratívnych úloh, ako je pridávanie/odstraňovanie používateľov, prideľovanie povolení, atď. aby vaša kancelária fungovala hladko.
3. Udržiavanie záznamov
Vedenie záznamov Znie to ako najjednoduchšia časť dobrej správy kancelárie – kým nezohľadníte potrebu uchovávať tieto záznamy prístupné a aktualizované. Urobte z toho kancelársku rutinu. Keď dostanete a nový zákazník alebo klienta, jeho zadanie do vašej databázy kontaktov trvá len chvíľu. Potom bude aktualizácia záznamu trvať len chvíľu alebo dva po tom, čo ste s ním hovorili po telefóne.
4. Využitie priestoru
Prejdite sa po svojej kancelárii. Je to príklad správy priestoru alebo zlého riadenia priestoru? Musíte obchádzať prekážky alebo riskovať, že o niečo zakopnete? Keď si sadnete za stôl, mohli by ste tam skutočne pohodlne pracovať? Sú veci logicky usporiadané tak, aby veci, ktoré najviac potrebujete, boli najbližšie po ruke?
V kanceláriách je natlačených veľa vecí, od stojanov na tlačiarne do kartoték. Pre dobré riadenie kancelárie si musíte byť istí, že všetky veci v kancelárii sú usporiadané tak, aby bola maximálna efektivita a maximálna bezpečnosť. Postupujte podľa základov kancelárskeho dizajnu, aby ste vyhoveli potrebám napájania, osvetlenia a vetrania vášho kancelárskeho priestoru a urobili z neho bezpečnejší a lepší priestor na prácu.
5. Plánovanie nudnej práce
Je príliš ľahké odkladať veci, ktoré neradi robíte, a väčšina podnikateľov nemá rada úlohy, ako napr. podania, odosielanie a prijímanie alebo vedenie účtovníctva. Bohužiaľ, kancelária, podobne ako kuchyňa, nebude dobre fungovať bez vykonania domácich prác.
Ak ste vlastníkom malého podniku, ktorý nie je v pozícii, aby mohol priradiť čokoľvek, čo považujete za nudná alebo nepríjemná práca pre niekoho iného, prinúťte sa k nej pravidelne tým, že si každý týždeň naplánujete čas pre to.
Urobte si dopoludnie alebo popoludnie a strávte ho studenými hovormi, vracaním sa na neprioritné e-mailové otázky, uverejňovaním príspevkov na sociálnych sieťach, dobiehaním účtovníctva alebo aktualizáciou záznamov. Urobte to dosť týždňov v rade a stane sa z toho dobrý zvyk pri riadení kancelárie.
6. Delegovanie a outsourcing
V dokonalom svete by každý robil len to, na čo má čas. Keďže svet nie je dokonalý, veľa ľudí robí veci, na ktoré nemajú čas ani talent.
Delegovanie a outsourcing môže zlepšiť správu kancelárie vašej malej firmy a oslobodiť vás od toho, aby ste sa mohli sústrediť na svoj talent, čím sa zlepší váš konečný výsledok. Čiastočný alebo virtuálny asistent môže zvládnuť mnohé z vašich kancelárskych alebo administratívnych úloh.
7. Plánovanie priorít
Mnoho malých podnikateľov trávi dni konaním a reakciami a potom sa čudujú, prečo sa im zdá, že točia kolesá. Obchodné plánovanie je dôležitou súčasťou dobrého riadenia kancelárie a musí byť súčasťou vašej bežnej rutiny riadenia kancelárie.
Úspešní majitelia malých podnikov trávia čas každý týždeň obchodným plánovaním a mnohí využívajú denné stretnutia obchodného plánovania ako nástroj na stanovenie cieľov a rast. Ak máte zamestnancov, zapojte ich do obchodného plánovania, či už formálne alebo neformálne.
