Udalosti sú kritickou zložkou fundraisingu a dosahu. Väčšina neziskových podujatí je záležitosťou „všetci ruky na palube“, ktorá vyžaduje, aby všetci v neziskovej organizácii spolupracovali. Niektoré neziskové organizácie majú dokonca výbor pre celkové plánovanie podujatia a špecializovaných dobrovoľníkov, ktorí pomáhajú s plánovaním a prípravou podujatia.
Aj keď je plánovanie udalosti rozhodujúce, ak chcete, aby udalosť prebehla hladko, chcete tiež výsledky zo všetkého svojho úsilia. Preto by vaša organizácia mala prijať „hostiteľský výbor“.
Čo je hostiteľský výbor?
„Hostiteľský výbor“ sa líši od tradičného výboru pre plánovanie udalostí. Namiesto ľudí, ktorí aktívne plánujú, plánujú alebo pripravujú denné alebo večerné podujatia, hostiteľský výbor využíva svoje siete, aby sa uistil, že podujatie bude hitom. Členovia hostiteľského výboru sa môžu rozhodnúť:
- Povzbudzujte svojich priateľov, rodinu alebo kolegov, aby si kúpili lístky
- Zbierajte aukčné predmety od miestnych firiem
- Nadviažte spojenie s predajcom pre ceny pri dverách alebo catering na udalosti
Samozrejme, existuje nespočetné množstvo spôsobov, ako môže hostiteľský výbor urobiť vaše charitatívne podujatia lepšími ako kedykoľvek predtým. Predstavte si hostiteľský výbor ako skutočného hostiteľa večierka; niekoho, kto pozve tých najlepších hostí, vie, koho zavolať na jedlo alebo výzdobu, a môže vás spojiť s ľuďmi, vďaka ktorým bude akcia totálne úspešná.
Pretože hostiteľský výbor môže zvýšiť finančné prostriedky získané na podujatí alebo získať väčšiu pozornosť médií, nájdenie a nábor správnych jednotlivcov je životne dôležité.
Koho vybrať do hostiteľského výboru
Skutočne užitočný hostiteľský výbor nebude zahŕňať platených marketérov ani profesionálnych plánovačov podujatí. Namiesto toho by to mali byť vysoko angažovaní členovia vášho existujúceho tímu, darcovskej základne alebo dobrovoľníci s kontaktmi a ochotou osloviť vás.
Váš hostiteľský výbor sa môže pohybovať od niekoľkých ľudí až po desiatky. Čím viac ľudí vo vašej komisii, tým väčší vplyv môžu mať kolektívne na úspech vašej udalosti.
Členov hostiteľského výboru nájdete takmer kdekoľvek, vrátane:
- Člen alebo predseda správnej rady vo vašej organizácii
- Dobrovoľníci, ktorí sa veľmi angažujú v komunite
- Darca, ktorý má spojenie s miestnymi podnikmi
- Darca alebo člen predstavenstva, ktorý má rozsiahle kontakty vo vašej ideálnej demografickej skupine darcov
- Dobrovoľníci, ktorí poznajú predajcov alebo majiteľov priestorov
- Miestne alebo národné celebrity, ktoré často obhajujú vašu vec
Keď nájdete jednotlivcov, ktorých by ste sa chceli pripojiť k vášmu hostiteľskému výboru, je čas ich naverbovať.
Ako získať hostiteľský výbor
Hľadajte a spojte sa s jednotlivcami, ktorí by boli vynikajúcimi členmi hostiteľského výboru. Nežiadajte však iba niekoho, aby bol v hostiteľskom výbore. Formálne pozvanie je najlepší spôsob, ako získať členov výboru.
V pozvánke hostiteľského výboru je nevyhnutné uviesť:
- Kompletné informácie o udalosti a vašej organizácii (dátum a miesto)
- Informácie o účele akcie (finančná zbierka na konkrétny účel)
- Príklady toho, ako môže prispieť člen hostiteľského výboru
- Dátum, kedy môžete odpovedať alebo sa spojiť so svojím tímom
- „Vpred“ ďakujeme, že ste im dali vedieť, že ich môžete pozvať
- Vaše meno/kontaktná osoba a kontaktné údaje
Uistite sa, že potenciálni členovia vedia, že ich angažovanosť bude uznaná a ocenená a že zapojením sa môžu významne ovplyvniť.
Ak vás zaujíma, ako navrhnúť pozývací list hostiteľského výboru, skopírujte a prilepte nižšie uvedenú šablónu a vložte svoje informácie do každej zo zátvoriek.
[Dátum]
Vážený [Vložte meno]:
Píšem vám, aby som vás informoval o vzrušujúcej udalosti, ktorú [názov vašej organizácie] plánuje na [mesiac] v [Vložte mesto].
V [Mesiac + Rok (ak sa líši od aktuálneho)], [Organizácia] prináša [Názov udalosti] do [Mesto], aby sa zvýšil povedomie o [príčine/sociálnom probléme/probléme, ktorý vaša organizácia rieši] a budovať podporu [programy/iniciatívy/úsilie]. [Pridajte relevantné informácie o udalosti/cieli/téme].
Podujatie sa bude konať v [Mesto] v [Miesto podujatia (ak ho máte)] dňa [dátum a čas].
[First Name], boli by sme radi, keby ste nám pomohli urobiť toto podujatie – a ostatným, ktorí sa mu páčia – úspešné. Ak by ste chceli byť súčasťou tohto podujatia, ako aj budúcich podujatí, budeme veľmi vďační, ak prijmete toto formálne pozvanie stať sa súčasťou nášho hostiteľského výboru.
Existuje niekoľko jednoduchých spôsobov, ako sa zapojiť:
- Zdieľajte svoje meno alebo názov vašej organizácie ako člen nášho hostiteľského výboru
- Pozvite svojich kolegov, priateľov a susedov, aby si kúpili [stôl/lístok] na naše podujatie (y)
- Pridajte sa k nám na podujatie
- [Vložte konkrétnu požiadavku na základe postavenia osoby, spojení.]
Boli by sme tiež radi, keby ste uvažovali o usporiadaní vlastného stola a pozvaní priateľov a kolegov na večer plný zábavy. Vaša veľkorysá podpora nám pomôže šíriť informácie o [príčine] a mať vplyv.
Člen [Organizácie] vás bude kontaktovať v rámci [Vložte časový rámec], aby prediskutoval podrobnosti o našom hostiteľskom výbore a prediskutoval vašu účasť, ak by ste mali záujem.
Tešíme sa na spoluprácu s vami, aby [Event Name] a budúce podujatia boli úspešné! Ďakujeme za vašu štedrú pozornosť a podporu.
s pozdravom
[Tvoje meno]
[Pozícia v organizácii]
[Názov organizácie]
[Kontaktné číslo]
Po nábore hostiteľského výboru
Keď pozvete svojich vybraných členov komisie, dostanete niekoľko akceptačných listov alebo hovorov. Predtým, ako sa však dostanete do podrobností o udalosti alebo o tom, čo by ste chceli, aby urobili, naplánujte si krátke stretnutie s výborom. Bez toho, aby ste od nich čokoľvek žiadali, dovoľte im:
- Zoznámte sa navzájom
- Diskutujte o tom, ako sú zapojení do vašej organizácie
- Prezrite si materiály alebo prezentácie o vašej veci/práci
- Vymyslite nápady, ako by chceli prispieť
Odtiaľ im môžete dať vedieť o svojich cieľoch získavania finančných prostriedkov a o tom, ako by ste chceli, aby spolupracovali (pozývaním kontaktov alebo oslovovaním predmetov z aukcie). Ak máte veľkú skupinu, môžu sa rozdeliť aj na „podvýbory“.
Samozrejme, nie je úlohou len hostiteľského výboru naplánovať a zrealizovať vašu udalosť. Hostiteľský výbor by mal fungovať s vašim dobrovoľníkom alebo komisii pre plánovanie podujatí, aby predávali vstupenky, aby sa ubezpečili, že sa uplatnia nové sponzorské dary na podujatia, že bude veľa položiek aukcie a že noc bude pre účastníkov hitom.
Uznanie úsilia vášho hostiteľského výboru
Po skončení podujatia by členovia vášho hostiteľského výboru mali byť jedni z prvých, ktorým poďakujete, a to na podujatí aj písomným poďakovaním nasledujúci deň. Čím viac zapojíte svoj hostiteľský výbor, tým viac bude ochotný hostiť v budúcnosti.
Nájdite ľudí vo vašej organizácii alebo komunite, ktorí by vám mohli pomôcť usporiadať vašu ďalšiu udalosť. Mohli by urobiť obrovský rozdiel v množstve peňazí, ktoré vyzbierate, a programoch, ktoré môžete podporiť.
