Byť plánovačom udalostí nie je len o organizovaní večierkov; ide o vytváranie programov, ktoré riešia účel, posolstvo alebo dojem, ktorý sa váš klient snaží komunikovať.
Plánovači udalostí pracujú dlhé hodiny na organizovaní a realizácii detailov prakticky každého formátu stretnutia, vrátane súkromných seminárov, verejných konferencií, priemyselných veľtrhov, pracovných stretnutí pre zamestnancov a ďalších.
Odvetvie plánovania udalostí
Štúdia Events Industry Council z roku 2018 uviedla, že globálne obchodné udalosti vygenerovali viac ako 1 bilión dolárov priamych výdavkov a podporili 10,3 milióna pracovných miest na celom svete. Spojené štáty vedú svet v celkovom objeme podujatí, nasledované Čínou a Nemeckom.
Americký úrad pre štatistiku práce definuje tri hlavné kategórie profesionálneho plánovania: pre stretnutia, konvencie a udalosti. V roku 2018 bol priemerný plat za každý typ plánovača 49 370 dolárov ročne.Požadované špecifické povinnosti sa budú líšiť v závislosti od konkrétneho odvetvia, ale všetci plánovači budú zvyčajne zodpovední za nasledujúce úlohy:
- Stretnite sa s klientmi, aby ste pochopili, prečo organizujú stretnutie alebo udalosť
- Naplánujte si podrobnosti o udalosti vrátane jej času, miesta a ceny
- Požiadajte o ponuky od miest, dodávateľov a iných poskytovateľov služieb
- Navštívte miesta, aby ste sa uistili, že sú použiteľné a spĺňajú požiadavky
- Koordinujte miestnosti, menu, darčekové predmety, dopravu a ďalšie služby
- Dohliadať na všetky činnosti, aby boli všetci spokojní
- Skontrolujte účty, faktúry a schvaľujte platby
„Plánovači podujatí [konkrétne] budú koordinovať oslavy, ako sú výročia, stretnutia a iné veľké spoločenské akcie, ako aj firemné akcie vrátane uvedenia produktov, galavečerov a ocenení obrady. Existujú aj neziskoví plánovači udalostí, ktorí plánujú veľké udalosti s cieľom získať dary pre charitatívne alebo advokačné organizácie. Podujatia môžu zahŕňať bankety, charitatívne preteky a občerstvenie."
Zručnosti plánovania udalostí
Aby boli plánovači udalostí úspešní, musia mať rôzne zručnosti. Predovšetkým by mali vynikať verbálnou a písomnou komunikáciou a mali by mať výnimočné organizačné schopnosti a schopnosti na riadenie času. Je tiež dôležité, aby mali skúsenosti s riadením projektov a boli schopní multitaskingu.
Samozačiatočníci, ktorí skvele pracujú v tíme a dokážu zostať pokojní a zdvorilí pod tlakom, majú tiež tendenciu vynikať ako plánovači udalostí. Nevyhnutné sú zručnosti v oblasti vyjednávania, rozpočtu a riadenia zamestnancov, ako aj schopnosť komunikovať so všetkými úrovňami riadenia. Úspešní plánovači podujatí si vyvinuli citlivosť, pokiaľ ide o výber miesta konania, catering, produkciu, zábavu, darčeky, dopravu, ubytovanie a konferenčné služby.
Požadovaný titul
Tí, ktorí sa venujú kariére v oblasti plánovania podujatí, pochádzajú z rôznych profesií a akademických prostredí. Mnohí zamestnávatelia uprednostňujú bakalársky titul v odbore hotelierstvo, obchodná administratíva, marketing, vzťahy s verejnosťou alebo komunikácia. Mnohí plánovači však začínajú v iných profesiách alebo vstupujú cez administratívne úlohy, ktoré zahŕňajú plnenie plánovacích povinností.
Ak si chcete zvýšiť kvalifikáciu, zvážte prijatie Certifikovaný odborník na stretnutia (CMP) menovaciu skúšku, alebo si zarobte Certifikovaný odborník na zasadnutia vlády (CGMP) označenie. Poverenie CMP a CGMP je k dispozícii plánovačom kongresov, stretnutí a výstav.
Začíname
Naplánujte si prechod na plánovanie udalostí rovnakým spôsobom, ako by ste plánovali ďalšiu udalosť – so stratégiou a podrobnou dokumentáciou. Začnite týmito krokmi:
- Ak chcete získať cenné skúsenosti, dobrovoľne sa venujte neziskovej organizácii alebo inej firme, ako je cateringová spoločnosť, kvetinárstvo, dizajnér podujatí alebo iný plánovač podujatí.
- Ak už plánujete udalosti pre iného organizátora udalosti, prejdite na prevzatie väčšej zodpovednosti. Často je to také jednoduché, ako požiadať svojho manažéra o viac práce v kontexte vašej ďalšej udalosti.
- Pripojte sa k združeniam ako International Meeting Planners alebo International Live Events Society do siete. Čím viac ľudí poznáte a čím viac vzťahov si v tomto odvetví vytvoríte, tým ľahšie bude vybudovať si kariéru plánovača podujatí.
- Vytvorte si portfólio udalostí, ktoré predvedie svoje odborné znalosti a znalosti.
- Okrem rozvíjania vzťahov s inými plánovačmi udalostí, vytvárajte sieť s externými dodávateľmi alebo partnermi. Catering, hudobníci alebo mediálne osobnosti môžu zvýšiť vašu expozíciu a okruh vplyvu.
Organizácia a postupy riadenia času vášho vlastného života sú pre ostatných jasným ukazovateľom vášho talentu na plánovanie udalostí. Či už idete na pohovor, aby ste pracovali pre inú plánovaciu firmu, alebo začínate a rozvíjate svoj vlastný, vaším cieľom bude zostať pokojný, organizovaný a vždy podľa plánu.
