Je ťažké naplánovať rozpočet podujatia bez dobrej predstavy o výdavkoch, ktoré vám vzniknú. Zdá sa to zrejmé, ale náklady s tým spojené plánovanie akcie môže pochádzať z rôznych miest. Keď si myslíte, že ste identifikovali všetky kategórie výdavkov, objaví sa ďalšia, ktorá vás pošle späť na rysovaciu dosku.
Aby sa vám to nestalo, použite tento prehľad výdavkov na plánovanie udalostí pri vytváraní rozpočtu.
Výdavky na udalosti na mieste
Tieto zahŕňajú náklady a poplatky, ktoré si zvyčajne účtujú miesto konania podujatia. Často ide o najdrahšiu kategóriu a je tiež najjednoduchšie predvídať, pretože dostanete formálny odhad nákladov, ktorý si vopred preveríte. Nezabudnite zohľadniť variabilné náklady, ktoré sa menia v závislosti od počtu návštev. Catering je príkladom variabilných výdavkov, pretože množstvo jedla, ktoré potrebujete – a následne aj náklady – sa zvyšuje s každým prírastkom na vašu párty.
Tu je zoznam výdavkov na udalosti na mieste, ktoré môžete vložiť do svojho rozpočtu:
Náklady na miesto konania
Toto sú náklady na priestory:
- Prenájom izby
- Kaucia
- Poistné krytie
- Parkovisko
Jedlo a catering
Tu je všetko, čo súvisí s jedením a pitím:
- Jedlá
- Nápoje
- Poplatky za prácu barmana/servera
- Daň a poplatky za služby/prepitné
Audio/vizuálne
Toto sú vaše náklady na prezentáciu:
- Mikrofóny
- Obrazovky a projektory
- Prístup na internet
- Iné špecializované vybavenie
Predajcovia tretích strán
Táto kategória predstavuje všetky položky a služby dodávané predajcami mimo hostiteľského miesta. Každý z nich vám bude účtovať samostatne, takže je dôležité dôkladne sledovať každého dodávateľa. Používanie tabuľky vám pomôže usporiadať kontakty na dodávateľov spolu s nákladmi spojenými s ich službami.
Prenájom podujatí
Tieto výdavky sa týkajú všetkého, čo potrebujete dodať:
- Obliečky, stolové lišty a poťahy na stoličky
- Stany, inscenácie a zábavné atrakcie
- Fyzické položky neposkytnuté miestom konania
- Práca a dodávka na inštaláciu/zrušenie
Predajcovia dekorácií
Aby veci vyzerali dobre, bude to znamenať náklady na:
- Akcentové osvetlenie
- Kvety a ozdoby
- Balóny
Zábava
Nezabudnite na poplatky spojené s:
- Hudobníci alebo DJ
- Poplatky za rečníka
- Zmluvní jazdci (strava, ubytovanie, doprava)
Výrobné náklady
Produkcia zahŕňa všetok personál a zdroje potrebné na plánovanie a realizáciu podujatia. Tieto výdavky začínajú v momente vysnívanej udalosti a pokračujú cez papierovanie po udalosti. Stručne povedané, táto kategória predstavuje náklady na organizáciu podujatia, prilákanie účastníkov a správu administratívnych prvkov.
Marketing a registrácia
Táto kategória môže zvýšiť náklady na:
- Tlačové a webové dizajnérske práce
- Reklamy
- Pozvánky
- Riadenie registrácie
Plánovanie a organizácia
Podujatia si vyžadujú ľudí a náklady zahŕňajú:
- Poplatky za plánovač udalostí
- Zamestnanci na čiastočný úväzok a dočasní zamestnanci
- Kancelárske potreby
- Komunikačné náklady
- Cestovné náklady
Administratívne výdavky
Neprehliadnite papierovanie a náklady na:
- Pridelenie platených zamestnancov
- Účtovné náklady
- Právne poplatky
- Poplatky za poradcu
Nadmerné náklady a núdzové fondy
Neexistuje žiadne magické číslo na to, čo by ste si mali odložiť na neplánované výdavky, no treba počítať s neočakávaným. Niektorí plánovači udalostí navrhujú rozpočtovanie o 5 – 10 % oproti predpokladaným výdavkom, zatiaľ čo iní si vyberajú okrúhle číslo, s ktorým budú pracovať. Na väčšie podujatia by sa, samozrejme, malo prideliť viac, pretože prehliadnutie, ktoré sa účtuje na osobu, by mohlo ísť o tisíce dolárov.
Účelom tohto prehľadu je upozorniť vás na rôzne typy výdavkov na plánovanie udalostí, ktoré sa môžu vyskytnúť. Každá udalosť je jedinečná, takže váš môže obsahovať viac alebo menej uvedených položiek. Dôležité je vedieť, odkiaľ budú pochádzať vaše náklady. Prehliadanie výdavkov spojených s konkrétnym predajcom alebo kategóriou môže spôsobiť zmätok vo vašom rozpočte, ale najhorším scenárom je úplne zabudnúť na výdavky, kým príde účet.
