Odpovedanie na žiadosť o ponuku (RFP) je podobné odoslaniu obchodnej ponuky v tom, že cieľ je presvedčiť potenciálneho klienta, že práve vaša spoločnosť je tá pravá na riešenie ich konkrétneho problém. Efektívna odpoveď na RFP si vyžaduje presné znenie a preukázané znalosti a skúsenosti s riešením danej témy. Žiadosti o návrhy zvyčajne vyhodnocuje skupina riaditeľov alebo členovia predstavenstva výboru dostatočné odborné znalosti na rýchle potvrdenie alebo odmietnutie poverenia spoločností, ktoré súťažia o konkrétne projektu. Pri odpovedaní na RFP sa chcete zamerať na pochopenie potrieb klienta a zároveň zdôrazniť schopnosť vašej spoločnosti tieto potreby uspokojiť.
Zistite, aké služby sú potrebné
Musíte úplne pochopiť obavy a očakávania svojho klienta a odpovedať na ne. Pamätajte, že nemôžete odpovedať rovnakým spôsobom na každú žiadosť o ponuku, ktorú dostanete. Nezabudnite zdôrazniť, čo zákazník chce a ako to môžete zákazníkovi ponúknuť.
Identifikujte problém a riešenie
Žiadosť o návrh sa vydáva, keď sa vyskytol problém alebo je pred nami problém či výzva. Vo svojej odpovedi na RFP musíte načrtnúť zručnosti, zdroje a metodológie, ktoré použijete na vyriešenie alebo konfrontáciu problému. Väčšina agentúr, ktoré vydávajú žiadosť o návrh, má
Zvážte rozsah projektu
Pochopenie rozsah projektu vám umožní pripraviť najlepší tím, zdroje a časový rámec potrebný na riešenie problému. Vždy majte na pamäti rozsah, vaša odpoveď môže ponúknuť nápady a popísať logistiku riešenia problému, ako aj ponuku príklady a popisy toho, ako vaša spoločnosť prekonala podobné výzvy v minulých projektoch alebo, ak je to vhodné, v súčasných projektoch projektov.
Buď realistický
Nevytvárajte idealistické scenáre s nepravdepodobnými riešeniami a metodikami. Namiesto toho navrhnite skutočné riešenia zahŕňajúce skutočných členov tímu. Musíte zahrnúť harmonogram, ako aj očakávania, kedy sa projekt začne a skončí. Ak je to možné, vaša odpoveď môže medzitým zahŕňať nápady na dočasné riešenia.
Ponuka viacerých možností
Vždy, keď je to možné, pokúste sa predstaviť alternatívne spôsoby riešenia problému. Navrhnutie viacerých možností klientovi sprostredkuje, že sa môžete vysporiadať s neočakávanými podmienkami, ktoré môžu vyplynúť z problému.
Čeliť konkurencii
Nemyslite si, že ste jediný, kto odpovedá na návrh. Okrem toho, že potešíte klienta, musíte sa presadiť aj nad konkurenciou. Prezentujte skutočné predstavy o výhodách vášho výberu v porovnaní s inými firmami. Vyzdvihnite svoje silné stránky a snažte sa minimalizovať svoje slabé stránky. A pamätajte: Všetko je o vás; nehovorte priamo o svojich konkurentoch.
Poskytnite pridanú hodnotu
Prezentujte klientovi širšie alternatívy, ktoré doplnia konkrétnu problematiku RFP. Navrhnite ďalšie veci a akcie, ktoré budú klientovi predstavovať ďalšie úspory. Uveďte napríklad možnosti hodnotového inžinierstva, ktoré môžete použiť, alebo opíšte spôsoby, ako ušetriť peniaze pri dosahovaní celkového cieľa uvedeného v RFP.
Predstavte svoj tím
Identifikujte kľúčových ľudí, ktorí majú skúsenosti s prácou na podobných projektoch, ako je cieľ RFP. Vždy, keď je to možné, zapojte členov tímu do relevantných mimoškolských aktivít, školení a iných vzdelávacích skúseností. Predložte organizačnú schému zdrojov, množstvo času venovaného projektu, kedy sa tím zúčastní a kedy budú zdroje z projektu stiahnuté.
Diskutujte o časovom rámci
Prezentujte časový rámec a náčrt konkrétne rozvrhy ako bude problém vyriešený alebo ako dlho bude proces implementácie trvať. Plán P6 alebo MS Project preukáže, že rozumiete projektu. Ak je nabitý zdrojmi, ešte lepšie.
Poskytnite referencie
Identifikujte podobné agentúry s podobnými problémami, na ktorých ste pracovali, a konkrétne problémy a riešenia a problémy, s ktorými ste sa zaoberali. Opíšte kľúčových hráčov, veľkosť projektu, harmonogramy, náklady a problémy, ktoré sa riešia v každom prípade.
