Váš návrh podujatia je v prvom rade odrazom vášho klienta. Keďže plánovanie udalosti si vyžaduje prispôsobenie udalosti tak, aby vyhovovala potrebám a rozpočtu vášho klienta, váš návrh by mal odrážať udalosť, ktorá je osobná a jedinečná. Šablónu môžete použiť ako všeobecný návod, ako začať písať návrh udalosti, ale potom ju prispôsobiť a zahrnúť jednotlivé služby poskytované pre každého klienta.
Poznámka predtým, ako začnete
Prvým krokom je stretnúť sa s vašou potenciálny klient diskutovať o tom, čo plánujú na toto podujatie, aký je účel, počet hostí a čo chcú dosiahnuť. Okrem dátumu, času a požadovaného miesta si poznačte všetky nápady týkajúce sa témy, stravovania, celkovej estetiky, farieb alebo atmosféry, o ktorých sa diskutuje počas tohto stretnutia.
Začíname s návrhom podujatia
Každý návrh by mal byť napísaný s ohľadom na klienta. Plánovanie akcie je obchod so službami a práve tieto služby, osobný prístup a kreatívny prístup tvoria podujatie úspešné a zapamätateľné, dve vlastnosti, ktoré vám výrazne pomôžu pri získavaní nových zákazníkov podnikania. Návrhy by mali byť dobre napísané a dôkladne preskúmané a mali by obsahovať potrebné podrobnosti, aby si klient mohol predstaviť, čo máte na mysli.
- Predstavte seba a projekt. Začnite krátkym predstavením vás a vášho podnikania v oblasti plánovania podujatí. Zahrňte špecifiká, ako napríklad ako dlho podnikáte a vaše profesionálne zázemie. Niektorí plánovači uvádzajú túto časť na koniec, podobne ako životopis autora knihy na prebal alebo zadnú obálku.
- Napíšte atraktívny popis udalosti. Zhrňte skutočnú udalosť vrátane podrobností, o ktorých sa diskutovalo počas vašich stretnutí, ako je cieľ udalosti, všeobecný časový rámec, počet hostí a možné miesta konania. Ak nie ste zručný spisovateľ, nájdite alebo najmite niekoho, kto má skúsenosti so slovami, aby bola táto sekcia čo najpríťažlivejšia.
- Uveďte všetky poskytované služby. Táto časť je obzvlášť dôležitá. Klient potrebuje vedieť konkrétne, aké služby mu na tomto podujatí poskytnete. Kontrolný zoznam s odrážkami jasne ukazuje rôzne služby, ktoré sú zahrnuté. Tento prístup funguje dobre pre menšie funkcie, ako sú svadobné sprchy alebo slávnostné večere, a klient ľahko uvidí, čo budete robiť, a všetkých predajcov, ktorých využijete. Pri väčších udalostiach s viacerými funkciami, ako je kokteilová hodina alebo obed, možno budete chcieť vytvoriť sekcie pre každý aspekt udalosti a potom uviesť špecifické služby poskytované pre každú z nich.
- Ukážte svoju predchádzajúcu prácu. Ak ste v minulosti plánovali podobné akcie, pridajte fotografie z týchto udalostí, aby ste mohli predviesť svoju prácu. Vizuálne reprezentácie môžu pomôcť klientovi vidieť, čo dokážete, a sú pre vás veľkou zárukou, že váš štýl zodpovedá ich vízii. Ak budete mať veci na porovnanie, môže to skutočne pomôcť zefektívniť udalosť, keď príde čas na prelomenie.
- Zahrňte peňažné informácie. Zatiaľ čo klient môže čítať váš návrh a brať do úvahy všetky detaily a obrázky udalosti, ktorú si predstavujete, tento spôsob myslenia zvyčajne mení rýchlosť, pokiaľ ide o časť, ktorá hovorí o peniazoch. Nechcete, aby sa proces náhle zastavil, preto sa vyhnite náhlym zmenám v jazyku alebo tóne všetkých obchodných záležitostí a faktov. Názov sekcie „Navrhované náklady“ a naďalej sprevádzajte klienta aspektmi tejto udalosti starostlivým formulovaním nákladov, zatiaľ čo ceny v celej ponuke obohacujte. Pomôžte svojmu klientovi vidieť váš návrh ako sériu krokov, z ktorých každý má iné služby a súvisiace náklady. Poskytnite podrobné zhrnutie, v ktorom je uvedená cena každej položky a jej účel, aby si klient mohol predstaviť udalosť a pochopiť súvisiace náklady.
Slovo na záver
Posledným kúskom vášho návrhu je poďakovanie za zváženie. Poskytnite kontaktné informácie – vrátane vašej webovej stránky, e-mailovej adresy a telefónneho čísla – aby vás potenciálni klienti mohli kontaktovať s akýmikoľvek otázkami alebo ešte lepšie, aby vás zamestnali na danú prácu.
