Záznam o zamestnaní alebo ROE je formulár, ktorý Kanadskí zamestnávatelia je potrebné vyplniť a podať v Service Canada, keď má zamestnanec s poistiteľným príjmom prerušenie príjmu (pozri nižšie).
Aký je účel evidencie zamestnania?
Záznam o zamestnaní, hovorí Service Canada, „je jediným najdôležitejším dokumentom pri vytváraní nároku na poistenie zamestnania (EI). Servis Kanada... používa informácie o ROE na určenie toho, či má osoba nárok na dávky EI, mieru dávok a trvanie jej nároku.“
Service Canada tiež používa ROE na zabezpečenie toho, aby nikto nezneužíval prostriedky zamestnaneckého poistenia alebo nedostával výhody omylom.
Ako zamestnávateľ však záleží na tom, že musíte vyplniť formulár Záznam o zamestnaní pre každého zamestnanca, ktorý dôjde k prerušeniu zárobku aj vtedy, ak sa zamestnanec nemieni prihlásiť na poistenie zamestnania výhod.
Upozorňujeme, že ROE musíte vydať aj svojim zamestnancom, ak ste nekanadským zamestnávateľom pôsobiacim v Kanade.
Čo je prerušenie zárobku?
K prerušeniu príjmu dochádza, keď:
- zamestnanec dáva výpoveď
- zamestnanec dostane výpoveď alebo výpoveď
- zamestnanec mal alebo má mať sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní bez práce a bez poistiteľného zárobku od zamestnávateľa. Toto sa nazýva sedemdňové pravidlo. Pravidlo siedmich dní neplatí pre Realitných maklérov, zamestnancov, ktorí majú neštandardný pracovný čas alebo províznych predajcov.
- mzda zamestnanca klesne pod 60 % pravidelného týždenného zárobku z dôvodu choroby alebo úrazu, tehotenstva, potreby starostlivosti rodiča buď novonarodené alebo adoptované deti alebo potreba poskytnúť starostlivosť alebo podporu členovi rodiny, ktorý je vážne chorý s výrazným rizikom smrti.
V každom z týchto prípadov ako kanadský zamestnávateľ budete musieť vyplniť ROE pre zamestnanca – či už uvažuje o tom, že požiada o dávky zamestnaneckého poistenia, alebo nie.
Ako skoro musíte podať ROE v Service Canada závisí od toho, či podávate papierový ROE alebo ho posielate elektronicky. (Pozri nižšie.)
Vypĺňanie záznamov o zamestnaní
Vo formulári Záznam o zamestnaní zadávate podrobnosti o pracovnej histórii zamestnanca s vašou firmou, vrátane jeho poistiteľných zárobkov a poistiteľných hodín.
Evidencia pracovného pomeru môže byť vykonaná v papierovej forme alebo elektronicky.
Používanie papierových záznamov o zamestnaní
Papierové ROE sa môžu stále používať, ak nemôžete vydávať elektronické ROE.
Ak pre ROE používate papierový formát, musíte ho vydať do piatich kalendárnych dní od prvého dňa prerušenie zárobku alebo do piatich dní od prvého dňa, keď sa o prerušení zo strany zamestnanca dozviete zárobky.
Po vyplnení formulára budete:
- Prvú kópiu (originál) odovzdajte svojmu zamestnancovi ako dôkaz o poistiteľnom zárobku na uplatnenie výhod EI.
- Pošlite druhú kópiu (modrú) do Service Canada, ako je uvedené vo formulári.
- Tretiu kópiu (bielu) uchovávajte vo svojich súboroch šesť rokov.
Potrebujete viac papierových formulárov ROE? Pre ich objednanie kontaktujte Kontaktné centrum zamestnávateľa.
Používanie elektronickej evidencie zamestnania
Záznam o zamestnaní na webe (ROE Web) je bezpečná webová aplikácia vytvorená a udržiavaná spoločnosťou kanadská vláda, ktorú môžu zamestnávatelia použiť na vytváranie, predkladanie, úpravu a tlač 53-týždňových ROE elektronicky. Údaje ROE môžete tiež importovať späť do svojich vlastných mzda systém. Na ROE Web sa môžete zaregistrovať online.
Lehota na vystavenie elektronického záznamu o zamestnaní závisí od typu výplatného obdobia vašej firmy.
Ak je výplatné obdobie vašej firmy týždenné, dvojtýždenné alebo polmesačné (dvakrát za mesiac), máte až päť kalendárnych dní po skončení výplatného obdobia, v ktorom dôjde k prerušeniu zárobku zamestnanca, vydať elektronickú ROE.
Ak má vaša firma mesačné výplatné obdobie alebo platí zamestnancom každé štyri týždne, musíte vydať ROE buď:
- päť kalendárnych dní po skončení výplatného obdobia, v ktorom zamestnanec zaznamená prerušenie zárobku; alebo
- 15 kalendárnych dní po prvom dni prerušenia zárobku podľa toho, ktorý dátum nastane skôr.
Service Canada má tabuľku zhrňujúcu termíny ROE podľa výplatného obdobia.
Keď vypĺňate a podávate ROE elektronicky, nemusíte svojim zamestnancom tlačiť papierovú kópiu. Zamestnanci, ktorí sa zaregistrovali v online službe My Service Canada Account, si môžu prezerať a tlačiť kópie svojich elektronických ROE.
Pomoc pri vypĺňaní a podávaní záznamov o zamestnaní
Sprievodca ako vyplniť formulár záznamu o zamestnaní služby Service Canada poskytuje podrobnosti o tom a poskytuje podrobné pokyny na vyplnenie záznamu o zamestnaní. Obsahuje aj príklady vyplnených papierových a elektronických záznamov o zamestnaní.
