Mzdový súbor zamestnancov je úložiskom všetkého, čo súvisí s výplatou zamestnanca. Hlavným dôvodom vytvorenia mzdového spisu je obmedzenie prístupu k ostatným dôverným informáciám, ktoré sa nachádzajú v personálnom spise.
Účel súboru mzdových účtov zamestnancov
Mzdový súbor umožňuje účtovníkom zaplatiť zamestnancovi bez prístupu k dôverným informáciám zamestnanca. Účtovníci môžu viesť mzdovú agendu tam, kde to má zmysel pre výplatu zamestnanca. V prípadoch, keď sú mzdy a účtovníctvo outsourcované, je to ešte viac odporúčaný postup pre záznamy o mzdách zamestnancov.
Mzdový súbor obmedzuje prístup k dôverným informáciám o zamestnancoch. Mzdový súbor zamestnancov umožňuje zamestnancom účtovníctva a financií mať informácie, ktoré potrebujú na vyplatenie zamestnancovi, na praktickom mieste. Miesto by malo byť bezpečné a mimo dosahu ostatných zamestnancov.
Na účtovníkov musíte zapôsobiť na skutočnosť, že informácie v mzdových záznamoch sú dôverné a nemali by byť zdieľané bez povolenia a odhlásenia zo strany personalistov. Účtovníci by tiež nemali zdieľať žiadne informácie o povýšení zamestnancov, povýšeniach, bonusoch a žiadne ďalšie informácie, ktoré sú o zamestnancoch dôverné.
Personalistika nemusí monitorovať prístup účtovníctva k mzdovým súborom zamestnancov. Ako sa odporúča pre súvisiace súbory zamestnancov, ako sú personálne a lekárske záznamy, mali by ste obmedziť prístup k mzdovému súboru. Obsah by mali vidieť iba ľudia, ktorí potrebujú mať informácie, aby mohli vykonávať svoju prácu.
Obsah mzdového súboru zamestnancov
Toto je odporúčaný zoznam toho, čo patrí do mzdového súboru zamestnancov.
- Ponukový list podpísaný náborovým manažérom, personálnym oddelením a zamestnancom
- Platobné oprávnenie podpísané personálnym oddelením a náborovým manažérom, ak existuje zamestnanecká zmluva
- formulár W-4
- Papierovanie a oprávnenie týkajúce sa akýchkoľvek zamestnaneckých výhod, ktoré zahŕňajú zrážku zo mzdy
- Formulár povolenia na priamy vklad
- Formuláre účtovania odmeňovanej doby
- Hodinové týždenné časové výkazy
- Záznamy časových hodín, ak sa používajú
- Evidencia dochádzky
- Žiadosti o preplatenie výdavkov vrátane dokumentácie a potvrdení o cestovných a iných oprávnených výdavkoch
- Formuláre na preplatenie školného a potvrdenie o platbe, knihy atď
- Platba vopred na formulári žiadosti
- Dokumenty o pôžičke spoločnosti a splátkový kalendár
- Príkazy a evidencia exekúcie
- Oprávnenie na zverejnenie súkromných informácií
- Papierovanie týkajúce sa každého zamestnanca
- Papierovanie súvisiace s akýmkoľvek bonusom, podielom na zisku alebo uznaním
- formuláre W-2
- Autorizácia na akékoľvek iné mzdové úkony, ktoré vaša spoločnosť povoľuje
Taktiež známy ako spisy zamestnancov, záznamy zamestnancov, spisy ľudských zdrojov, dokumentácia.
Poznámka: Susan Heathfield vynakladá maximálne úsilie na to, aby na tejto webovej stránke ponúkala presné, rozumné a etické poradenstvo v oblasti riadenia ľudských zdrojov, zamestnávateľa a pracoviska, nie je však právničkou. Obsah na stránke nemožno vykladať ako právne poradenstvo. Stránka má celosvetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia, takže články nemôžu byť pre vaše pracovisko definitívne. V prípade pochybností vždy vyhľadajte právneho poradcu. Informácie na stránke sú len orientačné.
